Jaquith Consulting Group Inc
Controlador Principal de Documentos
Tiempo completo • Sacramento
Beneficios:
- 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Reparto en beneficios
- Seguro de visión
Ubicación: Sacramento, CA (en el lugar)
Rango salarial: 90.000-150.000 dólares (acorde con la experiencia)
Tipo de empleo: A tiempo completo
Rango salarial: 90.000-150.000 dólares (acorde con la experiencia)
Tipo de empleo: A tiempo completo
Resumen del puesto
Jaquith Consulting Group, Inc. (JCG) busca un Controlador Senior de Documentos experimentado y detallista para liderar las operaciones avanzadas de control documental para el proyecto de Ferrocarril de Alta Velocidad de California . Bajo la dirección del Gestor de Control de Documentos, el Controlador Senior de Documentos actuará como experto en la materia y líder técnico para las operaciones, sistemas y estándares de control documental.
El puesto proporciona supervisión avanzada de los procesos de gestión documental, garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos y apoya la implementación, administración y mejora continua del Sistema de Control de Documentos a nivel empresarial. El Controlador Senior de Documentos desempeña un papel fundamental en la estabilización de las operaciones actuales de control documental, al tiempo que apoya iniciativas empresariales a largo plazo, la adopción de sistemas y las mejores prácticas en proyectos y unidades funcionales.
Responsabilidades clave
- Actuar como experto de alto nivel en la materia para sistemas, procesos y estándares de control documental en toda la organización
- Proporcionar orientación, mentoría y apoyo técnico a Controladores de Documentos, Analistas de Programas y equipos de proyecto
- Actúa como administrador de sistemas o usuario avanzado para el Sistema de Control de Documentos empresarial, apoyando configuración, permisos, flujos de trabajo y resolución de problemas
- Apoyar iniciativas de control de documentos empresariales, incluyendo el despliegue del sistema, mejoras y estrategias de adopción
- Supervisar las actividades de recepción, procesamiento, distribución, almacenamiento y archivo de documentos para garantizar el cumplimiento de las normas, requisitos contractuales y obligaciones regulatorias
- Garantizar el cumplimiento de los procedimientos de control documental, requisitos de metadatos, convenciones de nombres, control de versiones y estándares de clasificación
- Revisa los envíos de documentos para comprobar su integridad, precisión y cumplimiento antes de su aceptación en los sistemas de gestión documental
- Apoyar los esfuerzos de preparación para auditorías asegurando que la documentación esté completa, rastreable y se mantenga adecuadamente
- Apoyar la adquisición, despliegue, configuración y optimización del Sistema de Control de Documentos a nivel empresarial
- Participar en la definición de requisitos del sistema, flujos de trabajo, roles de usuario y capacidades de informes
- Identificar carencias del sistema, riesgos y oportunidades de mejora; Recomienda y apoya mejoras para mejorar la eficiencia y la integridad de los datos
- Desarrollar y mantener mapas de procesos, procedimientos operativos estándar, manuales de escritorio y guías de usuario del sistema
- Monitorizar métricas de rendimiento del control documental, tendencias de carga de trabajo e indicadores de cumplimiento
- Mantener paneles de control documental, rastreadores y herramientas de informes para proporcionar visibilidad sobre la salud del sistema y el rendimiento operativo
- Apoyar la identificación y mitigación de riesgos manteniendo registros de riesgos de control documental y rastreadores de incidencias
- Preparar resúmenes, informes e informes para el liderazgo relacionados con el rendimiento del control documental y la adopción del sistema
- Servir como punto de contacto principal para asuntos de control documental con personal interno, consultores, contratistas y socios externos
- Coordina estrechamente con los equipos de proyecto, TI, analistas de negocio, adquisiciones y personal de cumplimiento para apoyar las necesidades de control documental
- Proporcionar formación, incorporación y soporte continuo a los usuarios de sistemas de control documental
- Apoyar los esfuerzos de gestión del cambio relacionados con nuevas herramientas, flujos de trabajo y estándares
- Contribuir a iniciativas de mejora continua para mejorar la eficiencia, claridad y coherencia del control documental
- Apoyar proyectos especiales, iniciativas empresariales y prioridades estratégicas según se les asigne
- Promover una cultura de precisión, responsabilidad y mejores prácticas en el control de documentos
Cualificaciones requeridas
- Licenciatura en Administración de Empresas, Gestión de la Información, Gestión de Registros, Administración Pública o un campo relacionado; o experiencia profesional equivalente
- Experiencia demostrada realizando funciones de control documental en programas complejos o proyectos de capital
- Sólido conocimiento de sistemas de gestión documental, normas de control documental y requisitos de cumplimiento
- Dominio de Microsoft Office, SharePoint, Adobe Acrobat y plataformas de gestión documental empresarial
- Sólidas habilidades organizativas, analíticas y de comunicación, con capacidad para gestionar múltiples prioridades
- Experiencia desarrollando SOPs, flujos de trabajo, mapas de procesos y materiales de formación
- Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa con equipos multidisciplinares
Cualificaciones Preferidas
- Experiencia en el soporte o administración de un Sistema de Control de Documentos a nivel empresarial como administrador de sistemas o experto
- 10 años de experiencia en proyectos de alcance y complejidad similares, preferiblemente en grandes infraestructuras, transporte o programas del sector público
- Certificación profesional en gestión documental o documental (por ejemplo, CDIA+, CRM) o equivalente
- Familiaridad con los procesos de auditoría, el cumplimiento normativo y los requisitos de conservación de documentos
- Experiencia apoyando la implementación de sistemas, gestión del cambio o iniciativas de mejora de procesos empresariales
Conocimientos, habilidades y capacidades
- Buen conocimiento de los principios, estándares y mejores prácticas de control documental, incluyendo requisitos de metadatos, convenciones de nombres, control de versiones y estándares de clasificación
- Experiencia en operaciones de control documental en programas complejos y a gran escala, preferiblemente en infraestructuras, transporte o sector público
- Mantener la precisión, la responsabilidad y la atención al detalle, promoviendo al mismo tiempo una cultura de mejores prácticas en el control documental
- Familiaridad con el desarrollo de SOPs, manuales de escritorio, mapas de procesos, flujos de trabajo y guías de usuario del sistema
- Dominio de Microsoft Office, SharePoint, Adobe Acrobat y plataformas de gestión documental empresarial
- Comunicación clara escrita y verbal, incluyendo la preparación de resúmenes, informes e informes para los líderes
Jaquith Consulting Group y la Autoridad de Trenes de Alta Velocidad de California son empleadores que ofrecen igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes cualificados serán considerados sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, discapacidad, edad, condición de veterano o cualquier otra característica protegida.
Compensación: 90.000,00 $ - 150,000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)