Buscamos un Asistente Ejecutivo y Coordinador de Proyectos que apoye al propietario en un pequeño grupo de empresas afiliadas. Tú serás el propietario del calendario, evitarás que los proyectos y plazos se retrasen, y mantendrás registros organizados en cada entidad.
Este es un rol para alguien que piensa en listas de verificación y seguimientos: la persona que se da cuenta del contrato que nadie firmó y de la fecha de renovación a tres semanas.
Responsabilidades clave
Soporte Ejecutivo y Calendario (aprox. 35%)
● Poseer el calendario del propietario: programar reuniones entre entidades, resolver conflictos y enviar confirmaciones y recordatorios
● Coordinar viajes, citas y logística
● Preparar materiales y agendas para reuniones; tomar notas y difundir los puntos de acción
● Gestionar y triar la correspondencia entrante, redactar respuestas rutinarias
● Servir como punto de contacto profesional para terceros en nombre del propietario
Coordinación de proyectos (aprox. 30%)
● Mantener rastreadores de proyectos y registros de estado entre las empresas afiliadas; actualizar regularmente y señalar los elementos que van con retraso
● Hacer seguimiento con partes internas y externas sobre entregables pendientes y plazos
● Coordinar los horarios y materiales para reuniones y revisiones del proyecto
● Realizar investigación básica y recopilar los hallazgos en resúmenes claros
● Seguir los plazos recurrentes de los negocios — renovaciones de licencias y registro, presentaciones, fechas de contratos — y anticiparlos con suficiente antelación
Gestión de Registros y Documentos (aprox. 20%)
● Organizar contratos, acuerdos y registros comerciales; mantener un índice claro de documentos por entidad
● Reunir y enviar documentos para revisión y firma; hacer seguimiento de lo que está pendiente
● Mantener archivos de arrendamiento, certificados de seguros y acuerdos con proveedores
● Supervisar las fechas de expiración y renovación del contrato y actualizarlas con antelación
● Mantener sistemas de archivo digitales y físicos organizados en todas las ubicaciones

Soporte General al Negocio (aprox. 15%)
● Coordinar con proveedores y proveedores de servicios en la programación, presupuestos y seguimiento
● Gestionar las necesidades de suministros de oficina, equipos y instalaciones en ambas ubicaciones
● Preparar y organizar la documentación de gastos para la revisión de la contabilidad
● Mantener listas de contactos, credenciales de cuenta y documentación de referencia
● Apoyar las necesidades administrativas ad hoc a medida que surgen en toda la empresa
Cualificaciones
Obligatorio
● 2+ años en apoyo ejecutivo, coordinación administrativa o coordinación de proyectos
● Sólido conocimiento práctico de Google Workspace o Microsoft Office, especialmente de herramientas de calendario y hojas de cálculo
● Historial de gestionar múltiples plazos sin perder ninguno
● Comunicación escrita y verbal clara, profesional y cálida
● Discreción demostrada en el manejo de información confidencial comercial y personal
● Capaz de trabajar en Pleasanton
Preferido
● Experiencia apoyando a un empresario o ejecutivo con múltiples proyectos
● Exposición a bienes raíces, inversiones o servicios profesionales
● Familiaridad con herramientas de seguimiento de proyectos (Asana, Monday, Notion o similares)
Cómo solicitar
Por favor, envía tu currículum junto con una breve nota explicando por qué te atrae esta combinación de trabajos.
hr@aurum.pe