Administrador de Oficina II
Birmingham
Administrador de Oficina II
Tiempo completo • Birmingham
Beneficios/ventajas
- Planificación flexible
- Compensación competitiva
- Avance profesional
Resumen del puesto
Buscamos un Administrador de Oficina para unirse a nuestro equipo. En este puesto, coordinarás todas las tareas administrativas y los procedimientos de oficina, asegurando que el lugar de trabajo funcione de forma fluida y eficiente. Tus responsabilidades incluirán programar reuniones, pagar facturas, negociar con proveedores y mantener el equipo de oficina. El candidato ideal está altamente organizado, con excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, y la capacidad de implementar sistemas y procedimientos.
Responsabilidades
- Mantener el calendario de citas y reuniones
- Diseña la distribución de la oficina pensando en la eficiencia y la organización
- Colaborar con recursos humanos para crear, actualizar y mantener los procedimientos de oficina
- Mantener el equipo de oficina en buen estado de funcionamiento con la ayuda del departamento de informática
- Pagar y registrar facturas
- Negociar contratos y precios con proveedores y proveedores de servicios
- Mantener con precisión el presupuesto general de la oficina
- Contesta teléfonos, saluda a clientes y visitantes, y dirige llamadas o mensajes al abogado o miembro del personal correspondiente.
- Programa citas con clientes, reuniones, consultas, fechas de juicio, fechas límite y eventos internos de la oficina
- Mantén calendarios, recordatorios, listas de contactos y sistemas administrativos de seguimiento.
- Preparar, escanear, copiar, archivar, organizar y distribuir documentos legales, correspondencia y materiales para clientes.
- Abrir, clasificar, distribuir y procesar correo entrante y saliente, paquetes y entregas relacionadas con los tribunales.
- Ayuda con la recepción de clientes, comprobaciones de conflictos, configuración de nuevos asuntos y mantenimiento de información precisa del cliente.
- Mantener los sistemas de archivo físicos y electrónicos de acuerdo con las políticas firmes y los requisitos de confidencialidad.
- Apoyan a abogados y personal legal con la preparación de documentos, corrección, introducción de datos y seguimiento administrativo.
- Coordina suministros de oficina, equipos, salas de conferencias, solicitudes de mantenimiento y comunicaciones con proveedores.
- Ayuda con el soporte de facturación, procesamiento de pagos, seguimiento de gastos, depósitos y tareas básicas de finanzas administrativas según se asigne.
- Ayuda a garantizar que se cumplan las políticas, procedimientos, plazos y estándares profesionales de la oficina.
- Mantener un entorno de oficina limpio, organizado y profesional para clientes, personal y visitantes.
Cualificaciones
- Se requiere diploma de bachillerato/GED, aunque prefieren algunas universidades
- Se prefiere experiencia previa como Gerente de Oficina o un puesto similar
- Comprensión de los equipos, sistemas y procedimientos de oficina
- Expertos en Microsoft Office, Excel y Outlook
- Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para priorizar múltiples tareas
- Sólidas habilidades para resolver problemas y atención al detalle
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita
- Se prefiere experiencia previa en administración de oficinas legales, funciones de recepcionista, apoyo legal o en un entorno profesional de oficina.
- Sólidas habilidades organizativas y la capacidad de gestionar múltiples tareas y plazos.
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita
- Actitud profesional, cortés y centrada en el cliente
- Capacidad para mantener la confidencialidad y gestionar adecuadamente la información sensible de clientes y empresas.
- Dominio de Microsoft Office, correo electrónico, calendarios, escáneres, fotocopiadoras y tecnología general de oficina.
- Atención al detalle y precisión en el manejo de documentos, introducción de datos, programación y archivo.
- Capacidad para trabajar de forma independiente, seguir instrucciones y ayudar a abogados y personal según sea necesario.
Habilidades:
· Organización de la oficina y apoyo administrativo
· Organización de la oficina y apoyo administrativo
· Atención al cliente y etiqueta telefónica
· Confidencialidad y profesionalidad
· Programación y gestión del calendario
· Preparación, escaneo, copia y archivo de documentos
· Atención al detalle y precisión
· Gestión del tiempo y seguimiento
· Comunicación escrita y verbal
· Competencia en tecnología y equipos de oficina
· Trabajo en equipo y disposición para ayudar cuando fuera necesario
Sobre nosotros
Desde su creación en 2006, The Earle Law Firm, LLC se ha convertido rápidamente en una de las firmas más respetadas en el estado de Alabama para la defensa criminal, la familia y la ley de lesiones personales. Dedicado a ayudar a los clientes a ejercer sus derechos constitucionales, nuestro bufete tiene las habilidades y la experiencia para representar con éxito a personas con necesidades legales.
Al creciente y dinámico equipo de profesionales legales e influyentes de The Earle Law Firm, LLC, les apasiona servir a la comunidad en general, abordando agresivamente cada caso individualmente. El equipo se esfuerza por mantener relaciones cercanas con cada uno de sus clientes, aliviando las cargas y poniendo sonrisas en los rostros en el proceso.
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