Responsable de Oficina – Operaciones de Deportes Juveniles

• ¡Ambiente en equipo con un enfoque en la DIVERSIÓN!
  
  
• Desarrolla experiencia en liderazgo y gestión
  
  
• Oportunidad de influir directamente en el éxito de los programas deportivos juveniles
  
  
• Oportunidades de formación online y desarrollo profesional
  
  
• Ambiente de trabajo dinámico y orientado al equipo
  
  
• Oportunidad de crecimiento continuo dentro de la organización
  
  

• Ayuda a gestionar las operaciones diarias de la oficina de i9 Sports
  
  
• Mantener un entorno de oficina organizado, productivo y profesional
  
  
• Apoyar al Director de Programa y al Director de Operaciones con prioridades operativas diarias
  
  
• Gestionar múltiples proyectos y plazos simultáneamente
  
  
• Ayudar a establecer y mantener los procedimientos de oficina, flujos de trabajo, listas de verificación y sistemas operativos
  
  
• Asegúrate de que las tareas administrativas se completen con precisión y a tiempo
  
  
• Mantener archivos electrónicos y físicos organizados
  
  
• Haz un seguimiento de los proyectos pendientes y haz seguimiento con los miembros del equipo para asegurar la finalización
  
  
• Identificar problemas operativos y ayudar a desarrollar soluciones prácticas
  
  
• Ayuda con informes, hojas de cálculo, introducción de datos y documentación del programa
  
  
• Ayuda a mantener calendarios, plazos de programas, necesidades de personal y cronogramas operativos estacionales
  
  

• Gestionar un Alto volumen de correos electrónicos y llamadas telefónicas de clientes
  
  
• Ofrece respuestas oportunas, profesionales, precisas y amables a las familias
  
  
• Mantén una excelente comunicación escrita, gramática, ortografía y etiqueta por correo electrónico
  
  
• Responder preguntas a los padres sobre programas, calendarios, registros, plantillas, uniformes, ubicaciones, políticas y otra información de la liga
  
  
• Gestiona las preocupaciones de los clientes de forma profesional y trabaja para conseguir soluciones adecuadas
  
  
• Reconocer cuándo un asunto requiere ser escalado al Director de Programa o al Director de Operaciones
  
  
• Haz seguimiento con los clientes para asegurarte de que se resuelven las preocupaciones
  
  
• Mantén un enfoque positivo y centrado en las soluciones, incluso durante conversaciones difíciles
  
  
• Interactúa profesionalmente con padres, niños, entrenadores, empleados, voluntarios y socios comunitarios
  
  

• Ayudar en la creación de ligas deportivas juveniles, campamentos, clínicas y otros programas
  
  
• Crear y mantener plantillas, calendarios, equipos, divisiones e información del programa
  
  
• Revisa los números de registro y ayuda a determinar las necesidades del equipo y del programa
  
  
• Supervisar la capacidad del programa e identificar áreas que requieren inscripciones adicionales, entrenadores o personal
  
  
• Asistencia en la formación y programación del equipo
  
  
• Ayuda a garantizar que la información introducida en los sistemas de la empresa sea precisa
  
  
• Preparar materiales operativos para las próximas temporadas y programas
  
  
• Coordinarse con la dirección para asegurar que los programas estén operativos antes del lanzamiento
  
  
• Ayuda a mantener los calendarios de los programas, las fechas límite y las responsabilidades de cuenta atrás para el tiempo de partido
  
  
• Colaborar con eventos especiales, campamentos, clínicas y otros programas según sea necesario
  
  

• Ayudar en la incorporación y formación del personal a tiempo parcial
  
  
• Asegúrate de que el personal entienda las expectativas, responsabilidades, estándares de atención al cliente y procedimientos para el día del partido
  
  
• Ayuda a coordinar el entrenamiento antes de cada temporada y a lo largo de la temporada según sea necesario
  
  
• Verifica que el personal disponga de la información, materiales, uniformes, equipamiento y recursos necesarios para desempeñar su trabajo con éxito
  
  
• Reforzar las políticas, procedimientos y estándares de marca de la empresa
  
  
• Ayudar a los líderes a identificar áreas donde se necesita formación o coaching adicional del personal
  
  
• Proporciona retroalimentación constructiva y orientación al personal
  
  
• Ayuda a garantizar que la cobertura del personal de fin de semana sea adecuada para cada ubicación
  
  
• Haz seguimiento de la asistencia, preparación, profesionalidad y cumplimiento de responsabilidades asignadas
  
  
• Ayuda a crear una cultura positiva de responsabilidad, trabajo en equipo y mejora continua
  
  

• Mantener un inventario preciso de material deportivo, uniformes, suministros, señalización, materiales de oficina y material para los días de partido
  
  
• Realizar recuentos rutinarios de inventario
  
  
• Identificar las escaseces antes de que afecten a un programa
  
  
• Coordinar la preparación y distribución del equipo para los lugares de fin de semana
  
  
• Asegúrate de que el equipo sea devuelto, contabilizado y almacenado correctamente
  
  
• Mantener áreas de almacenamiento organizadas
  
  
• Ayuda con el pedido o solicitud de equipos y suministros de reemplazo
  
  
• Equipo dañado, faltante o inutilizable de la vía
  
  
• Ayuda a asegurarte de que cada local cuente con el equipo adecuado antes de empezar la programación
  
  

• Ayuda a mantener relaciones positivas con escuelas, gimnasios, parques, iglesias, municipios y otros socios de instalaciones
  
