VPV ELECTRIC INC
Administrador de la oficina
Tiempo completo • Lincoln Park
Beneficios:
- 401(k)
- Seguro médico
Descripción de la empresa
VPV Electric, Inc es una empresa de construcción eléctrica que trabaja en proyectos de obras públicas como contratista general y subcontratista.
Resumen del puesto
Este es un puesto de Administrador de Oficina presencial a tiempo completo con sede en Lincoln Park, NJ, con un próximo traslado a Butler, NJ. Gestionarás las operaciones diarias de la oficina y coordinarás proyectos desde la fase de licitación hasta la finalización del proyecto.
Responsabilidades
Operaciones diarias de oficina
- Contesta teléfonos, contesta correos electrónicos, programa citas y mantén agendas.
- Coordina con el gestor de proyecto
- Organizar archivos digitales y físicos, procesar el correo y gestionar la entrada básica de datos.
Preconstrucción y estimación
- Supervisa las invitaciones de proyectos enviadas por correo electrónico de contratistas generales (GCs) y arquitectos.
- Imprime los planos y prepara los documentos de licitación necesarios y envía las credenciales de la empresa.
- Realizar despegues de materiales (contando luminarias y equipos de distribución eléctrica).
- Envía solicitudes de presupuesto por correo electrónico a los proveedores, recibe presupuestos y envíalos a presupuestos.
- Escribe y envía por correo electrónico propuestas formales de proyectos.
- Organiza las carpetas de trabajo.
Gestión de Proyectos (desde la adjudicación hasta la liquidación)
- Presenta los permisos y solicita la documentación del seguro a la aseguradora.
- Envía por correo electrónico los calendarios de valores y de construcción si lo solicitas.
- Enviar las presentaciones del fabricante a los arquitectos; emitir órdenes de compra (POs) de proveedores tras la aprobación (o revisarlas y volver a enviar si se rechaza).
- Haz seguimiento y comunica los plazos de entrega de materiales y enviados a los contratistas generales o arquitectos bajo solicitud.
- Prepara y presenta solicitudes de pago AIA y facturas de avance.
- Programar inspecciones y mantener la correspondencia diaria del proyecto.
- Preparar y presentar los documentos finales de cierre del proyecto al finalizar.
Cualificaciones
- Experiencia previa en un cargo administrativo o de oficina; Se prefiere experiencia en construcción, electricidad o oficios relacionados.
- Se prefiere la formación en administración de empresas o en un campo relacionado.
- Sólidas habilidades en Asistencia Administrativa y Administración de Oficina, incluyendo programación, archivo, introducción de datos y registro de datos.
- Competente en correo electrónico, procesamiento de textos, hojas de cálculo (Excel); Familiarizarse con el software de construcción es un punto a favor.
- Capacidad para operar y solucionar problemas con equipos de oficina comunes como impresoras y escáneres.
- Excelente comunicación con un trato telefónico profesional y la capacidad de interactuar eficazmente con clientes, proveedores y miembros del equipo.
- Sólidas habilidades organizativas, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades en un entorno acelerado.
- Capacidad para trabajar presencialmente a tiempo completo, mantener la puntualidad y apoyar un entorno laboral colaborativo e inclusivo.
(si ya tienes un currículum en Indeed)