Century Mechanical Holdings
Coordinador de servicios de fontanería QuickBooks Especialista R&J Plumbing
Tiempo completo • CM-Around The Clock2
Beneficios:
- Coincidencia 401(k)
- Salario competitivo
- Seguro dental
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
El Coordinador de Servicios de Fontanería actúa como el principal punto de contacto entre los clientes, los técnicos de campo y la dirección. Este puesto es responsable de programar, despachar y coordinar llamadas de servicios de fontanería, asegurando una comunicación oportuna, un procesamiento preciso de órdenes de trabajo y una utilización eficiente de los recursos de la empresa.
El Coordinador de Servicio desempeña un papel clave en la satisfacción del cliente, la eficiencia operativa y el apoyo al equipo de servicios de fontanería.
Deberes y responsabilidades esenciales
Las funciones esenciales incluyen, pero no se limitan a, las siguientes:
Gestión de órdenes de trabajo
- Crear, revisar, actualizar y cerrar órdenes de trabajo en FieldEdge o software de gestión de servicios equivalente.
- Verifica los detalles del trabajo, incluyendo la información del cliente, la ubicación del servicio, los equipos y accesorios de fontanería, la información sobre la garantía y los acuerdos de mantenimiento.
- Asegurarse de una codificación y documentación precisas para mano de obra, materiales, piezas, garantías y otros costes relacionados con el trabajo.
- Recoge e introduce órdenes de compra, números de autorización u otra documentación requerida.
- Revisa las órdenes de trabajo completadas para asegurarte de que las notas de los técnicos, los materiales utilizados, las fotos y la otra información requerida estén completas antes de facturar.
Permisos e Inspecciones
- Solicita y controla los permisos para instalaciones, sustituciones, reparaciones y otros proyectos que requieran permisos.
- Coordinarse con los municipios locales respecto a los requisitos de permisos, aprobaciones, inspecciones, correcciones y liquidaciones.
- Programar las inspecciones requeridas y comunicar la información de inspección a clientes y personal de campo.
- Mantener registros organizados del estado del permiso, fechas de caducidad, resultados de inspección y requisitos de seguimiento.
- Ayuda a recopilar la documentación necesaria para las solicitudes e inspecciones de permisos.
Programación y despacho
- Programar y despachar a fontaneros y técnicos de servicio en función de las habilidades, disponibilidad, ubicación, prioridad de trabajo y necesidades del cliente.
- Prioriza adecuadamente las llamadas de emergencia y urgentes de servicios de fontanería.
- Supervisa las cargas de trabajo de los técnicos y ajusta los horarios a lo largo del día para maximizar la productividad y minimizar el tiempo de desplazamiento.
- Haz un seguimiento de órdenes de trabajo y el estado del técnico en FieldEdge o software equivalente de CRM/despacho.
- Mantén calendarios de servicio actualizados tanto diarios como semanales.
- Coordina visitas de seguimiento, viajes de regreso, inspecciones y trabajos pendientes de piezas o aprobación del cliente.
Atención al Cliente y Atención al Cliente
- Responde llamadas entrantes de servicio, correos electrónicos y solicitudes del portal de clientes.
- Recopila información precisa sobre problemas de fontanería y determina la prioridad adecuada en la agenda.
- Programa citas de servicio y proporciona a los clientes ventanas de llegada precisas.
- Comunícate con los clientes sobre los horarios de llegada de los técnicos, retrasos, reprogramas, estado de la obra y requisitos de seguimiento.
- Ofrece un servicio al cliente profesional y cortés durante todo el proceso de servicio.
- Atender las preocupaciones de los clientes con rapidez y escalar los problemas al Director de Servicio o al supervisor correspondiente cuando sea necesario.
Registro y documentación de la garantía
- Registra las garantías aplicables para equipos de fontanería recién instalados, accesorios, calentadores de agua y otros productos.
- Mantener una documentación precisa de la garantía del fabricante y de la empresa.
- Asegúrate de que la información sobre la garantía se introduzca correctamente en los registros de clientes y equipos.
- Proporciona la documentación de garantía aplicable a los clientes.
- Ayudar a técnicos y a la dirección a determinar la cobertura de garantía para futuras llamadas de servicio.