  
• Actuar como punto de contacto profesional para los lugares asignados
  
  
• Comunicar los horarios, necesidades, cambios y preocupaciones operativas de las instalaciones
  
  
• Confirma el acceso a las instalaciones y los detalles del programa antes de que comience la liga
  
  
• Haz un seguimiento rápido cuando surjan problemas con el recinto
  
  
• Mantener una comunicación profesional y proteger las relaciones a largo plazo con las instalaciones
  
  
• Ayudar en las visitas a las instalaciones y la planificación operativa
  
  
• Comunica los cambios rápidamente a la dirección, al personal y a las familias cuando sea necesario
  
  
• Ayudar a garantizar que las instalaciones se mantengan limpias, organizadas y conforme a las expectativas del recinto
  
  

• Proporcionar apoyo operativo en campos y gimnasios los fines de semana según lo programado
  
  
• Asistencia con la ubicación de programas de apertura y cierre
  
  
• Verifica que el personal esté presente, debidamente formado, preparado y en posición
  
  
• Asegúrate de que el equipo y el inventario necesarios estén disponibles en cada ubicación
  
  
• Interactúa con padres e hijos y ofrece un excelente servicio de atención al cliente in situ
  
  
• Apoyar a los responsables de sitio, miembros del personal y entrenadores voluntarios
  
  
• Ayudar a resolver problemas operativos y de atención al cliente en tiempo real
  
  
• Observa el rendimiento del personal y ofrece coaching cuando sea apropiado
  
  
• Asegurarse de que los estándares de la marca i9 Sports se mantengan de forma constante
  
  
• Ayuda a garantizar que los programas se mantengan organizados, seguros, en horario y divertidos
  
  
• Comunicar los asuntos importantes al Director de Programación y al Director de Operaciones
  
  
• Ayuda con la preparación y el desmontaje cuando sea necesario
  
  

• Microsoft Excel
  
  
• Microsoft Office
  
  
• Google Workspace
  
  
• Gestión de correo electrónico
  
  
• Sistemas de programación
  
  
• Sistemas de gestión de relaciones con clientes
  
  
• Plataformas de registro y gestión deportiva
  
  
• Formularios y documentos en línea
  
  
• Plataformas de comunicación para el personal
  
  
• Paneles de control de informes
  
  
• Resolución básica de problemas tecnológicos y problemas de cuentas de clientes
  
  

• Se requiere un título de grado O experiencia demostrada en liderazgo, gestión u operaciones equivalente
  
  
• Se prefiere experiencia previa en gestión de oficina, operaciones, atención al cliente, gestión de programas o liderazgo
  
  
• Se prefiere encarecidamente experiencia gestionando o apoyando a empleados
  
  
• Sólida experiencia en atención al cliente
  
  
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
  
  
• Buena etiqueta profesional en el correo electrónico
  
  
• Cómodo gestionando un alto volumen de correos electrónicos y llamadas telefónicas
  
  
• Habilidades sólidas en mecanografía e informática
  
  
• Domina la tecnología y es capaz de aprender nuevos sistemas rápidamente
  
  
• Conocimientos prácticos de Microsoft Excel y/o Google Sheets
  
  
• Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo
  
  
• Capacidad excepcional para priorizar y gestionar múltiples responsabilidades simultáneamente
  
  
• Gran atención al detalle
  
  
• Capacidad para trabajar de forma independiente sin requerir supervisión constante
  
  
• Fuerte cumplimiento y responsabilidad personal
  
  
• Capacidad para identificar problemas y tomar la iniciativa para encontrar soluciones
  
  
• Cómodo proporcionando orientación y feedback al personal
  
  
• Capacidad para recibir feedback y coaching de forma profesional
  
  
• Actitud positiva, adaptable y centrada en soluciones
  
  
• Fuerte mentalidad de jugador de equipo
  
  
• Actitud profesional al comunicarse con clientes y socios comunitarios
  
  
• Cómodo interactuando tanto con adultos como con niños
  
  
• Capacidad para mantener la calma y la profesionalidad en situaciones de alta presión o de rápido cambio
  
  
• Fiable y puntual
  
  
• La experiencia en deportes juveniles, recreación, hostelería, educación o gestión de programas es un punto a favor
  
  
• Debe ser capaz de superar una Verificación Nacional de Antecedentes Penales
  
  

• Siéntate en un escritorio y trabaja en el ordenador durante largos periodos
  
  
• Utiliza un teclado, un ordenador y un teléfono durante la jornada laboral
  
  
• Permanece de pie y camina durante largos periodos durante los programas de fin de semana
  
  
• Dobla, arrodilla, alcance y mueve el equipo
  
  
• Levantar y cargar hasta 50 libras
  
  
• Asistencia con la carga, descarga, instalación y desguace del equipo cuando sea necesario
  
  
• Trabajo en interiores y exteriores
  
  
• Trabajar en diferentes temperaturas y condiciones meteorológicas durante los programas al aire libre
  
  
• Muévete por campos, gimnasios, colegios y otras instalaciones deportivas
  
  

• Toma posesión
  
  
• Comunica claramente
  
  
• Cumple
  
  
• Se responsabiliza a sí mismo y a los demás
  
  
• Se siente cómodo tomando decisiones
  
  
• Aprende rápido
  
  
• Los mangos cambian bien
  
  
• Construye relaciones positivas
  
  
• Puede gestionar prioridades en competencia
  
  
• Ayuda a otros a tener éxito
  
  
• Aporta soluciones en lugar de solo identificar problemas
  
  
• Mantiene un positivo, Actitud de "sí se puede hacer"