IQUASAR LLC
Asistente Administrativo
Tiempo completo • Newport, Rhode Island
iQuasar LLC busca un Asistente Administrativo en Newport, Rhode Island. En iQuasar, nos esforzamos por ofrecer la próxima generación de tecnologías de vanguardia. Nuestro crecimiento significa emocionantes oportunidades profesionales para profesionales talentosos en ingeniería, desarrollo de software y otras áreas clave. Ofrecemos compensaciones y beneficios competitivos, incluyendo seguros de salud, visión y dental, plan 401k de aportación y otros beneficios que se ofrecen a continuación, excelente formación y un entorno laboral vibrante. Nuestros empleados son excepcionales, lo que nos da una ventaja competitiva al innovar soluciones con un fuerte sentido de misión e integridad.
Puesto: Asistente administrativa
Ubicación: División NUWC Newport-1176 Howell Street, Newport, Rhode Island
Autorización: Secreto o superior
Responsabilidades:
- El personal que apoye este requisito deberá ser capaz de realizar los servicios de gestión de oficina aplicables identificados en el PWS, incluyendo:
- Operaciones de recepción: Proporcionar cobertura presencial en recepción cada día laborable para el Jefe de Departamento y la oficina de cada Jefe de División. Responder llamadas entrantes y transfiere la llamada, grabar y entregar un mensaje, o reenviar el llamante al buzón de voz correspondiente. Asegurar cobertura telefónica constante durante la jornada laboral, incluyendo el reenvío de llamadas a otro administrador contratista cuando sea necesario. Saludar a los visitantes, determinar la naturaleza de su visita y dirigirlos al personal gubernamental informado. Coordinar entrevistas e imprimir documentación. Actualizar y mantener las listas de convocatoria del edificio, listas de llamadas a revisión de emergencia Código 15 y otras herramientas de personal Código 15 ubicadas en las páginas de Equipos de División. Supervisar la funcionalidad de impresoras/copiadoras y enviar tickets de fallo cuando el equipo no funcione correctamente.
- Monitorizar los niveles de papel y tóner para impresoras, copiadoras y faxes e informar a las personas de color del Gobierno cuando se necesiten llamadas de servicio o suministros. Inventariar y organizar los suministros de oficina y proporcionar una lista de suministros de oficina consumibles recomendados. Empaquetar y preparar el correo para su distribución o envío, tanto interno como externo a NUWCDIVNPT, y clasificar y distribuir el correo entrante.
- Apoyo a la Acción de Personal/SF-52: Realizar la tarea no discrecional y administrativa de transcribir la Información Proporcionada por el Gobierno en el Personal del Mando. Herramienta de acción para rellenar los paquetes del Formulario Estándar 52 (SF-52). Transcribir con precisión la información proporcionada por el Gobierno en campos designados, adjuntar documentos de apoyo proporcionados por el Gobierno y presentar los paquetes ensamblados a la cadena de enrutamiento electrónico predefinida para revisiones, firmas y aprobaciones gubernamentales. El contratista no deberá asesorar al personal del Gobierno sobre acciones de personal, redactar o editar justificaciones sustantivas de forma independiente, interpretar regulaciones de personal ni ejercer discreción respecto al contenido del SF-52.
- Preparación y manejo de documentos: Preparar, editar y gestionar documentos y correspondencia para los requisitos de nivel departamental y programático del Código 15. Realizar la gestión de registros de documentos. Preparar, editar y registrar documentos; crear, mecanografiar, fusionar, revisar, actualizar, formatear, corregir, serializar, imprimir, preparar y enrutar documentos, presentaciones, mensajes navales y correspondencia.
- Preparar GFI CLASIFICADOS para su distribución o envío, incluyendo etiquetas de envío, reenvío de cartas y formularios de recibo de custodia. Mantener registros de documentos CLASIFICADOS y entregar en mano GFI CLASIFICADOS a los puntos de control de NUWC. Escanear, copiar, recopilar, subir, archivar y enrutar la documentación. Encaminar la correspondencia entrante que requiera firmas al personal gubernamental correspondiente. Compilar materiales de presentación, incluyendo puntos destacados, documentación técnica, gráficos, breves, hojas de ruta, gráficos e informes. Mantener registros de correspondencia.
- Procesamiento de datos/control de horas: Introducir, verificar y recuperar datos para crear e imprimir informes de bases de datos gubernamentales existentes. Revisar los datos de control de horas en ERP frente a las solicitudes de permiso dentro de Fiori para verificar que las tarjetas de tiempo están introducidas y son correctas y que las solicitudes de permiso están contabilizadas. Compilar informes consolidados que identificen entradas y discrepancias y proporcionarlos al POC gubernamental designado para su revisión y acción. El contratista no deberá hacer recomendaciones correctivas de hojas de horas a los empleados gubernamentales.
- Gestión de reuniones: Reservar salas de conferencias según la disponibilidad de salas proporcionadas por el Gobierno, el número de asistentes, los requisitos audiovisuales y los requisitos de videoconferencia. Compilar los horarios de reuniones, permisos y viajes en los calendarios de personas de color del Departamento. Preparar las agendas de las reuniones de departamentos y programas del Código 15 para su revisión gubernamental.
- Gestión de Viajes: Redactar órdenes de viaje, vales y solicitudes de formación para Servicio Temporal (TDY) en el Sistema de Viaje de Defensa (DTS). Rastrear órdenes, vales y solicitudes a través del proceso de aprobación y notificar a los aprobadores de solicitudes urgentes basándose en fechas de viaje de breve suspense.
- Solicitudes de visita: Apoyar al personal del Código 15 con requisitos de reuniones y visitas, incluyendo la reserva de ubicaciones, coordinación de la asistencia, asegurar que se publiquen las Directrices de Clasificación, difundir solicitudes de reuniones y presentar solicitudes de visita. Bajo dirección del Gobierno, preparar materiales de reunión y registrar las actas de las reuniones. Apoyar la aprobación, registro y logística para reuniones y conferencias fuera del campus. Investigar los códigos y puntos de contacto de la Oficina de Gestión de Seguridad (SMO) aplicables e introducir las solicitudes de visita en el Sistema de Información de Defensa para la Seguridad (DISS). Contactar las actividades receptoras para confirmar la recepción de solicitudes de visita y notificar a los solicitantes gubernamentales tras la confirmación.
Requisitos preferidos:
- Experiencia previa en gestión administrativa y de oficina apoyando a la Marina de los EE. UU., el Departamento de Defensa (DoD), NAVSEA o el entorno NUWC.
Un empleador que brinde igualdad de oportunidades:
iQuasar LLC es un orgulloso socio de la Military Spouse Employment Partnership (MSEP) y del Programa Virginia Values Veterans (V3), reflejando nuestro fuerte compromiso con el apoyo a los cónyuges de militares, veteranos y prácticas de contratación inclusivas. Somos un empleador de igualdad de oportunidades y no discriminamos por raza, religión, color, origen nacional, afiliación política, sexo, orientación sexual, identidad de género, edad, estado civil/parental/veterano, discapacidad, información genética, pertenencia a una organización de empleados, represalias, servicio militar, factores no relacionados con el mérito ni ninguna otra característica protegida por la ley aplicable.
Compensación: 23,00 $ - 25,00 $ la hora
(si ya tienes un currículum en Indeed)