Coordinador Administrativo
Wheaton
Coordinador Administrativo
Tiempo completo • Wheaton
Beneficios:
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
Sobre nosotros
Rathje Woodward LLC es un bufete de abogados bien establecido con sede en Wheaton, IL, con una reputación consolidada por ofrecer servicios legales excepcionales a nuestros clientes. Nuestros clientes confían en nosotros por nuestra experiencia, integridad y compromiso con los resultados. Fomentamos un entorno de trabajo colaborativo y de apoyo donde cada miembro del equipo es valorado y capacitado para dar lo mejor de sí mismo.
Resumen del puesto
El Coordinador Administrativo reporta directamente al Director de Operaciones del Despacho y trabaja estrechamente con abogados, personal, proveedores y clientes. El Coordinador Administrativo actúa como principal profesional de atención al despacho. Este puesto es responsable de la recepción, la experiencia de clientes y visitantes, la coordinación de ingresos, la logística de oficina, la gestión de correo y envíos, las operaciones de la sala de reuniones, la coordinación de proveedores y el apoyo a procesos administrativos.
Responsabilidades clave
Experiencia del cliente y operaciones de recepción
El Coordinador Administrativo reporta directamente al Director de Operaciones del Despacho y trabaja estrechamente con abogados, personal, proveedores y clientes. El Coordinador Administrativo actúa como principal profesional de atención al despacho. Este puesto es responsable de la recepción, la experiencia de clientes y visitantes, la coordinación de ingresos, la logística de oficina, la gestión de correo y envíos, las operaciones de la sala de reuniones, la coordinación de proveedores y el apoyo a procesos administrativos.
Responsabilidades clave
Experiencia del cliente y operaciones de recepción
- Sirve como el principal punto de contacto para clientes, visitantes, abogados y proveedores, manteniendo al mismo tiempo un ambiente profesional y acogedor en la oficina.
- Gestionar las operaciones de recepción, las comunicaciones entrantes, la coordinación de salas de reuniones y la preparación diaria en la oficina.
Recepción de clientes y configuración de materia
- Coordinar los procesos de captación de clientes, comprobaciones de conflictos y apertura de casos, garantizando precisión, integridad y cumplimiento de los procedimientos de la empresa.
- Supervisa los flujos de trabajo de admisión y escala tendencias, retrasos o problemas según corresponda.
Operaciones de oficina y apoyo administrativo
- Supervisa el inventario de suministros de oficina, los registros administrativos, los rastreadores operativos y las funciones generales de apoyo de oficina para garantizar un funcionamiento diario fluido.
- Proporcionar apoyo administrativo para la incorporación, bajada, coordinación de entrenamiento y otras iniciativas operativas.
Correo, Instalaciones y Gestión de Proveedores
- Gestionar el correo entrante y saliente, el envío, los servicios de mensajería y la logística de entrega.
- Coordina las solicitudes de instalaciones, las relaciones con proveedores, las actividades de mantenimiento y los proveedores de servicios de oficina.
Desarrollo de Negocio y Apoyo a Eventos
- Colaborar en eventos de la firma, iniciativas de atención al cliente, gestión de contactos y preparación de materiales de desarrollo de negocio y actividades de seguimiento.
Mejora de procesos y soporte SOP
- Apoyar la adhesión a los procedimientos de la firma, mantener la documentación administrativa e identificar oportunidades para mejorar la eficiencia y la consistencia operativas.
Cualificaciones
Obligatorio
Obligatorio
- Diploma de secundaria o equivalente.
- Entre 2 y 5 años de experiencia en un puesto administrativo, de coordinación de oficina, atención al cliente o recepción.
- Grandes capacidades organizativas y multitarea.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Dominio de la suite Microsoft Office y de plataformas tecnológicas empresariales.
- Capacidad para gestionar múltiples prioridades manteniendo profesionalidad y precisión.
- Gran atención al detalle y compromiso con la confidencialidad.
Preferido
- Experiencia trabajando en un despacho de abogados o de servicios profesionales.
