Compensación: 85.000-120.000 dólares anuales, según la experiencia, más la oportunidad de bonificación por rendimiento vinculada a la rentabilidad, la utilización de los proveedores y el crecimiento sostenible.

SanctuaireMD es una consulta médico-estética dirigida por médicos en Lafayette, California, conocida por su atención personalizada, excelencia clínica y una experiencia de paciente pulida. A medida que la consulta fortalece sus operaciones en Lafayette y se prepara para el crecimiento futuro en Moraga, buscamos un Gestor de Consulta con experiencia práctica que pueda convertir la estrategia en una ejecución diaria constante.

No se trata de un puesto de estrategia remota ni de un puesto que simplemente supervise tareas desde la distancia. El Gestor de Consulta será el líder operativo dentro del negocio: generará claridad, dará seguimiento, asesorará al equipo, mantendrá estándares y asegurará que los horarios, sistemas, actividades de ventas y expectativas de rendimiento avancen sin que todas las decisiones vuelvan al Propietario de la Consulta. Una experiencia sólida en estética médica y bienestar es un gran plus.

La persona adecuada se sentirá igual de cómoda liderando un equipo, revisando un panel de KPI, asesorando una consulta, resolviendo un problema de programación el mismo día, mejorando el flujo de trabajo y entrando en los detalles cuando la consulta necesite apoyo práctico. El juicio clínico y las decisiones médicas permanecen en manos del propietario de la consulta y del liderazgo clínico debidamente licenciado.

Liderazgo del equipo y rendición de cuentas

• Actuar como líder operativo diario y punto de contacto claro para preguntas rutinarias del equipo, decisiones de flujo de trabajo y seguimiento.

• Establecer expectativas claras, asignar propietarios y plazos, y asegurar que los compromisos se cumplan sin recordatorios repetidos por parte del propietario de la consulta.

• Liderar reuniones diarias productivas, reuniones semanales de equipo y revisiones individuales regulares centradas en prioridades, resultados, obstáculos y desarrollo.

• Formar el rendimiento en tiempo real, reconocer trabajos sólidos, abordar las preocupaciones con antelación y mantener una documentación precisa en colaboración con el propietario de la consulta y el soporte de RRHH.

• Construir una cultura profesional y responsable donde los miembros del equipo se comuniquen de forma proactiva, resuelvan problemas al nivel adecuado y asuman la responsabilidad del paciente y del resultado empresarial.

• Proporcionar informes concisos al final del día y semanales para que el Propietario de la Consulta tenga visibilidad sin tener que perseguir personalmente las actualizaciones.

Formación y desarrollo del equipo

• Construir y mantener un sistema estructurado de incorporación y formación de roles con expectativas claras a 30, 60 y 90 días para los nuevos miembros del equipo.

• Formar y reforzar los estándares para la comunicación con el paciente, consultas, reprogramación, seguimiento, membresías, paquetes, recomendaciones de comercio, opciones de financiación, documentación y recuperación del servicio.

• Crear planes de formación específicos para cada puesto, listas de verificación de competencias, ritmos de coaching y puntos de control de responsabilidad para que la formación sea coherente y no dependa de recordatorios informales.

• Coordinar conversaciones trimestrales sobre el rendimiento, revisiones de KPI, establecimiento de objetivos y planes de acción de seguimiento con el Propietario de la Práctica.

• Identificar carencias de habilidades y oportunidades de desarrollo, y luego asegurarse de que la formación asignada se complete y se aplique en el trabajo diario.

Operaciones diarias y programación

• Controlar el ritmo operativo diario para que el equipo, las salas de tratamiento, los horarios, los suministros, la tecnología y los flujos de trabajo estén listos para atender a los pacientes de forma eficiente.

• Elaborar horarios de personal en función de la demanda del paciente, la capacidad de los proveedores, las necesidades de ingresos, los días libres aprobados y las prioridades empresariales, no simplemente en patrones históricos de personal.

• Gestionar las ausencias, cambios de horario, necesidades de cobertura, pausas en citas y problemas operativos el mismo día, escalando solo las decisiones que realmente requieran al propietario de la consulta.

• Supervisar los horarios de los proveedores y liderar la cobertura proactiva de brechas mediante listas de espera, llamadas, seguimiento, difusión de paquetes, conversión de consultas y otras actividades aprobadas de desarrollo de pacientes.

