El Secretario de Cuentas a Cobrar es responsable de la facturación precisa a los clientes, el procesamiento de pagos, el mantenimiento de cuentas y la recogida proactiva de los saldos pendientes. El candidato seleccionado tendrá confianza al hablar sobre el estado de pago, será persistente en el seguimiento y estará comprometido a mantener registros de cuentas completos y precisos.  Este puesto es a tiempo parcial; 30 horas semanales

·        Prepara y emite facturas precisas y puntuales para los trabajos finalizados.

·        Para trabajos relacionados con seguros, envía facturas directamente a los clientes para que sus registros hayan sido enviados al presupuesto a la aseguradora por el personal del expediente.

·        Para trabajos de pago directo, envía facturas directamente a los clientes y comunica las expectativas de pago aplicables.

·        Revisa la información del puesto y la documentación de apoyo para confirmar que cada archivo está listo para facturación.

·        Coordina con los responsables de proyecto y el personal de expedientes para obtener información que falta o resolver problemas de documentación que puedan retrasar la facturación.

·        Mantener registros precisos de facturas e información de facturación consistente en QuickBooks Online, WorkCenter, WorkFlow y otros sistemas aplicables.

·        Responde a las preguntas de los clientes sobre facturas, saldos, pagos y documentación de apoyo.

·        Supervisa los trabajos no facturados y los requisitos pendientes de facturación para evitar retrasos evitables en la facturación.

Cobros y seguimiento de cuentas
·        Gestiona proactivamente los cobros mediante un seguimiento constante por teléfono, correo electrónico y por escrito de los saldos pendientes.
·        Comunícate profesionalmente con clientes, representantes de seguros, compañías hipotecarias y otras partes responsables sobre el estado de pago.
·        Mantener las notas completas de cobro, actualizaciones de cuentas, compromisos de pago, detalles de saldos disputados y fechas de seguimiento.
·        Prepara y proporciona un informe semanal de antigüedad de cuentas a cobrar con actualizaciones actuales sobre cobros, notas detalladas, compromisos de pago, saldos disputados y siguientes pasos recomendados.
·        Investiga y resuelve discrepancias en facturación o pago en coordinación con el miembro del equipo o el responsable correspondiente.
·        Supervisa las cuentas vencidas y escala preocupaciones importantes de cobro a la dirección.
·        Transfiere las facturaciones completas al proceso de cobro y sigue de forma constante cada cuenta hasta el pago final.

Pagos, Depósitos y Gravámenes
·        Aplica correctamente los pagos de los clientes a las cuentas, trabajos y facturas correspondientes.
·        Investiga y resuelve pagos no aplicados y discrepancias de cuentas.
·        Ayuda en la preparación de los depósitos bancarios y mantén los registros completos de depósito.
·        Preparar, presentar, supervisar y liberar los gravámenes de los mecánicos dentro de los plazos establecidos.

Apoyo adicional
·        Una vez completamente formado en las responsabilidades principales de cuentas por cobrar, proporciona apoyo de respaldo para las cuentas a pagar según sea necesario.
·        Ayuda con otras responsabilidades de cuentas por cobrar y de oficina según lo requieran las necesidades del negocio.

·        Se requiere experiencia previa en cuentas por cobrar, facturación, gestión de libros o cobros.
·        Se recomienda tener experiencia con QuickBooks Online.
·        Dominio de Microsoft Office, especialmente Excel y Outlook.
·        Sólidas habilidades de recopilación, negociación y seguimiento.
·        Confianza al hablar de saldos atrasados y solicitar el pago, manteniendo un enfoque profesional y cortés.
·        Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
·        Grandes habilidades organizativas, precisión y atención al detalle.
·        Capacidad para gestionar múltiples cuentas, plazos y compromisos de seguimiento.
·        Automotivado, fiable y cómodo trabajando de forma independiente en una oficina rápida y orientada al equipo.
·        Capacidad para aprender sistemas SERVPRO y otro software propietario.
·        Capacidad para completar con éxito una verificación de antecedentes, sujeta a la legislación aplicable.