Gerente de oficina
Nicholasville
Gerente de oficina
Tiempo completo • Nicholasville
Beneficios:
- Coincidencia 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
Encargado de oficina — Magos de la Demolición
Ubicación: Área de Lexington, KY Tipo de trabajo: A tiempo completo
Sobre el puesto
Demolition Magicians busca un Gestor de Oficina organizado y automotivado para gestionar las operaciones diarias de nuestra oficina. No hay dos días iguales: tendrás que compaginar la contabilidad, la nómina, los contratos, los permisos, los seguros y las relaciones con los proveedores, manteniendo a nuestros equipos y a la dirección apoyados. Si eres de esas personas que prosperan con la variedad, se mantienen tranquilas ante prioridades cambiantes y asumen la responsabilidad sin necesidad de ser microgestionados, queremos saber de ti.
Lo que harás
Apoyo administrativo y de oficina
- Contesta teléfonos, supervisa las bandejas de entrada de facturación/presupuestos/contactos y responde a mensajes de texto y mensajes de voz
- Rastrear y pedir suministros de oficina
- Clasifica y procesa el correo entrante, los cheques y los documentos del proveedor
- Mantener sistemas de archivo físicos y digitales organizados (carpetas de trabajo, carpetas de vehículos, carpetas de empleados, documentos de seguro)
Contabilidad y cuentas a pagar
- Introduce y rastrea facturas y facturas en QuickBooks, incluyendo la configuración de nuevos proveedores
- Supervisa las fechas de vencimiento y asegúrate de que las facturas de oficina y las solicitudes de pago se paguen a tiempo
- Realiza informes periódicos para revisar la actividad de los proveedores y el estado de pago
- Crear y enviar cheques según las indicaciones
Nóminas y RRHH
- Revisa y corrige los registros semanales de tiempo de los empleados (comidas, costes de trabajo, acumulación de vacaciones)
- Haz nóminas quincenales a través de ADP
- Incorporar a nuevos empleados (papeleo, archivo, configuración del sistema) y procesar terminaciones
- Gestionar notificaciones legales/de deducción de nómina y correspondencia relacionada
Empleos, contratos y permisos
- Prepara y envía acuerdos de servicios/contratos para nuevos trabajos
- Gestionar la documentación del subcontratista (COIs, W9s, condiciones de pago)
- Crear y enviar facturas y solicitudes de pago AIA (G702/G703)
- Investiga y obtén licencias comerciales y permisos de demolición según lo requiera la ciudad o el condado
- Coordinar la notarización de contratos, renuncias a gravámenes y solicitudes de pago
- Organiza el alquiler de equipos y contenedores según sea necesario
Seguros y Flota/Equipamiento
- Sirve como punto de contacto para todas las solicitudes relacionadas con seguros (COIs, incorporaciones/retiradas de conductores, actualizaciones de vehículos)
- Mantener registros organizados de los vehículos de la empresa, incluyendo reparaciones, inspecciones y recibos
Lo que buscamos
- Se prefiere ampliamente la experiencia en facturación en AIA
- Experiencia previa en gestión de oficina, contabilidad o administración (construcción, oficios o servicios de campo son un punto a favor)
- Se recomienda mucho experiencia con QuickBooks y/o ADP
- Cómodo aprendiendo nuevos sistemas de software (usamos JobTread para la gestión de puestos)
- Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle — estarás siguiendo los plazos en nóminas, facturas, permisos y contratos simultáneamente
- Capacidad para priorizar y adaptarse cuando el plan del día cambia sin previo aviso
- Confiable con información sensible y confidencial (registros financieros, documentos de empleados, documentos legales)
- Comunicador claro y profesional — cómodo por teléfono y por escrito
- Persona con una iniciativa autónoma que puede gestionar responsabilidades recurrentes con supervisión mínima
Beneficios
- Seguro completo de salud, dental y visión
- Cobertura por discapacidad temporal
- 401(k) con una aportación del 3% de la empresa
Demolition Magicians es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.
Compensación: 48.000,00 $ - 55,000,00 $ al año
Servicios expertos en demolición
Demolition Magicians es la elección perfecta para una empresa de demolición profesional rápida y amigable en Lexington, Kentucky. Como contratistas de demolición con licencia, aportamos una gran capacidad y experiencia a cada proyecto de demolición, lo que garantiza servicios de demolición eficientes con estrictos protocolos de seguridad. Nuestro equipo de servicios de demolición sigue estrictos estándares de seguridad y amplios protocolos de seguridad para garantizar un proceso de demolición seguro.
(si ya tienes un currículum en Indeed)