Somos una firma de asesoría fiscal con múltiples oficinas que busca un Gestor de Oficina para nuestra ubicación en Newport Beach que sepa hacer dos cosas bien: dirigir el motor administrativo de una práctica fiscal muy activa y liderar el equipo que la mantiene en funcionamiento. Ten en cuenta que DEBES tener experiencia en la administración de declaraciones de impuestos en una oficina de asesoría fiscal o CPA.

Serás el administrador principal — participando directamente en la elaboración de la declaración de impuestos, la presentación electrónica y los entregables para los clientes — mientras también diriges el trabajo diario del equipo administrativo. Durante la temporada de archivo, estarás en medio del flujo de trabajo, no lo observarás desde la distancia.

Administración principal

• Elaborar declaraciones de impuestos federales y estatales para revisión de socios y entrega al cliente, incluyendo formularios de autorización para presentación electrónica, vales de pago e instrucciones de presentación

• Gestionar el proceso de presentación electrónica de principio a fin: envío, seguimiento de acuses de reconocimiento, resolución de rechazos y confirmación a los clientes

• Hacer un seguimiento del estado de la devolución y las fechas de vencimiento en toda la oficina, incluidas las prórrogas, para que no se desajuste nada

• Preparar, corregir y enviar entregables y cartas de compromiso para clientes

• Mantener archivos organizados y precisos de clientes y registros de la firma en nuestro sistema de gestión documental

Liderazgo del equipo

• Supervisar y coordinar el equipo administrativo: asignar el trabajo, establecer prioridades y equilibrar las cargas de trabajo (especialmente durante la temporada alta)

• Formar al nuevo personal administrativo en los procedimientos y estándares de calidad de la firma

• Servir como punto de escalada para preguntas administrativas de empleados, socios y clientes

• Identificar dónde fallan los procesos y corregirlos — queremos a alguien que mejore el sistema, no solo que lo opere

Operaciones de oficina

• Mantener la oficina en funcionamiento: suministros, proveedores, equipos, correo y programación

• Apoyar a los socios en la gestión del calendario, preparación de reuniones y comunicación con los clientes según sea necesario

• 5+ años de experiencia administrativa en una práctica fiscal — entiendes cómo es realmente la temporada de presentación

• Experiencia directa en la elaboración de declaraciones de impuestos y los flujos de trabajo de presentación electrónica

• Experiencia previa supervisando o coordinando el trabajo de otros

• Buen dominio de Microsoft Office y facilidad para aprender software de gestión fiscal y documental (experiencia con CCH, UltraTax, Lacerte o similares es un plus)

• Atención excepcional al detalle — en este puesto, pequeños errores tienen consecuencias reales

• Tranquilo bajo presión de plazos y capaz de mantener el equipo tranquilo también

• Discreción con información confidencial del cliente y financiera

• Trabajo a tiempo completo, in situ en Newport Beach, CA

• Horas adicionales previstas durante la temporada de impuestos (enero-abril)

• Rango salarial: 40,00–55,00 $ por hora. En cumplimiento con la ley de California, este es el rango que el despacho razonablemente espera pagar por este puesto. La colocación dentro del campo depende de la experiencia, habilidades y cualificaciones.

Envía tu currículum y una breve nota sobre tu experiencia en un entorno de despacho fiscal. Preferimos escuchar cómo has mantenido la temporada de archivo en orden antes que leer una lista de software que has tocado.

Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes cualificados recibirán consideración para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, discapacidad, condición de veterano o cualquier otra característica protegida por la ley.