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Asistente Administrativo
Medio tiempo • Kings Park
Beneficios:
- Horario flexible
- Tiempo libre remunerado
Título del puesto: Asistente administrativa
Tipo de puesto: A tiempo parcial (20-25 horas semanales), con oportunidad de tiempo completo
Fijado/por hora: Por horas
RESUMEN DEL PUESTO:
El Asistente Administrativo desempeña un papel fundamental en el apoyo a las operaciones diarias, asegurando un flujo de trabajo fluido y ofreciendo un servicio al cliente excepcional en una empresa de mitigación de emergencias. El puesto implica coordinar tareas administrativas, mantener cuentas por cobrar y a pagar, ayudar con la programación de tareas y facilitar la comunicación entre equipos de campo y clientes.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:
- Comunicación con el cliente: Contesta teléfonos, gestiona llamadas entrantes y responde a las consultas de los clientes con profesionalidad y empatía.
- Documentación del puesto: Transcribe y mantén con precisión la información relacionada con clientes y trabajos.
- Programación: Coordina y programa citas para evaluaciones de mitigación de emergencias, visitas de técnicos y seguimientos.
- Facturación y facturación: Crea facturas, tramita pagos y mantén registros de pagos actualizados. Ayuda a gestionar las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.
- Coordinación de seguros: Ayuda a presentar y dar seguimiento a las reclamaciones de seguros y a la documentación requerida.
- Gestión de archivos: Mantener registros digitales y físicos organizados de los archivos de clientes, documentación de puestos y correspondencia.
- Soporte del equipo: Comunícate eficazmente con técnicos, estimadores y jefes de proyecto para transmitir detalles y actualizaciones del trabajo.
- Tareas de oficina: Realizar tareas generales de oficina, incluyendo archivar, pedir suministros y completar documentación interna.
COMPETENCIAS DE RENDIMIENTO:
- Atención al cliente: Demuestra empatía y profesionalidad al interactuar con los clientes, a menudo en situaciones de alto estrés.
- Comunicación: Se comunica eficazmente tanto verbalmente como por escrito. Capaz de redactar correos, cartas e informes claros e concisos.
- Organización: Prioriza tareas, gestiona múltiples proyectos, realiza el seguimiento adecuado y se asegura de que se cumplan los plazos.
- Resolución de problemas: Aborda los desafíos con pensamiento crítico y una mentalidad proactiva.
- Competencia tecnológica: Capacitado en el uso de herramientas de software como MS Office, sistemas CRM y plataformas de gestión de empleos como Xactimate o similares.
CUALIFICACIONES:
- Formación y experiencia:
- Se requiere diploma de bachillerato o GED. La experiencia en un campo administrativo es un plus.
- Habilidades y capacidades:
- Grandes habilidades organizativas y atención al detalle.
- Conocimientos básicos de contabilidad y familiaridad con QuickBooks.
- Dominio de Microsoft Word, Excel y sistemas de correo electrónico.
- Capacidad para hacer varias cosas a la vez y adaptarse a prioridades cambiantes.
- Experiencia preferida:
- Conocer los procesos de mitigación de agua y la documentación de seguros es una ventaja.
EXIGENCIAS FÍSICAS:
- Ocasionalmente se requiere estar de pie, caminar y levantar hasta 25 libras.
CONDICIONES DE TRABAJO:
- El trabajo es principalmente en una oficina.
- El nivel de ruido suele ser silencioso, pero las interacciones ocasionales con equipos de campo pueden implicar exposición a ruido moderado o a equipos.
Beneficios:
- Horario flexible
- Tiempo libre remunerado
Compensación: 20,00 $ - 25,00 $ la hora
(si ya tienes un currículum en Indeed)