Coordinador de Control de Documentos II
Los Angeles Community College District
Coordinador de Control de Documentos II
Tiempo completo • Los Angeles Community College District
Beneficios:
- Coincidencia 401(k)
- Seguro dental
- Descuentos para empleados
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
Descripción del puesto:
El Apoyo al Control de Documentos II proporciona control documental a nivel intermedio y soporte administrativo para el Programa BuildLACCD. Trabajando bajo la dirección del Responsable de Control de Documentos, este puesto es responsable de mantener la integridad, precisión, organización y accesibilidad de la documentación del programa. El puesto apoya el procesamiento de documentos, la gestión de registros, la documentación de contratos, el seguimiento de facturas, las solicitudes de información pública y la gestión de datos, asegurando al mismo tiempo el cumplimiento de los procedimientos establecidos del programa y los estándares de control documental.
Proporcionar soporte diario al Gestor de Control de Documentos en la administración y mantenimiento del sistema de control documental del programa.
El Apoyo al Control de Documentos II proporciona control documental a nivel intermedio y soporte administrativo para el Programa BuildLACCD. Trabajando bajo la dirección del Responsable de Control de Documentos, este puesto es responsable de mantener la integridad, precisión, organización y accesibilidad de la documentación del programa. El puesto apoya el procesamiento de documentos, la gestión de registros, la documentación de contratos, el seguimiento de facturas, las solicitudes de información pública y la gestión de datos, asegurando al mismo tiempo el cumplimiento de los procedimientos establecidos del programa y los estándares de control documental.
Proporcionar soporte diario al Gestor de Control de Documentos en la administración y mantenimiento del sistema de control documental del programa.
- Procesar, revisar, distribuir y rastrear la documentación entrante y saliente del proyecto de acuerdo con los procedimientos establecidos de control documental.
- Realizar una entrada de datos de alto volumen asegurando la precisión y completitud de los registros del proyecto.
- Aplicar estándares de codificación e indexación de documentos para garantizar la correcta clasificación, recuperación y organización de los registros electrónicos y en papel.
- Mantener, organizar, archivar y recuperar documentos de proyecto utilizando el sistema de gestión documental DocView.
- Realizar actividades de gestión documental, incluyendo la retención, archivo y disposición de documentos conforme a las políticas del programa y los requisitos de conservación de registros.
- Apoyar la gestión y el mantenimiento de los documentos contractuales, incluyendo el seguimiento de revisiones, enmiendas, correspondencia y documentación de apoyo.
- Ayudar en el procesamiento, registro y mantenimiento de la documentación de facturas y registros relacionados para apoyar las operaciones del programa.
- Apoya las respuestas a las Solicitudes de Información Pública (PIRs) localizando, organizando y preparando la documentación solicitada de acuerdo con los procedimientos y plazos aplicables.
- Verifica la documentación para garantizar su integridad, exactitud y cumplimiento antes de distribuirla y presentarla.
- Coordinar con el personal del programa y el personal del Distrito para obtener, distribuir y mantener la documentación requerida del proyecto. Genera registros de seguimiento documental, informes y actualizaciones de estado según lo solicite la dirección.
- Mantener la confidencialidad de la información sensible y propietaria del programa.
- Ayudar en la mejora continua de los procesos y procedimientos de control documental.
- Realizar otras tareas de control de documentos y administrativas según se le asignen.
Requisitos mínimos requeridos:
- Mínimo de tres (3) años de experiencia en apoyo administrativo.
- Se requiere diploma de bachillerato o equivalente.
- Experiencia realizando introducción de datos, procesamiento de documentos, archivo y gestión de registros.
- Experiencia trabajando con documentos contractuales, facturas y mantenimiento de registros de proyectos.
- Experiencia utilizando sistemas electrónicos de gestión documental.
- Dominio de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook y Adobe Acrobat).
- Sólidas habilidades organizativas con la capacidad de gestionar múltiples prioridades manteniendo un alto nivel de precisión y atención al detalle.
Cualificaciones preferidas:
- Experiencia administrativa en control de documentos o gestión de registros.
- Experiencia usando DocView o un sistema de gestión documental comparable.
Compensación: 75.000,00 $ - 95,000,00 $ al año
SOBRE NOSOTROS
ENGICON CM es una empresa de gestión de la construcción con más de 20 años de experiencia combinada. Nuestro equipo de expertos en gestión de la construcción reúne conocimientos en construcción, ingeniería, arquitectura e inspección. Gracias a una coordinación meticulosa, comunicación y atención al detalle, nuestro equipo de gestión de la construcción agiliza el proceso de construcción, minimiza riesgos y ofrece resultados excepcionales.
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