Acuerdos de mantenimiento
- Crear, renovar y controlar los acuerdos de mantenimiento de fontanería residencial y comercial ligero.
- Haz seguimiento con los clientes sobre acuerdos que expiran o caducan.
- Coordina con técnicos y clientes para programar visitas de mantenimiento preventivo.
- Mantener registros precisos de los términos del acuerdo, servicios programados y visitas completadas.
Soporte de facturación y cobros
- Revisa las órdenes de trabajo completadas para asegurarte de que toda la documentación necesaria para la facturación es precisa y completa.
- Verifica mano de obra, materiales, órdenes de compra, números de autorización y otra información de facturación.
- Ayuda con la preparación y procesamiento de facturas en QuickBooks.
- Haz seguimiento de las facturas pendientes y los saldos de los clientes según se asignen.
- Comunícate profesionalmente con los clientes sobre cuestiones de facturación y estado de pago.
- Coordina con contabilidad y dirección para resolver discrepancias en la facturación.
Administración e informes
- Ayuda con la verificación de tarjetas de tiempo y la aprobación de fontaneros y técnicos de servicio asignados.
- Mantener registros de acuerdos de servicio, calendarios de mantenimiento preventivo, visitas recurrentes, permisos, garantías y documentación para los clientes.
- Genera informes de rendimiento del servicio diarios, semanales o mensuales según se solicite.
- Mantener información precisa de clientes y empleos dentro de los sistemas de la empresa.
- Apoya la facturación y la cobranza asegurando que la documentación esté completa y se entregue puntualmente.
- Asistir a la dirección con proyectos administrativos e informes operativos según sea necesario.
Soporte de Equipos y Técnicos
- Proporciona a los fontaneros y técnicos detalles del trabajo, información para clientes, indicaciones, instrucciones de acceso y requisitos especiales.
- Haz seguimiento del progreso del técnico a lo largo del día y ayuda con los cambios de programación o la comunicación con clientes.
- Apoyan a los técnicos con solicitudes de piezas y materiales, notas de trabajo, permisos, órdenes de compra y otras necesidades relacionadas con el trabajo.
- Coordina con los equipos de almacén, compras y recambios para asegurarte de que hay materiales y equipos de fontanería necesarios.
- Coordina las visitas de regreso cuando se requieran materiales adicionales, aprobaciones o inspecciones.
- Facilitar una comunicación clara entre técnicos de campo, clientes, dirección, contabilidad y otros departamentos.
Requisitos
- Se requiere una gran competencia en QuickBooks.
- 2+ años de experiencia en fontanería, climatización, electricidad, construcción u otra industria de servicios.
- Sólidas habilidades administrativas, de programación, despacho y atención al cliente.
- Experiencia en facturación y cobros.
- Competencia en Microsoft Excel.
- Se prefiere experiencia con FieldEdge o software similar de gestión de servicios de campo/CRM.
- Se prefiere conocer los procesos de permisos de fontanería y los requisitos municipales locales.
- Gran atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples prioridades simultáneamente.
- Habilidades profesionales de comunicación escrita y verbal.
- Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno de servicio acelerado.
- El inglés y español bilingües es un punto a favor.
- El conocimiento de sistemas de fontanería, materiales, accesorios y terminología es un punto a favor.
Competencias clave
- Organizado y orientado a procesos.
- Muy buen multitarea y comunicador.
- Excelentes habilidades de programación y coordinación.
- Solucionador de problemas con una mentalidad centrada en el cliente.
- Cómodo trabajando con permisos, requisitos de cumplimiento y documentación detallada.
- Fuerte seguimiento y sentido de urgencia.
- Jugador en equipo que puede trabajar eficazmente entre departamentos.
- Capacidad para mantener la calma y la profesionalidad al gestionar llamadas de emergencia o de alta prioridad.
Demandas físicas y entorno laboral
- Capacidad para sentarse durante largos periodos de tiempo.
- Movimientos repetitivos, incluyendo escribir y usar el ratón.
- Visualización prolongada en el ordenador y la pantalla.
- Capacidad para levantar hasta 25 libras.
Compensación: 25,00 $ - 28,00 $ la hora
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