Puyana Plastic Surgery PLLC
Responsable de consulta - Clínica de Cirugía Plástica
Tiempo completo • Coral Gables
Beneficios:
- Bonificación basada en el rendimiento
- Partidos de la empresa
- Tiempo libre remunerado
Resumen del puesto
Puyana Plastic Surgery busca un Gestor de Práctica experimentado, altamente organizado, proactivo y práctico para liderar las operaciones diarias de nuestra creciente práctica de cirugía plástica.
Este es un puesto clave de liderazgo responsable de garantizar que la consulta funcione de forma eficiente, que el equipo actúe a un alto nivel, que los pacientes reciban una experiencia excepcional y que se sigan de forma constante los sistemas y flujos de trabajo establecidos.
El Responsable de la Consulta supervisará las operaciones de la consulta, incluyendo recepción, coordinación de pacientes, flujos de trabajo en la consulta médica, programación, comunicaciones con los pacientes, rendimiento del personal y experiencia general del paciente.
Buscamos un ejecutor fuerte y un gestor de personas que asuma la responsabilidad, cumpla con ello, resuelva los problemas de forma proactiva y haga que el equipo rinda cuentas. El Gestor de Consulta debe comprender la operación lo suficiente como para intervenir donde sea necesario, incluso actuando como coordinador de pacientes/quirúrgico cuando sea necesario apoyo o cobertura adicional.
El objetivo de este puesto es crear una práctica organizada, responsable y de alto rendimiento que no dependa de la propiedad para la ejecución rutinaria diaria.
Responsabilidades clave
Operaciones de práctica
- Ser responsable de las operaciones diarias de la consulta fuera del quirófano.
- Asegúrate de que la consulta esté organizada, con el personal adecuado y preparada para cada día laborable.
- Gestionar los flujos de trabajo en recepción, coordinación de pacientes, asistentes médicos, conserjería y otras funciones administrativas y clínicas.
- Establece prioridades diarias claras y asegúrate de que se cumplan tus responsabilidades.
- Asegúrate de que las políticas, procedimientos operativos operativos estándar, flujos de trabajo y estándares de servicio se cumplan de forma constante.
- Identificar y resolver problemas operativos de forma proactiva sin escalar innecesariamente al liderazgo.
- Coordina entre departamentos para mantener un flujo y una comunicación eficientes de pacientes.
- Ejecutar iniciativas operativas y mejoras establecidas por el liderazgo.
- Mantén un entorno de práctica pulido, organizado, eficiente y acogedor.
Liderazgo y Responsabilidad del Equipo
- Supervisa directamente al equipo de práctica fuera de quirófano.
- Establece expectativas claras y responsabiliza a los empleados por el rendimiento y los resultados.
- Supervisa la asistencia, puntualidad, productividad, profesionalidad, comunicación y cumplimiento de flujos de trabajo establecidos.
- Realiza reuniones regulares del equipo, revisiones, entrenamiento y evaluaciones de desempeño.
- Aborda las preocupaciones de rendimiento o comportamiento de forma rápida en lugar de permitir que los problemas continúen.
- Coordina los horarios y asegura la cobertura adecuada del personal.
- Ayudar en la captación, entrevistas, incorporación, formación y desarrollo de empleados.
- Construye una cultura profesional, positiva, responsable y orientada al equipo.
- Asegúrate de que los empleados comprendan sus responsabilidades y cumplan sin que la dirección reciba recordatorios constantes.
Experiencia del paciente y comunicación
- Asegúrate de que cada paciente reciba un servicio cálido, profesional, receptivo y constante.
- Controla la calidad y puntualidad de llamadas, mensajes de texto, mensajes de entrada, consultas y seguimientos.
- Asegurarse de que las comunicaciones con los pacientes se asignen adecuadamente y que no se pase por alto nada que requiera acción.
- Controla los tiempos de espera del paciente, el flujo de citas y la experiencia general del paciente.
- Gestionar las preocupaciones escaladas de los pacientes de forma profesional y trabajar hacia las soluciones adecuadas.
- Identificar problemas recurrentes en la experiencia del paciente e implementar soluciones.
- Refuerza los estándares de comunicación y servicio esperados de una clínica de cirugía plástica de primer nivel.
Coordinación del paciente y rendimiento de conversión
- Liderar y apoyar al equipo de coordinación de pacientes.
- Asegurarse de que los nuevos clientes y posibles pacientes reciban un seguimiento oportuno, profesional y constante.
- Supervisa los canales de leads, consultas, presupuestos, seguimientos, reservas, cancelaciones y el rendimiento de las conversiones.
- Asegurarse de que los coordinadores sigan los procesos establecidos de consulta, presupuestos, depósitos, financiación, pago y seguimiento.
- Revisa el desempeño del coordinador en relación con los KPIs establecidos e identifica oportunidades de mejora.
- Coordinadores de coaching en organización, seguimiento, comunicación con pacientes y rendimiento en la conversión.
- Asegúrate de que los registros de los pacientes y la información del CRM sean precisos, completos y actualizados.
- Ayudar con situaciones escaladas de posibles pacientes cuando sea necesario.