• Uso directo y productivo del tiempo de inactividad, incluyendo seguimiento del paciente, inventario, organización de la habitación, formación, conversión de prospectos, alcance minorista y proyectos operativos.

• Supervisar los estándares de apertura y cierre, el flujo de citas, la precisión en el pago, los pagos, los registros, la preparación de las instalaciones, los niveles de inventario, las compras, la coordinación de proveedores y las necesidades de mantenimiento.

• Mantener Monday.com y otros sistemas operativos como fuentes fiables de verdad para asignaciones, plazos, incorporación, proyectos y responsabilidades recurrentes.

Ventas, crecimiento y retención de pacientes

• Crear una cultura de ventas coherente y ética centrada en la educación del paciente, la planificación adecuada del tratamiento, la confianza y las relaciones a largo plazo.

• Asesorar al equipo en la conversión de consultas, reprogramación, membresías, paquetes, comercio minorista, educación interservicios, seguimiento principal y finalización del plan de tratamiento.

• Monitorizar los leads desde la consulta hasta la reserva y asegurar un seguimiento documentado y oportuno para que las oportunidades de ingresos no se desalenten.

• Colaborar con el propietario de la clínica y el soporte de marketing para traducir campañas, promociones, eventos y prioridades de crecimiento en una ejecución clara en primera línea.

• Utilizar datos de rendimiento para identificar capacidad infrautilizada, ingresos perdidos, caídas de pacientes y oportunidades para mejorar la retención y el valor a lo largo de la vida.

• Apoyar la preparación operativa y el plan de rendimiento para una futura reapertura de Moraga, incluyendo la preparación de personal, flujos de trabajo, mezcla de servicios, demanda y hitos de rentabilidad.

Gestión de KPI e Informes Empresariales

Panel operativo: Mantener un panel de control preciso y revisar los resultados con el equipo de forma constante semanal y mensual.

Planes de acción: Traduce los objetivos de práctica en expectativas individuales, propietarios, plazos y seguimiento hasta que mejoren los resultados.

Tendencias de rendimiento: Haz un seguimiento de ingresos, utilización de proveedores, brechas de calendario, conversión de consultas, reprogramación, retención, rendimiento en ventas al por menor y paquetes, respuesta a leads, valoraciones, precisión en los pagos y precisión en las citas.

Informe del propietario: Presenta ideas concisas: qué ocurrió, por qué ocurrió, qué acciones se están tomando, quién es el propietario y cuándo debe ser visible la mejora.

Experiencia del paciente y estándares de marca

• Asegurarse de que cada etapa del recorrido del paciente —desde la primera consulta hasta el seguimiento— se sienta receptiva, cálida, pulida y coherente con la marca SanctuaireMD.

• Monitorizar los tiempos de espera, la comunicación, el ambiente, la preparación para la sala de tratamiento, la salida, el seguimiento y la recuperación del servicio; resolver las preocupaciones de forma rápida y profesional.

• Proteger la privacidad del paciente y garantizar el cumplimiento operativo de HIPAA, OSHA, las expectativas salariales y horarias de California, los procedimientos de control del tiempo, los periodos de comidas y descanso, las bajas por enfermedad, las vacaciones de vacaciones y las políticas de la empresa.

• Mantener límites claros de escalada: las decisiones operativas son responsabilidad del Gerente de la Práctica, mientras que los asuntos clínicos, legales y de alto riesgo para empleados se elevan adecuadamente.

Los objetivos se revisarán en función de las líneas base actuales, volumen de negocio, estacionalidad y prioridades de prácticas aprobadas. Las medidas clave incluyen:

| Área | Medidas Principales | Objetivo inicial / Estándar | Capacidad y Crecimiento | Utilización de proveedores; conversión de consultas; recuperación de ingresos y brechas de calendario | 70%+ utilización; 65%+ conversión de consultas; progreso hacia objetivos mensuales de ingresos
| Lealtad del paciente | Reprogramación; retención del paciente; plan de tratamiento y finalización del seguimiento | 60%+ reprogramación; 60%+ retención; seguimiento documentado y consistente
| Precisión | Precisión de la cita; cobro de pagos; documentación del historial del paciente y CRM | 98%+ precisión de la cita; cobro del 100%; documentación completa
| Reputación | Experiencia del paciente; resolución de preocupaciones; generación de reseñas | 20+ nuevas valoraciones de cinco estrellas al mes; recuperación puntual del servicio
| Liderazgo | Finalización de formación; revisiones de KPI; seguimiento de acciones puntuales; escalaciones del propietario | 90%+ tareas de acción completadas a tiempo; reducción medible de los problemas rutinarios que devuelven al propietario
| Operaciones | Preparación de programas; inventario; apertura/cierre; seguimiento de sistemas y proveedores | Preparación semanal constante sin interrupciones evitables ni seguimientos repetidos

