Administrador de la oficina
Brookfield
Administrador de la oficina
Tiempo completo • Brookfield
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Bonificación basada en el rendimiento
- Salario competitivo
- Tiempo libre remunerado
Acerca de BlackHorse LLC
BlackHorse LLC es una empresa en crecimiento comprometida con ofrecer un servicio excepcional a nuestros clientes y fomentar un entorno laboral sólido y colaborativo para nuestro equipo. A medida que nos expandimos, estamos formando el equipo interno necesario para escalar nuestras operaciones de forma reflexiva, proteger nuestra cultura y mantener la calidad que nos ha traído hasta aquí.
Resumen del puesto
El Administrador de Oficina es el motor diario de la oficina de BlackHorse. Este puesto mantiene la oficina organizada, funcionando sin problemas y preparada para cualquier cosa que llegue por la puerta, por teléfono o por correo electrónico. El Administrador de Oficina apoya a la propiedad, al Gerente de Negocio, a los equipos de proyecto y al personal de campo gestionando la recepción, la documentación del proyecto, la coordinación entre proveedores y subcontratistas, las tareas básicas de contabilidad, el archivo y las tareas administrativas generales.
El candidato ideal es fiable, detallista y tranquilo bajo presión. Esta persona se enorgullece de tener una oficina bien gestionada, cumple con los pequeños detalles y trata cada llamada e interacción como un reflejo de la empresa.
Responsabilidades clave
Oficina y recepción
• Servir como primer punto de contacto para llamadas telefónicas, correos electrónicos y visitantes; Saluda profesionalmente y recorre el camino con precisión.
• Gestionar la bandeja de entrada general de la empresa y el buzón de voz; Asegúrate de responder o entregar el paso a tiempo.
• Pedir y mantener material de oficina, equipos y stock de cocina o sala de descanso.
• Mantener la oficina limpia, organizada y acogedora.
• Coordinar los servicios de correo, envío, entregas y mensajería.
• Ayudar con la gestión del calendario, la programación de reuniones y la coordinación de citas para la propiedad y la gestión.
Administración de Proyectos y Documentos
• Ayudar a los gestores de proyectos con la configuración del proyecto, la incorporación de subcontratistas y la documentación de liquidación.
• Preparar, distribuir y archivar contratos, subcontratos, órdenes de cambio, presentaciones, RFIs y otros documentos de proyecto.
• Rastrear y recoger Certificados de Seguro (COIs), W-9 y otros documentos de cumplimiento de subcontratistas.
• Mantener archivos de proyecto organizados, digitales y físicos.
• Ayudar con las solicitudes de permisos, la documentación municipal y las presentaciones de clientes según sea necesario.
Contabilidad y Apoyo Financiero
• Introducir facturas, recibos y gastos en el software de contabilidad.
• Asistir con la introducción de datos de cuentas a pagar y cuentas por cobrar.
• Rastrear y organizar recibos, extractos de tarjetas de crédito y reembolsos de gastos.
• Apoyar la administración de la nómina recogiendo, revisando y organizando hojas de horas.
• Preparar informes básicos y coordinarse con el Gerente de Negocio, el contable o el CPA según se indique.
Soporte de cumplimiento y certificaciones
• Registrar las fechas de renovación de licencias comerciales, pólizas de seguro, fianzas y certificaciones del sector.
• Mantener registros organizados para el cumplimiento de la empresa, certificaciones y registros.
• Ayudar en la preparación y presentación de documentación a clientes, agencias gubernamentales y proveedores.
Apoyo Administrativo General
• Redactar, formatear y corregir cartas, memorandos, notas de reuniones y otra correspondencia.
• Mantener listas de contactos, listas de proveedores y bases de datos de subcontratistas precisas.
• Apoyar las actividades de marketing y divulgación según se indique (envíos de correos, actualizaciones, coordinación de eventos).
• Gestionar otras tareas administrativas y proyectos especiales asignados por la propiedad o el Gerente de Negocio.
Cualificaciones requeridas
• Diploma de secundaria o equivalente (se prefiere título de Asociado o Grado).
• 2+ años de experiencia administrativa de oficina, asistente ejecutivo o similar.
• Domina Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y se siente cómodo aprendiendo nuevo software.
• Conocimientos prácticos de QuickBooks o software contable similar.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, incluyendo presencia telefónica profesional.
• Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas y plazos sin perder precisión.
• Discreción y profesionalidad al tratar información confidencial de la empresa, empleados y clientes.
• Fiable, puntual y autodirigido.
Cualificaciones Preferidas
• Experiencia en apoyo a un negocio de construcción, contratación o oficios.
• Familiaridad con documentos estándar de construcción (subcontratos, COIs, presentaciones, RFIs, órdenes de cambio).
• Experiencia con software de gestión de proyectos o de construcción (Procore, Autodesk Construction Cloud, Buildertrend o similar).
• Comisión de notario público.
• Certificación o cursos de contabilidad.
Lo que buscamos
Este es un rol basado en la confianza que afecta a casi todos los aspectos del negocio. Buscamos a alguien que:
• Se enorgullece de una oficina bien gestionada.
• Es un jugador de equipo que se lleva bien con todo el mundo pero no tiene miedo de mantener la línea en el proceso.
• Es curioso, ingenioso y está dispuesto a resolver las cosas.
• Se mantiene tranquilo bajo presión con una actitud positiva.
• Cumple con compromisos, grandes y pequeños.
Compensación y beneficios
• Salario competitivo basado en la experiencia
• Bonificaciones por rendimiento (cuando están disponibles)
• Tiempo libre remunerado (PTO)
• Vacaciones pagadas
• Tiempo de baja por enfermedad remunerado
• Festivos pagados
• Plan de jubilación 401(k) con aportación de la empresa
• Oportunidad de crecer con una empresa en expansión
Entorno de trabajo y horario
Este es un puesto en la oficina. El horario estándar de atención es de lunes a viernes, de 8:00 a 16:30. Puede ser necesaria flexibilidad ocasional para cumplir plazos o apoyar eventos empresariales clave.
Compensación: 52.000,00 $ - 65,000,00 $ al año
NUESTRA HISTORIA
BlackHorse se estableció con la visión de establecer un estándar mucho más alto en una industria contaminada por un servicio demasiado caro, un rendimiento por debajo del valor y una artesanía menos que marginal. BlackHorse es una empresa de construcción certificada de pequeñas empresas propiedad de veteranos discapacitados en servicio (SDVSOB) y empresas pequeñas / minoritarias de indios americanos discapacitados ubicada en Brookfield, CT, que se especializa en la entrega de servicios de renovaciones, contratación general, gestión de la construcción, mantenimiento y diseño y construcción para clientes comerciales y gubernamentales.
Nuestra filosofía es construir relaciones ofreciendo soluciones innovadoras y viables con valores éticos tradicionales. Nuestros empleados están comprometidos con la calidad, la seguridad y la integridad de cada proyecto. Valoramos las extraordinarias relaciones que hemos desarrollado a lo largo de los años con clientes, proveedores y subcontratistas habituales.
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