Asistente administrativa / Recepcionista
Miami
Asistente administrativa / Recepcionista
Tiempo completo • Miami
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Partidos de la empresa
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
Departamento: Administración
Informes a: Director de Contabilidad y/o Dirección
Ubicación: Doral, Florida
Tipo de empleo: A tiempo completo
Horario: De lunes a viernes, de 8:30 a.m. a 5:00 p.m.
Informes a: Director de Contabilidad y/o Dirección
Ubicación: Doral, Florida
Tipo de empleo: A tiempo completo
Horario: De lunes a viernes, de 8:30 a.m. a 5:00 p.m.
Resumen del puesto
El Asistente Administrativo / Recepcionista es responsable de gestionar la zona de recepción y de proporcionar apoyo administrativo y contable general a la empresa. Este puesto sirve como primer punto de contacto para visitantes, clientes, proveedores y proveedores de servicios, y se espera que mantenga un ambiente de oficina profesional, organizado y acogedor.
El puesto ayuda a la dirección y al equipo de Contabilidad con las actividades administrativas rutinarias, la organización de documentos, la introducción de datos, el registro de registros, la documentación de pagos y otras responsabilidades diarias de oficina. El candidato ideal es profesional, fiable, detallista y capaz de gestionar la información confidencial adecuadamente.
Deberes y responsabilidades esenciales
Soporte de recepción y recepción
- Recibe a los visitantes de forma profesional y notifica al empleado correspondiente de su llegada.
- Contestar, filtrar y enrutar las llamadas entrantes.
- Supervisa la bandeja de entrada principal de la empresa y reenvía los mensajes al departamento correspondiente.
- Recibir y distribuir correo entrante, paquetes, entregas por mensajería y documentos.
- Prepara el correo saliente y coordina la recogida por mensajería cuando se solicite.
- Mantén la zona de recepción limpia, organizada y profesional.
- Mantener registros de visitantes y seguir los procedimientos de seguridad aplicables para visitantes y oficinas.
- Ayuda a visitantes, clientes, proveedores y proveedores de servicios con consultas generales.
- Asistencia telefónica en recepción.
- Coordina el uso de las salas de reuniones y ayuda en la preparación de la reunión.
- Mantén la información sobre visitantes programados, entrevistas, reuniones y eventos de la empresa.
Apoyo Administrativo
- Proporcionar asistencia administrativa general a la dirección y a los departamentos de la empresa.
- Preparar, formatear, escanear, copiar, archivar y distribuir correspondencia, formularios, informes y otros documentos.
- Mantener sistemas organizados de archivo electrónicos y físicos.
- Introduce y actualiza información en Odoo, hojas de cálculo, bases de datos y otros sistemas de la empresa.
- Ayuda con la programación de reuniones, citas, sesiones de formación y actividades de oficina.
- Prepara los materiales de la reunión y toma notas o actas cuando se lo solicite.
- Mantén listas de contactos de oficina, directorios, calendarios y registros administrativos.
- Supervisa el inventario de material de oficina y coordina las compras o reposición según lo autorizado.
- Comunícate con proveedores de oficinas y proveedores de servicios respecto a las solicitudes rutinarias.
- Ayudar en la preparación y organización de materiales de incorporación para nuevos empleados.
- Apoyar la recopilación y presentación de formularios de empleados y registros de formación según se indique.
- Ayuda con los anuncios de la empresa, comunicaciones internas y distribución de documentos.
- Haz seguimiento con empleados o departamentos sobre documentos perdidos, aprobaciones o información.
- Realizar otras tareas administrativas y proyectos especiales asignados por la dirección.
Apoyo contable
- Asiste al equipo de Contabilidad con las tareas administrativas y de registro rutinarias.
- Introduce facturas, facturas, gastos, pagos o información relacionada en el sistema contable de la empresa, sujeto a revisión y aprobación.
- Recibir, organizar, escanear y archivar facturas, recibos, extractos y documentación de pago de los proveedores.
- Compara documentos de respaldo como órdenes de compra, recibos, facturas de proveedores y registros de pagos.
- Ayuda en el mantenimiento de la documentación de cuentas a pagar y cuentas a cobrar.
- Envía facturas aprobadas, extractos de cuenta, confirmaciones de pago o recordatorios rutinarios de pagos.
- Ayuda a configurar cuentas de clientes y proveedores recopilando y organizando la documentación requerida.
- Mantener registros contables organizados, tanto electrónicos como físicos.
- Ayuda con solicitudes de crédito, formularios de incorporación de clientes, certificados fiscales y formularios de proveedores.
- Ayuda para identificar facturas, recibos, aprobaciones o documentación de apoyo que faltan.
- Ayuda con la preparación de hojas de cálculo, introducción de datos, informes de cuentas y conciliaciones rutinarias según se indique.
- Apoya al equipo de Contabilidad durante el cierre mensual, auditorías y solicitudes de documentos.
- Mantener la confidencialidad de la información financiera, de empleados, de clientes y de la empresa.
- Escalar discrepancias, transacciones inusuales o preguntas sobre pagos al Director de Contabilidad.
