Valley 1 Maintenance Unlimited
Despachador/Coordinador de oficina
Medio tiempo • Las Vegas
Beneficios:
- Bonificación basada en el rendimiento
- Coche de empresa
- Tiempo libre remunerado
Despachador / Coordinador de oficina
Buscamos un Despachador / Coordinador de Oficina fiable, organizado y proactivo que apoye las operaciones diarias, coordine técnicos de campo, gestione el trabajo entrante y mantenga una programación y documentación de puestos precisa. El candidato ideal se siente cómodo trabajando en un entorno dinámico, comunicándose con inquilinos, clientes, gerentes y técnicos, y priorizando múltiples tareas a lo largo del día.
Responsabilidades clave
Nuevo trabajo y admisión de empleos
- Acepta y procesa todas las nuevas órdenes de trabajo como prioridad número uno.
- Revisa los puestos que entran y avisa a la dirección cuando se necesite una aclaración o aprobación antes de aceptar o programar trabajos.
- Introduce todos los nuevos trabajos en el sistema de programación de la empresa y en la hoja de cálculo de seguimiento de Excel.
- Verifica los números de puestos y la información de los clientes para garantizar la exactitud.
- Contacta con los inquilinos para coordinar la programación inicial y documentar todos los intentos de contacto en los portales de clientes correspondientes.
Programación y despacho
- Prioriza la programación para el siguiente día laborable.
- Horarios de los técnicos de monitores
- Revisa las descripciones de trabajo aprobadas y estima los tiempos previstos en obra al planificar la construcción.
- Programa a los técnicos geográficamente siempre que sea posible para minimizar los viajes innecesarios.
- Mantén notas y actualizaciones precisas de programación en los portales de clientes.
- Cumple con las responsabilidades de programación cuando la dirección no esté en la oficina y escala los problemas a la siguiente persona al mando cuando sea necesario.
Seguimiento y opiniones de clientes
- Contacta con inquilinos satisfechos para solicitar opiniones de clientes utilizando la plantilla de correo electrónico proporcionada por la empresa.
- Notifique inmediatamente a la dirección cualquier queja o insatisfacción de un cliente.
Apoyo General a la Oficina
- Contesta las llamadas entrantes y dirígelas al departamento o miembro del equipo correspondiente.
- Asistir a los responsables con las tareas administrativas y operativas asignadas.
- Recoge informes de camiones y hojas de horas de técnicos durante las reuniones matutinas.
- Asegúrate de que la documentación de campo y los suministros de oficina estén correctamente surtestables.
- Ayuda a mantener un entorno de oficina limpio, organizado y profesional.
Candidato ideal
- Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Sólidas habilidades de comunicación y atención al cliente.
- Capaz de priorizar tareas y trabajar de forma eficiente bajo presión.
- Cómodo comunicándose con técnicos, inquilinos, clientes y dirección.
- Orientado al detalle, con sólidas habilidades de documentación y entrada de datos.
- Capaz de tomar decisiones de programación acertadas y reconocer cuándo debe escalarse un problema.
- Fiable, profesional y dispuesto a tomar la iniciativa.
- Experiencia previa en despachos, programación, mantenimiento de propiedades, construcción, fontanería, climatización o coordinación de oficinas es un punto a favor.
Lo que buscamos
Este puesto es ideal para alguien que pueda mantenerse organizado, pensar con antelación, comunicarse con claridad y mantener al equipo de campo en movimiento eficiente. El Despachador / Coordinador de Oficina desempeña un papel importante para asegurar que los nuevos trabajos sean aceptados puntualmente, los técnicos sean productivos, los clientes sean contactados y toda la información del puesto sea precisa y actualizada.
Compensación: 15,00 $ - 20,00 $ la hora
(si ya tienes un currículum en Indeed)