Sobre el puesto

Integrated Restoration busca un Gestor de Oficina que participe directamente para liderar la función diaria de Finanzas y Administración de nuestro negocio de restauración. Esta persona mantiene el procesamiento financiero, la administración de nóminas, los registros, el cumplimiento y los flujos de trabajo de oficina precisos, actualizados y fiables. El puesto trabaja estrechamente con la dirección de la empresa, los gestores de proyectos, los líderes de campo y nuestros socios externos de contabilidad, recursos humanos y cumplimiento.

Este es un puesto de gerente en activo con un solo subordinado directo. El Gerente de Oficina posee el puesto de Finanzas y Administración en EOS (Sistema Operativo Emprendedor), incluyendo el cuadro de puntuación semanal, las Piedras asignadas, los Problemas y los procesos documentados. Esto no es un puesto de controlador o CFO; Las decisiones de estrategia financiera, fiscalidad y control de los responsables permanecen en manos de la dirección y de los socios contables externos.

Lo que harás

Posee el puesto de Finanzas y Administración en EOS. Mantén actualizado el cuadro de puntuación semanal, lidera los Puntos Clave y Problemas asignados, y mantén procesos documentados y cobertura de respaldo para trabajos críticos.

Mantén QuickBooks Online, los depósitos, la codificación de transacciones, conciliaciones e informes necesarios para presupuestar y revisar el fin de mes. Revisa Positive Pay y la actividad bancaria y escala cualquier cosa inesperada o no autorizada.

Procesa las facturas de proveedores y subcontratistas con la aprobación requerida, el código de trabajo y el código de costes. Mantén los W-9, seguros, BWC, acuerdos, registros 1099 y plazos de renovación de la empresa.

Revisa los paquetes de facturación completados y crea, publica y envía facturas aprobadas. Confirma la documentación de pago requerida antes de que se libere un puesto e identifica al bloqueador exacto y al propietario responsable cuando el trabajo no pueda avanzar.

Publica los pagos de los clientes y mantén los saldos, planes de pago, fechas de gravamen, notas antigas y listas de cuentas a pagar con precisión. Apoyar al propietario designado del A/R y a los líderes operativos con registros fiables y coordinación de seguimiento.

Verifica las entradas de tiempo, asignaciones de puestos, horas extra, bonificaciones, deducciones y aprobaciones, y luego procesa la nómina de forma precisa y puntual a través de GMS.

Coordinar la administración de reclutamiento e incorporación, incluyendo cartas de oferta aprobadas, verificaciones de antecedentes, configuración de GMS, documentación del Formulario I-9 y del manual, configuración de nóminas y registros de empleados.

Responder y enrutar llamadas entrantes, capturar información completa sobre nuevas reclamaciones y crear empleos precisos en DASH, XactAnalysis, portales TPA y sistemas relacionados.

Supervisa a un miembro del equipo administrativo, establece prioridades y estándares claros, ofrece coaching y mantén formación cruzada para el trabajo esencial de oficina.

Mantener registros digitales y físicos seguros, suministros de oficina, correo, proveedores de servicios, reuniones, eventos de la empresa y flujos de trabajo administrativos rutinarios.

Lo que buscamos

Al menos tres años de experiencia en gestión de oficinas, contabilidad, administración financiera o en un puesto comparable en pequeñas empresas con responsabilidades prácticas en A/P, nóminas, conciliación y soporte de cuentas a cromos.

Sólido conocimiento práctico de QuickBooks Online, incluyendo codificación de transacciones, feeds bancarios, facturación, pagos y soporte para conciliación.

Experiencia supervisando o coordinando tareas administrativas y haciendo que otros rindan cuentas por los plazos, la precisión y el cumplimiento.

La capacidad de leer informes financieros y de costes laborales básicos, identificar discrepancias y explicar claramente excepciones importantes.

Organización sólida, precisión, comunicación escrita, cumplimiento y capacidad para proteger los plazos diarios mientras gestionan llamadas e interrupciones.

Juicio profesional, discreción y la confianza para hacer cumplir los procesos aprobados, solicitar información que falta y presentar problemas con antelación.

Un enfoque orientado al servicio y comodidad utilizando sistemas basados en la nube, registros electrónicos, portales de proveedores y nuevas tecnologías.

Experiencia útil

Se prefiere experiencia en restauración de seguros, construcción, servicios inmobiliarios u otro negocio basado en proyectos. EOS, DASH, XactAnalysis, portales TPA, GMS, Positive Pay, costeo de trabajos, cumplimiento de proveedores, BWC y 1099 es útil. Se prefiere un título relacionado, pero se considerará experiencia práctica equivalente.

Cómo se ve el éxito

El cuadro de puntuación de Finanzas y Administración está actualizado antes de cada reunión de la EOS, los Puntos Rocosos y Cuestiones asignados tienen pasos claros y los riesgos se plantean desde el principio.

La actividad bancaria, los registros de QuickBooks, cuentas a pagar, facturas, entradas de nóminas y asignaciones de costes de trabajo son precisas, están respaldadas y se completan a tiempo.

Los retrasos en facturas, excepciones a cuentas a cobrar, promesas de pago y riesgos de cumplimiento tienen un bloqueador documentado, propietario, siguiente acción y fecha de vencimiento.

Los registros de proveedores, empleados, reclamaciones y oficina están organizados y seguros, y el equipo administrativo tiene prioridades claras y una cobertura de respaldo fiable.

Beneficios

Los beneficios disponibles para los empleados elegibles incluyen seguro médico, días libres remunerados y un 401(k) con aportación de la empresa. Se aplican los requisitos para el plan y los periodos de espera.

Integrated Restoration es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.

Descripción de la empresa

Somos una empresa de restauración de servicio completo con la misión de devolver la tranquilidad a nuestros clientes. Cuando las viviendas o negocios sufren una inundación, incendio o tormenta, necesitan a alguien que reconstruya su espacio con cuidado y habilidad.

Nos basamos en cinco Valores Fundamentales:

Comunicación – Diálogo claro y profesional
Aprendizaje – Siempre mejorando
Excelencia – Lo suficientemente bueno no es
Responsabilidad – Si lo tocas, lo adquieres
Fiabilidad – Hacemos lo que decimos y llegamos puntuales