- Absténgase de aprobar pagos, conceder créditos, cambiar términos financieros o tomar decisiones contables, salvo que esté específicamente autorizado.
Cualificaciones requeridas
- Se requiere diploma de bachillerato o equivalente.
- Se prefiere experiencia previa en recepción, administración de oficina, apoyo administrativo, soporte de contabilidad o un puesto similar.
- Comprensión básica de facturas, órdenes de compra, recibos, pagos y documentación contable general.
- Dominio de Microsoft Outlook, Word y Excel.
- Capacidad para aprender y utilizar Odoo u otros sistemas de planificación de recursos empresariales y contabilidad.
- Fuertes habilidades de comunicación oral y escrita.
- Etiqueta profesional por teléfono y correo electrónico.
- Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle.
- Capacidad para gestionar múltiples responsabilidades y priorizar las tareas.
- Capacidad para mantener registros precisos y completos.
- Capacidad para manejar información confidencial y sensible de forma adecuada.
- Asistencia fiable, puntualidad y conducta profesional.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa con diferentes departamentos.
- se requiere dominio del inglés; se prefieren habilidades bilingües en inglés y español.
Cualificaciones Preferidas
- Uno o más años de experiencia en un puesto administrativo, de recepcionista o de apoyo contable.
- Experiencia usando Odoo, QuickBooks u otro sistema contable o ERP.
- Experiencia en introducción de facturas, cuentas a pagar, cuentas a cobrar o conciliación de documentos.
- Experiencia trabajando en un entorno de distribución, fabricación, almacén, cosméticos, químico o empresarial regulado.
Habilidades y competencias
- Atención al cliente y habilidades interpersonales
- Profesionalidad y discreción
- Organización y gestión del tiempo
- Precisión y atención al detalle
- Comunicación escrita y verbal
- Resolución de problemas y seguimiento
- Entrada de datos y gestión documental
- Conocimientos básicos de contabilidad y números
- Adaptabilidad y disposición para aprender
- Capacidad para trabajar con interrupciones manteniendo la precisión
- Trabajo en equipo y comunicación interdepartamental
Requisitos físicos y laborales
- Capacidad para trabajar principalmente en una oficina y en recepción.
- Capacidad para permanecer sentado o de pie durante partes de la jornada laboral.
- Capacidad para usar un ordenador, teléfono, escáner, impresora y otros equipos estándar de oficina.
- Capacidad para levantar o mover ocasionalmente material de oficina, paquetes o archivos que puedan pesar hasta 25 libras.
- Capacidad para comunicarse eficazmente con visitantes, empleados, clientes, proveedores y proveedores de servicios.
- La asistencia regular y fiable es un requisito esencial para el puesto.
Expectativas de rendimiento
Se espera que el Asistente Administrativo / Recepcionista de:
- Mantén una cobertura profesional y constante de recepción.
- Responde a visitantes, llamadas, correos electrónicos y solicitudes internas de forma rápida y cortés.
- Completar la introducción de datos y la presentación de documentos con precisión y puntualidad.
- Mantener registros administrativos y contables completos, ordenados y confidenciales.
- Sigue las políticas, procedimientos, requisitos de aprobación y controles internos de la empresa.
- Comunica los retrasos, discrepancias e información que falta al supervisor correspondiente.
- Demuestra fiabilidad, puntualidad, iniciativa y una actitud cooperativa.
- Evita hacer compromisos financieros no autorizados o divulgar información confidencial de la empresa.
Igualdad de Oportunidades en el Empleo
La empresa es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y considera a solicitantes y empleados sin discriminación ilegal basada en ningún estatus protegido por la legislación federal, estatal o local aplicable.
Aviso legal
Esta descripción del puesto resume las responsabilidades generales y cualificaciones asociadas al puesto. No pretende incluir todas las tareas posibles. Las responsabilidades pueden modificarse, añadirse o reasignarse según las necesidades operativas de la empresa. El empleo es a voluntad, lo que significa que tanto el empleado como la empresa pueden terminar la relación laboral en cualquier momento, con o sin causa ni previo aviso, sujeto a la legislación aplicable.
Compensación: 20,00 dólares la hora
COMPAÑÍA
En Kimika pensamos que la salud, la belleza y el bienestar son un objetivo común y un derecho básico.
Nuestros conceptos innovadores y productos de primera calidad brindan soluciones de la vida real para nuestros clientes.
MISIÓN Y VISIÓN
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MISIÓN Y VISIÓN
Nuestra misión es acercar a las industrias de la salud, la belleza y el autocuidado nuevos conceptos y productos de alto valor añadido que les permitan contribuir a mejorar el bienestar y la calidad de vida de las personas.
Ofrecemos principios activos e ingredientes especiales que aportan verdaderas soluciones a las necesidades de nuestros clientes.
Nuestra visión es ser socios clave y estratégicos de nuestros clientes y ponernos en una posición de referencia y liderazgo en sus respectivos mercados.
El logro de este objetivo se sustenta en un compromiso total y una política de cuidado con y para nuestro capital humano, nuestra sociedad y nuestro medio ambiente.
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