• Establecer un ritmo operativo predecible, una estructura de comunicación y una cadena de mando clara para el equipo.

• Conocer el recorrido del paciente, los servicios, los sistemas, los horarios, las responsabilidades y las prioridades empresariales actuales tanto a nivel de consulta como de puesto.

• Formación del equipo de auditoría, flujos de trabajo diarios, capacidad del proveedor, tareas recurrentes, inventario e informes de KPI; identificar las carencias de mayor impacto.

• Implementar revisiones semanales de las tarjetas de puntuación, coaching individual, seguimiento de las acciones y informes concisos al propietario de la clínica.

• Generar un progreso visible en la utilización del horario, seguimiento de lideraje, reprogramación, experiencia del paciente, propiedad del equipo y reducción de escaladas operativas rutinarias.

• Presentar un plan operativo práctico de 90 días para el rendimiento continuo del Lafayette y la futura preparación del Moraga.

• Se prefieren tres o más años de experiencia exitosa en gestión en un spa médico, consulta de estética, clínica de cirugía plástica o dermatología, consulta de bienestar o un entorno sanitario orientado a servicios y ventas similares.

• Demostrar éxito liderando, asesorando y responsabilizando al equipo, no simplemente administrando horarios o completando tareas individuales.

• Liderazgo sólido en ventas con la capacidad de orientar de forma ética y eficaz en conversaciones consultivas, seguimiento, reprogramación, membresías, paquetes, comercio minorista y retención de pacientes.

• Experiencia en la creación o mantenimiento de incorporaciones estructuradas, formación, SOPs, paneles de KPI, revisiones de rendimiento y flujos de trabajo operativos.

• Comodidad con la planificación, los informes financieros y de rendimiento, los sistemas CRM/EMR, las plataformas de gestión de tareas y la toma de decisiones basada en datos; la experiencia con Jane y Monday.com es un punto a favor.

• Conocimiento práctico de HIPAA, privacidad del paciente, documentación y prácticas laborales en California relevantes para la gestión diaria de equipos.

• Organización, juicio, comunicación, discreción y cumplimiento excepcionales en un entorno de rápido movimiento.

• Capacidad para trabajar in situ en Lafayette, apoyar futuras operaciones en Moraga y mantener un horario acorde con las necesidades del negocio, incluidos los sábados.

Práctico y proactivo: Notas lo que necesita atención y te encargas de ti antes de que te lo pidan repetidamente.

Cálido y directo: Construyes confianza mientras sigues abordando las expectativas incumplidas de forma clara y rápida.

Con mentalidad comercial: Entiendes que una atención excepcional al paciente y un crecimiento responsable de ingresos se apoyan mutuamente.

Tranquilo bajo presión: Puedes priorizar, tomar decisiones acertadas y mantener al equipo en movimiento cuando cambien los planes.

Orientado a sistemas: Conviertes el trabajo recurrente en procesos claros, propietarios, plazos y estándares medibles.

Con una mentalidad de propietario sin sobrepasarse: Proteges el negocio, resuelves problemas operativos y sabes cuándo es apropiado escalar.

El Gestor de Consulta ayudará a SanctuaireMD a pasar de una ejecución dependiente del propietario a una estructura operativa fuerte y responsable. El éxito significa que el equipo sabe lo que se espera, el trabajo se completa sin seguimientos repetidos, el rendimiento es visible, los pacientes reciben una experiencia consistentemente excepcional y el Propietario de la Consulta puede dedicar más tiempo al liderazgo clínico y al crecimiento empresarial con la confianza de que se gestionan las operaciones diarias.

| ¿Listo para liderar con la propiedad? Buscamos un gestor que pueda crear estructura, elevar al equipo, reforzar el rendimiento y ayudar a construir la siguiente etapa de SanctuaireMD.