Asistente Administrativo
Jacksonville, FL, 32209, Jacksonville FL
Asistente Administrativo
Tiempo completo • Jacksonville, FL, 32209, Jacksonville FL
Descripción:
Asistente Administrativo II
Entrevistas: Ya sea presencial o en equipo
Horario: de lunes a viernes de 8 de la mañana a 17 h (1 hora de comida sin sueldo)
Asistir y proporcionar apoyo integral al Presidente y al Vicepresidente de Ventas y Cadena de Suministro, actuando como enlace con ejecutivos departamentales y otros departamentos del Centro de Apoyo Global
Responsabilidades principales:
- Proporcionar una gestión de calendarios de alto nivel y registrar las actas de las reuniones. Priorizar consultas y solicitudes al resolver conflictos; Emite juicios y recomendaciones para asegurar que el día a día sea fluido.
- Elaborar itinerarios y agendas, incluyendo la programación de vuelos, la organización del transporte terrestre y la reserva de alojamientos para el Presidente y Vicepresidente. Ventas y Cadena de Suministro, miembros de la Alta Dirección Internacional y otros invitados de la empresa
- Generar proyectos especiales asignados por el Presidente, como la recopilación de actualizaciones semanales del IFG que incluyan cifras financieras, hitos, desafíos y acciones que se compartan con el Presidente de América Latina, Exportación del Caribe
- Organizar y apoyar reuniones y eventos importantes para el departamento de Ventas/Todos los Asociados.
- Apoya todos los eventos de ventas y visitas a clientes, incluyendo ferias comerciales y gestión interna de viajes y entretenimiento
- Producir y distribuir informes diarios y semanales como inventario activo semanal, cifras diarias de ventas y márgenes semanales al equipo de ventas, empresas hermanas y todos los asociados
- Participa e informa sobre las reuniones de ventas con planes de acción y seguimiento para asegurar que se completen las acciones. Soporte al programa del equipo de ventas: Apoya la ejecución de programas orientados al cliente, como el mes de agradecimiento al cliente y la incorporación de nuevos clientes.
Formación requerida: (Preferido)
- Grado universitario o grado de asociado
Se requiere experiencia:
- 4 años de experiencia ejecutiva, administrativa y/o de oficina
Experiencia preferida:
- Apoyo previo a nivel ejecutivo
Habilidades y capacidades técnicas:
- Debe ser capaz de escribir con destreza y ser competente con los programas de Microsoft Office (Excel, Word y Outlook)
- Habilidades avanzadas de Excel muy recomendadas
- Se recomienda mucho experiencia previa con Concur y gestión de informes de gastos
- Debe ser capaz de trabajar con supervisión mínima y ser automotivado
- Gran capacidad para priorizar y trabajar en múltiples proyectos en un entorno de alto nivel
- Capacidad para adaptarse a prioridades en constante cambio
- Sólidas habilidades de planificación y organización, seguimiento y atención al detalle.
- Fuertes habilidades de comunicación
- Aprendiz rápido
- Solucionador de problemas
Requisitos de idioma:
- Se requiere inglés
- Se prefiere el bilingüe en español
Requisitos de viaje:
Quizá una vez al año, si acaso.
- 5% de viaje (si necesitan desplazarse, las comidas se reembolsarían a través de Fieldglass, y el IFG reservaría hotel/billetes de avión)
Compensación: 29,00 $ la hora
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