Despachador de Servicio / Administrador de Servicio
Ubicación: Lancaster, PA
Tipo de puesto: A tiempo completo
Informa a: Oficina de Lancaster

Beneficios

• Compensación competitiva
• Tiempo libre remunerado
• Oportunidades de crecimiento profesional
• Entorno de oficina pequeño y colaborativo
• Formación práctica y apoyo

 

Resumen del puesto
Somos una empresa en crecimiento con menos de 50 empleados que buscan un Despachador de Servicios/Coordinador Administrativo organizado y fiable para unirse a nuestra oficina de Lancaster.

No es un puesto en el que vayas a pasar todo el día haciendo una tarea a la vez. Coordinarás los horarios de los técnicos, responderás a las llamadas de servicio, responderás a correos electrónicos, te comunicarás con los clientes y te encargarás de las responsabilidades administrativas a lo largo del día.
Puede que estés a mitad de la ruta de los técnicos para el horario del día siguiente cuando suena la línea de servicio. Necesitas ser capaz de parar, gestionar las necesidades del cliente de forma profesional, documentar la llamada correctamente y luego volver a programar sin perder el hilo de lo que estabas haciendo.
La persona adecuada es organizada, detallista, cómoda con las interrupciones y capaz de mantener varias prioridades en movimiento a la vez.

Tenemos una oficina pequeña y muy unida, así que la personalidad y el trabajo en equipo importan. Buscamos a alguien que se comunique bien, contribuya a un ambiente laboral positivo y que trabaje cómodamente como parte de un equipo.

Lo que harás
• Responder a las llamadas entrantes de atención al cliente y determinar qué acciones se necesitan
• Recopilar y documentar con precisión información sobre clientes y servicio
• Programar y enrutar los técnicos de servicio de forma eficiente
• Ajustar los horarios cuando surjan emergencias, cancelaciones o problemas inesperados
• Priorizar las solicitudes de servicio según la urgencia y las necesidades del cliente
• Comunicar la programación e información de servicio a técnicos y otros miembros del equipo
• Supervisar la actividad del servicio y hacer seguimiento de los asuntos pendientes
• Estar al día de los correos entrantes y responder de forma rápida y profesional
• Mantener registros precisos de clientes, programación y servicio
• Alternar entre llamadas telefónicas, agendas, correos electrónicos y tareas administrativas sin perder el contacto de los detalles
• Ayudar a mantener organizadas las operaciones diarias de oficina y servicio

¿Quién sucederá en este puesto?
Podrías ser una buena opción si:
• Son naturalmente organizados y detallistas
• Puede manejar interrupciones sin sentirse abrumado
• Recuerda las instrucciones y aplica lo que aprendas
• Aprender rápidamente nuevos sistemas y procesos
• Puede priorizar cuando varias cosas necesitan atención al mismo tiempo
• Comunicarse profesionalmente con clientes y compañeros
• Asumir la responsabilidad de las tareas y llevarlas hasta su finalización
• Observar los detalles y detectar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas mayores
• Sentirse cómodo trabajando en un entorno de oficina pequeña y concurrido
• Disfrutar de formar parte de un equipo donde las personas se comunican y trabajan estrechamente

Cualificaciones
• Se prefiere experiencia previa en despachos, programación, atención al cliente, administración de oficina o coordinación de servicios
• Sólidas habilidades informáticas, mecanografía y entrada de datos
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita
• Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo
• Capacidad para priorizar y gestionar múltiples responsabilidades
• Comunicación profesional por teléfono y correo electrónico
• Capacidad para aprender rápidamente nuevos softwares, procedimientos y procesos
• Asistencia fiable y una fuerte ética de trabajo

Cómo es realmente este trabajo
Este puesto requiere a alguien que pueda llevar un control de los detalles mientras el día cambia a su alrededor.
Si prefieres completar una tarea antes de que alguien te interrumpa, este puesto puede no ser el mejor para ti.
Si te gusta mantenerte organizado, resolver problemas, ayudar a los clientes, coordinar horarios y mantener bajo control varias piezas en movimiento, aquí te irá muy bien.
Valoramos a las personas que aprenden rápido, se comunican con claridad, ayudan a sus compañeros y se enorgullecen de hacer las cosas correctamente.

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