Coordinador de Facturación, Contratos y Contabilidad

Buscamos un Coordinador de Facturación, Contratos y Contabilidad altamente organizado y detallado que apoye nuestros procesos de facturación, procesamiento de órdenes de compra, documentación de subcontratistas, gestión de contratos, seguimiento de gastos, conciliaciones y procesos de cobro.

El candidato ideal es proactivo, fiable, cómodo haciendo seguimiento con varios departamentos y proveedores, y capaz de garantizar que todo el trabajo realizado esté correctamente documentado y facturado a tiempo.

Responsabilidades clave

-Preparar, revisar y procesar las facturas de los clientes con precisión y en plazos.

-Revisar los trabajos, órdenes de trabajo, órdenes de compra, mano de obra, materiales y documentación de apoyo en Simpro para confirmar que todo el trabajo facturable está registrado.

-Gestionar el proceso de compra, incluyendo la creación, seguimiento, revisión y cierre de órdenes de compra.

-Confirmar que las órdenes de compra coinciden con los ámbitos aprobados, facturas de proveedores, facturas de subcontratistas, costes de trabajo y requisitos de facturación de clientes.

-Hacer seguimiento con subcontratistas, proveedores, empleados de campo y miembros internos del equipo para detectar pedidos de compra, facturas, recibos, documentos de finalización, aprobaciones u otra información requerida que falten.

-Asegurarse de que todas las facturas de los proveedores y subcontratistas estén vinculadas a la orden de compra, trabajo, propiedad, departamento o cliente correcto.

-Identificar órdenes de compra abiertas, faltantes, duplicadas, sobrefacturadas o codificadas incorrectamente y resolver discrepancias rápidamente.

-Mantener un rastreador de órdenes de compra que muestre el estado, valor, proveedor, asignación de trabajo, estado de aprobación, estado de facturación y saldo restante.

-Asegurarse de que las órdenes de compra aprobadas y los documentos de respaldo se introduzcan y mantengan correctamente en Simpro.

-Garantizar que todos los contratos activos con clientes y servicios recurrentes se facturen correctamente y según los términos del contrato.

-Mantener un seguimiento detallado de contratos, incluyendo fechas de inicio, fechas de caducidad, fechas de renovación, cambios de precios, requisitos de seguro y firmas pendientes.

-Coordinar renovaciones de contratos y ayudar a transferir acuerdos por vencimiento a contratos actualizados.

-Registrar los gastos de la empresa y confirmar que los gastos están asignados al trabajo, propiedad, departamento o cliente correcto.

-Completar conciliaciones bancarias y de gastos de tarjetas de crédito.

-Identificar discrepancias, gastos duplicados, recibos perdidos, costes no facturados y errores de facturación.

-Ayudar con el seguimiento de cuentas por cobrar y cobrar según sea necesario.

-Mantener registros precisos de facturas pendientes, compromisos de pago, disputas y actividades de cobro.

-Apoyar los procedimientos de cierre de facturación y contabilidad a fin de mes.

- Elaborar informes sobre el estado de facturación, trabajo no facturado, órdenes de compra abiertas, documentación faltante, contratos por vencer, cuentas por cobrar pendientes y gastos.

-Trabajar estrechamente con operaciones, contabilidad, subcontratistas, proveedores y dirección para mantener actualizados los registros de facturación y financieros.

Cualificaciones

-Experiencia previa en facturación, facturación, cuentas por cobrar, administración de órdenes de compra, contabilidad, administración de contratos o soporte contable.

-Sólido conocimiento del control de órdenes de compra, la coincidencia de facturas, el cálculo de costes de trabajo, conciliaciones bancarias y conciliaciones de tarjetas de crédito.

- Experiencia trabajando con subcontratistas, proveedores, contratos de servicio, órdenes de compra y documentación de facturación de apoyo.

- Se prefiere ampliamente experiencia con Simpro, QuickBooks u software similar de contabilidad y gestión de empleos.

-Habilidades sólidas en Excel o hojas de cálculo.

-Excelente atención al detalle y cumplimiento.

-Capacidad para gestionar plazos y hacer seguimiento constante de información que falta.

-Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.

-Capacidad para manejar información financiera y empresarial confidencial de forma profesional.

-La experiencia en servicios de limpieza, gestión de instalaciones, construcción, gestión de propiedades, climatización u otro sector de servicios es un plus.

Objetivo de posición

-El objetivo principal de este puesto es garantizar que todo el trabajo realizado y recurrente esté debidamente documentado, respaldado por las órdenes de compra correctas, facturado, rastreado y cobrado, manteniendo al mismo tiempo los contratos, gastos, registros de proveedores y conciliaciones financieras precisos y actualizados.

Tipo de trabajo: Tiempo completo

Horario: de lunes a viernes de 8:30 a 17:00

Ubicación: Bayonne, NJ

Compensación: 25-27 dólares la hora