DETALLES DEL PUESTO
Título del puesto: Asistente de Soporte de Programas
Ubicación de trabajo: 1515 College Avenue, Manhattan, KS 66506 (en el recinto)
Ciudadanía: Se requiere ciudadanía estadounidense (puesto en Public Trust)
RESUMEN DEL PUESTO
El Asistente de Apoyo de Programas (PSA) proporciona apoyo administrativo y administrativo esencial al personal científico y de gestión en el lado del cliente. Sirviendo como columna vertebral organizativa en cuatro unidades de investigación, la PSA permite a científicos y personal técnico mantenerse centrados en la investigación gestionando una amplia gama de funciones administrativas. El puesto requiere interacción diaria con administradores, investigadores, dirección y socios externos, y exige un alto nivel de profesionalidad, buen juicio y atención al detalle.
RESPONSABILIDADES CLAVE
El Asistente de Soporte de Programas será responsable, pero no limitado a, lo siguiente:
· Contesta llamadas entrantes y saluda a los visitantes de la oficina de manera profesional y cortés
· Programar y mantener calendarios para administradores y personal de las unidades de investigación; Gestionar el seguimiento de citas
· Coordinar y organizar reuniones, incluyendo la logística, la reserva de habitaciones y la comunicación con los participantes
· Recopilar, clasificar y distribuir el correo y la correspondencia entrantes y salientes
· Preparar y procesar memorandos, correos electrónicos, facturas, informes y otra correspondencia oficial
· Redactar, editar y corregir comunicaciones como cartas, informes y documentos instructivos
· Crear y mantener sistemas organizados de archivo, tanto electrónicos como físicos
· Gestionar las cuentas y realizar tareas de contabilidad, incluyendo facturación, preparación de facturas y contabilidad general
· Ayudar en la planificación y coordinación de eventos y actividades de oficina
· Apoyar a los supervisores con la gestión de horarios y el seguimiento de los plazos de los proyectos
· Realizar funciones administrativas generales de la oficina asignadas por la dirección
CUALIFICACIONES Y HABILIDADES REQUERIDAS
Los candidatos deben demostrar las siguientes habilidades y cualificaciones:
Competencias Básicas
· Toma de decisiones: Capacidad para tomar decisiones acertadas e independientes a diario e identificar el mejor curso de acción para una amplia variedad de tareas administrativas
· Comunicación y colaboración: Capacidad demostrada para colaborar eficazmente con administradores, personal de apoyo, dirección y clientes externos
· Habilidades organizativas: Fuerte capacidad para mantener el orden, gestionar prioridades en competencia y asegurar que los directivos no falten a citas o plazos
· Redacción profesional: Destreza en redactar y editar correos electrónicos, cartas, memorandos, informes y otros documentos con gramática, ortografía y tono profesional adecuados
· Gestión del tiempo: Capacidad eficaz para gestionar múltiples tareas simultáneamente manteniendo la precisión y la atención al detalle
· Adaptabilidad: Disposición y capacidad para aprender nuevos programas informáticos y herramientas administrativas según sea necesario
· Perspicacia empresarial: Comprensión de los principios generales de gestión empresarial aplicados en un entorno de investigación federal
Habilidades técnicas
· Dominio de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, SharePoint)
· Aptitud en matemáticas y contabilidad general, contabilidad y facturación
Experiencia creando, organizando y manteniendo sistemas de archivo electrónicos y físicos
