Subgerente de Oficina

Servicios de Terapia para Autismo Able - Descripción del puesto de Asistente de Gerente de Oficina:

 

Ayuda a gestionar el centro en las actividades diarias y apoya al Gerente de Oficina con objetivos a largo plazo. Capacidad para trabajar de forma independiente y gestionar el equipo diverso, con excelentes habilidades interpersonales y capacidad para trabajar de forma eficaz y compasiva. Cumplir con la verificación de antecedentes penales según lo definido por la política de la agencia.

Cualificaciones
Para realizar esta tarea con éxito, una persona debe ser capaz de desempeñar cada tarea esencial de forma satisfactoria
·        Excelentes habilidades de gestión e interpersonales.
·        La persona debe ser capaz de desempeñar sus funciones con una actitud positiva y servir como un modelo dinámico y positivo para clientes, empleados y compañeros
·        Los requisitos que se enumeran a continuación representan el conocimiento, la habilidad y/o la capacidad requerida
·        Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidad desempeñen las funciones esenciales
·        Posee sólidas habilidades organizativas y administrativas
·        Conocimiento integral de las operaciones, funciones y requisitos de personal en el hogar, la clínica, la escuela y la comunidad ·        Resolución efectiva de problemas y habilidades analíticas
·        Certificación RBT válida y activa
·        Se prefiere español bilingüe.

HABILIDADES INFORMÁTICAS 
·        Conocimientos prácticos de aplicaciones informáticas como Microsoft Word, Excel, Outlook y PowerPoint
·        Comprensión del uso de la tecnología en los campos clínico o sanitario para hacer seguimiento de los planes de atención de los clientes, horarios clínicos, control del tiempo de los empleados y facturación.

 

Responsabilidades

·        Responder a llamadas entrantes, dirigir llamadas a las zonas correspondientes, tomar y retransmitir mensajes, y comunicar información general de la clínica al empleado correspondiente.

·        Gestionar empleados, crear horarios, controlar el rendimiento y ayudar al gerente de oficina con las decisiones de contratación y despidos.

·        Llamar o contactar con fuentes de recomendación para localizar nuevos clientes

·        Sé el punto de contacto principal para todas las consultas de empleados sobre equipos, mantenimiento de instalaciones y gestión de suministros

·        Interactúa con el público dando la bienvenida y asistencia a los visitantes y padres en la clínica

·        Identificar los requisitos de mantenimiento y coordinarse con proveedores externos para realizar funciones de mantenimiento del edificio

·        Aspira o tira la basura según sea necesario (los días fuera el proveedor de limpieza no está aquí)

·        Implementar iniciativas de valoración y compromiso del personal bajo la dirección del Responsable de Recursos Humanos o del Gestor de Oficina

·        Garantizar la seguridad y protección de todos los clientes, empleados y huéspedes

·        Asegúrate de que los empleados dispongan de información relevante y actualizada sobre la clínica o empresa

·        Ayudar en la implementación y mantenimiento de todas las políticas y procedimientos de la empresa

·        Mantener el horario de la clínica y mantener toda la información precisa, incluyendo datos de contacto y toda la documentación necesaria para familias y clientes

·        Completa los horarios de todo el personal clínico y asegura la conversión oportuna de todas las citas
·        Ayuda a contratar nuevos terapeutas, entrevistalos e integrarlos.

·        Asignar a nuevos terapeutas o clientes a las cancelaciones para garantizar la máxima utilización de la autorización

·        Identificar terapeutas sustitutos según sea necesario, si está autorizado para un cliente, si un empleado no puede cumplir con sus horas de servicio directo programadas. Maximizar la utilización de las horas de tratamiento autorizadas y las disponibilidades de empleados.

·        Asegurarse de que las familias tengan todas las políticas de la empresa e información de contacto de cada clínica

·        Proporcionar orientación a los equipos responsables del procesamiento eficiente y eficaz de la recepción de clientes y de la (re)autorización de las fuentes de financiación aplicables para garantizar el inicio y la continuidad oportuna de los servicios al cliente

·        Ofrecer orientación sobre las necesidades de reclutamiento y asegurar la colocación oportuna de todas las nuevas incorporaciones

·        Asegúrate de que todos los materiales y equipos de oficina estén en buen estado y que el personal los mantenga adecuadamente

·        Sé puntual, da ejemplo y asegúrate de que todo el personal sea puntual con la hora de inicio y fin de sus sesiones y/o de inicio y fin. Llega al centro al menos 10 minutos antes de la hora de apertura.

·        Mantener todos los recursos necesarios para que la clínica funcione eficientemente, incluyendo, pero no limitándose a, suministros de oficina, materiales clínicos, mantenimiento de equipos y limpieza de las instalaciones

·        En caso de cancelaciones o emergencias de última hora, proporciona terapia directa hasta que haya un terapeuta disponible.

·        Completar cualquier tarea adicional asignada por el Gerente de Oficina