- Experiencia en la captación de clientes, operaciones de oficina y coordinación de flujo de trabajo administrativo.
- Familiaridad con la gestión de la práctica legal o los sistemas de gestión documental.
- Experiencia apoyando procesos operativos y relaciones con proveedores.
¿Qué hace que alguien tenga éxito en este puesto?
El candidato ideal:
El candidato ideal:
- Asume la responsabilidad y cumple con sus responsabilidades.
- Es muy organizada y fiable.
- Disfruta ayudando a las personas y ofreciendo un servicio al cliente excepcional.
- Mantiene la compostura en un entorno acelerado.
- Es proactivo, ingenioso y orientado a soluciones.
- Puede equilibrar el trabajo independiente con la colaboración en equipo.
- Entiende la importancia de la discreción y el profesionalismo.
Requisitos físicos
- Capacidad para sentarse, ponerse de pie y caminar durante toda la jornada laboral.
- Capacidad para levantar y mover objetos de hasta 40 libras.
- Uso frecuente de ordenadores y sistemas.
Entorno de trabajo
- Entorno profesional de oficina.
- Puesto a tiempo completo, en la oficina.
- Flexibilidad ocasional para eventos, proyectos o necesidades operativas fuera del horario laboral estándar.
Cuando la experiencia cuenta, cuenta con Rathje Woodward.
Rathje Woodward ofrece servicios legales integrales a empresas, entidades gubernamentales, colegios y universidades, así como a particulares.
Para nuestros clientes empresariales, asesoramos en constitución, gobernanza, trabajo y empleo, litigios y transacciones. Nuestro equipo de transacciones aporta décadas de experiencia atendiendo a clientes de la construcción y el sector inmobiliario en el norte de Illinois. Nuestro equipo de litigios comerciales ha llevado casos por todo el país para clientes que enfrentan importantes riesgos financieros o reputacionales, donde los supuestos daños ascienden a millones de dólares.
Para municipios, colegios y universidades, frecuentemente actuamos como asesores jurídicos externos. Contamos con un equipo interdisciplinar que puede gestionar la multitud de problemas complejos que enfrentan estas organizaciones, desde cuestiones laborales y de cumplimiento hasta litigios a favor o contra la organización.
En cuanto a las personas, a menudo les asesoramos en algunas de las decisiones más importantes de sus vidas, desde la sucesión empresarial hasta los planes patrimoniales.
Medimos el éxito por los resultados de nuestros clientes. Estamos orgullosos de los logros de nuestros clientes y honrados de ayudarles a alcanzar sus metas. Visita nuestra web hoy mismo para ver algunos de los éxitos recientes de nuestros clientes o llámanos hoy mismo para hablar sobre tus objetivos.
Para nuestros clientes empresariales, asesoramos en constitución, gobernanza, trabajo y empleo, litigios y transacciones. Nuestro equipo de transacciones aporta décadas de experiencia atendiendo a clientes de la construcción y el sector inmobiliario en el norte de Illinois. Nuestro equipo de litigios comerciales ha llevado casos por todo el país para clientes que enfrentan importantes riesgos financieros o reputacionales, donde los supuestos daños ascienden a millones de dólares.
Para municipios, colegios y universidades, frecuentemente actuamos como asesores jurídicos externos. Contamos con un equipo interdisciplinar que puede gestionar la multitud de problemas complejos que enfrentan estas organizaciones, desde cuestiones laborales y de cumplimiento hasta litigios a favor o contra la organización.
En cuanto a las personas, a menudo les asesoramos en algunas de las decisiones más importantes de sus vidas, desde la sucesión empresarial hasta los planes patrimoniales.
Medimos el éxito por los resultados de nuestros clientes. Estamos orgullosos de los logros de nuestros clientes y honrados de ayudarles a alcanzar sus metas. Visita nuestra web hoy mismo para ver algunos de los éxitos recientes de nuestros clientes o llámanos hoy mismo para hablar sobre tus objetivos.
(si ya tienes un currículum en Indeed)