Gerente de oficina
Headquarters
Gerente de oficina
Tiempo completo • Headquarters
Beneficios:
- Seguro médico
- Seguro dental
- Comida y aperitivos gratis
Ironwall by Incogni es un servicio ejecutivo de privacidad y protección diseñado para organizaciones que necesitan proteger a sus personas más expuestas. Ayudamos a empresas e instituciones a reducir riesgos de seguridad para ejecutivos y otras personas de alto perfil encontrando y eliminando continuamente su información personal de internet.
Propósito del rol
Posee la experiencia diaria de oficina mientras brindas apoyo administrativo en RRHH, reclutamiento, contabilidad y TI de primera línea. Este puesto garantiza que los empleados dispongan de las herramientas, acceso, equipos y apoyo necesarios para trabajar eficazmente, incluyendo la incorporación y salida básica de TI, gestión de activos y administración SaaS, escalando adecuadamente los asuntos especializados de TI o seguridad.
Propósito del rol
Posee la experiencia diaria de oficina mientras brindas apoyo administrativo en RRHH, reclutamiento, contabilidad y TI de primera línea. Este puesto garantiza que los empleados dispongan de las herramientas, acceso, equipos y apoyo necesarios para trabajar eficazmente, incluyendo la incorporación y salida básica de TI, gestión de activos y administración SaaS, escalando adecuadamente los asuntos especializados de TI o seguridad.
Operaciones de oficina
- Gestionar las oficinas diarias propias, asegurando que el lugar de trabajo esté organizado, sea acogedor y funcione sin problemas
- Gestionar suministros de oficina, proveedores, instalaciones, equipos y apoyar los arreglos de viaje de negocios
- Apoyar proyectos de oficina, eventos, actividades de equipo e iniciativas de compromiso de empleados
Recursos Humanos y Soporte al Reclutamiento
- Ayuda con la incorporación de RRHH, incluyendo equipos, acceso, logística del primer día y añadir nuevas incorporaciones al rastreador de incorporación de RRHH y HiBob
- Coordinar las actividades de reclutamiento, incluyendo la programación de entrevistas y la comunicación con los candidatos
- Mantener los registros de empleados y datos mensuales de empleados, incluyendo nuevas contrataciones y salidas
- Apoyar la administración de beneficios, incluyendo la inscripción de nuevos empleados, la cola de seguros de salud y las comunicaciones de inscripción abierta
- Colaborar con RRHH en comunicaciones con empleados, programas de RRHH, tareas administrativas y proyectos especiales a medida que la empresa crece
Apoyo contable
- Ayuda a enviar y procesar facturas de contratistas y proveedores en Payhawk
- Supervisa los correos electrónicos recibidos por la bandeja de entrada de Contabilidad y señala posibles problemas, discrepancias o elementos que requieran la atención de Contabilidad.
Soporte TI — Primera línea
- Servir como primer punto de contacto para las solicitudes básicas diarias de TI de los empleados (hardware, software, conectividad, acceso a cuentas)
- Solucionar problemas de hardware, software, conectividad, cuentas y accesos
- Mantener documentación de TI, procedimientos de soporte y recursos de conocimiento
- Identificar problemas recurrentes y recomendar mejoras
- Proporcionar soporte técnico continuo a todos los empleados, tanto en la oficina como en la oficina
- Ayuda con temas de salas de conferencias, reuniones, impresión, redes y tecnología de oficina
- Escalar cuestiones técnicas complejas a proveedores o socios tecnológicos adecuados
Incorporación y Salida de TI
- Preparar y proporcionar ordenadores, monitores, teléfonos y periféricos para los nuevos empleados
- Configurar los ordenadores de los empleados y configurar las aplicaciones y accesos necesarios
- Proporcionar incorporación y orientación básica de TI para nuevos empleados
- Enviar solicitudes para desactivar o eliminar el acceso al sistema y a la aplicación de acuerdo con los procedimientos de baja de la empresa
- Recuperar equipos y accesorios de la empresa y manejar de forma segura los dispositivos devueltos
- Coordinarse con proveedores de TI o tecnología para la eliminación de acceso a cuentas y aplicaciones
- Asegurarse de que todo el equipamiento y las tareas relacionadas con el acceso estén documentados y completados como parte del proceso de incorporación y baja
Gestión de Activos de TI y Administración de Plataformas
- Mantener el inventario de activos de TI — hacer seguimiento de la asignación, coordinar reparaciones y reemplazos
- Gestionar el ciclo de vida del equipo — reemplazo, reparación y eliminación
- Mantener registros de compras, garantías y estado del equipo
- Asegúrate de que haya el equipo adecuado disponible para nuevas incorporaciones y sustitutos
- Gestionar la administración básica de las herramientas principales de colaboración empresarial — cuentas, grupos, permisos de acceso
- Gestionar la administración del sistema telefónico — aprovisionamiento de usuarios, números/extensiones, configuración de llamadas, soporte de primera línea para usuarios
- Apoyar la administración central de la plataforma financiera/de gastos — acceso y permisos de usuario, coordinación con Finanzas
Requisitos
- 2+ años en gestión de oficina, administración, coordinación de RRHH o un puesto similar
- Cómodo aprendiendo administración básica de IT/SaaS — no se requiere formación especializada en TI
- Cómodo con tareas administrativas básicas de contabilidad — no se requiere un título en contabilidad
- Altamente organizado, orientado al detalle, capaz de gestionar múltiples prioridades de forma independiente
- Sólidas habilidades de comunicación en todos los niveles de la empresa
- Gran atención a la seguridad y confidencialidad, especialmente al manipular información de empleados, equipos de la empresa, acceso al sistema e información sensible del negocio.
Compensación y beneficios
- Rango salarial: 65.000–85.000 dólares anuales, acorde con la experiencia y las cualificaciones.
- Horario: Horario laboral a tiempo completo, de lunes a viernes.
- Seguro de salud y dental: Serás elegible para nuestro paquete completo de beneficios tras completar tu periodo introductorio. Ironwall paga el 100% de la prima del empleado y el 50% de las primas de los dependientes.
- Tiempo libre remunerado: Recibirás 2 semanas de días libres pagados (PTO) anualmente.
- 401(k): Los empleados elegibles pueden participar en nuestro plan de ahorro para la jubilación 401(k).
Compensación: 65.000,00 $ - 85,000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)