- Actúa y actúa como coordinador de pacientes/quirúrgico cuando sea necesario, incluyendo asistir a posibles pacientes, hacer seguimiento de consultas y presupuestos, discutir los siguientes pasos y ayudar a los pacientes a avanzar adecuadamente en el proceso de reserva.
- Mantener un enfoque centrado en el paciente mientras apoya los objetivos de crecimiento y rendimiento de la consulta.
Programación y flujo de pacientes
- Supervisa los flujos de trabajo de consulta, preoperatorios, postoperatorios, de seguimiento y otras citas en consulta.
- Asegúrate de que los horarios estén organizados y optimizados.
- Supervisa confirmaciones, cancelaciones, reprogramas, ausencias y pausas en la agenda.
- Garantizar una coordinación adecuada entre los coordinadores de pacientes, asistentes médicos, recepción, proveedores y el equipo de quirófano cuando sea aplicable.
- Anticipa los conflictos de agenda y los cuellos de botella operativos y resuélvelos de forma proactiva.
- Asegúrate de que el equipo esté preparado para las próximas citas y necesidades de los pacientes.
Flujos de trabajo administrativos y en consultas clínicas
- Supervisa los flujos de trabajo administrativos y de atención al paciente en las clínicas fuera del quirófano.
- Asegúrate de que los formularios, consentimientos, datos demográficos, citas, historiales de pacientes y documentación requerida se mantengan correctamente.
- Supervisa las responsabilidades administrativas y de flujo de pacientes de los asistentes médicos fuera del quirófano.
- Asegurarse de que los requisitos preoperatorios y los asuntos pendientes para los pacientes se registren y comuniquen adecuadamente.
- Coordina con el responsable de quirófano y el equipo clínico cuando asuntos quirúrgicos o clínicos requieran comunicación entre departamentos.
- Mantener la confidencialidad y asegurar el cumplimiento de la HIPAA y las políticas de la consulta.
Supervisión financiera y de pagos
- Asegúrate de que se cumplan de forma constante las políticas establecidas de precios, depósitos, pagos, financiación, cancelación y reembolso.
- Supervisa los saldos de los pacientes, depósitos, plazos de pago, financiación, reembolsos y cuentas pendientes según corresponda.
- Revisa los informes operativos e identifica discrepancias que requieran seguimiento.
- Asegúrate de que las transacciones y cuentas de los pacientes estén documentadas con precisión.
- Escalar excepciones significativas al liderazgo según las políticas establecidas.
- Trabaja con la dirección o la contabilidad en asuntos financieros operativos cuando sea necesario.
Sistemas, Tecnología e Implementación de Procesos
- Asegurarse de que el equipo utilice correctamente las plataformas de CRM, comunicación, programación, pagos, formularios electrónicos y otras tecnologías de la consulta.
- Mantener altos estándares de precisión de datos y uso del sistema.
- Formar a los empleados en sistemas, flujos de trabajo y cambios de procesos.
- Identificar problemas recurrentes de flujo de trabajo o tecnología y coordinar soluciones.
- Implementar procedimientos operativos estándar, políticas, sistemas y mejoras operativas establecidas por el liderazgo.
- Supervisa la adopción y asegúrate de que los nuevos procesos formen parte de la ejecución diaria del equipo en lugar de ir perdiendo con el tiempo.
- Identifica las lagunas entre los procesos establecidos y el comportamiento real del personal y corrígelas.
Gestión del Rendimiento e Informes
- Supervisa los KPIs clave de práctica y métricas operativas.
- Seguimiento del rendimiento en la comunicación con el paciente, la respuesta al cliente, la programación, las consultas, la conversión, las cancelaciones, la experiencia del paciente, la productividad del personal y otros objetivos establecidos.
- Utiliza los datos para identificar problemas y oportunidades de mejora.
- Proporcionar a la dirección actualizaciones concisas y accionables sobre el rendimiento, el personal, la experiencia del paciente y los problemas operativos.
- Identifica tendencias y causas raíz en lugar de simplemente informar incidentes individuales.
- Mantén listas de acciones y sigue adelante hasta que los problemas se resuelvan completamente.
- Reúne los problemas de liderazgo con las soluciones propuestas siempre que sea posible.
Ámbito del puesto
El Gerente de la Consulta es responsable de las operaciones fuera del quirófano.
Un gestor de quirófano separado es responsable de la gestión directa de las operaciones de quirófano, el procesamiento estéril, el inventario quirúrgico, el personal de quirófano, las operaciones relacionadas con anestesia y los requisitos regulatorios y de cumplimiento específicos de quirófano.
El Gerente de Consulta y el Responsable de Quirófano trabajarán estrechamente cuando sea necesaria la coordinación entre la consulta, los pacientes, los profesionales y el departamento quirúrgico.
Se espera que el Gestor de Consulta comprenda el recorrido general del paciente—incluido el proceso quirúrgico—pero no es responsable de gestionar el departamento de quirófano.
Cualificaciones
- Se prefieren 3+ años de experiencia en gestión de consultas médicas, operaciones sanitarias o un puesto de liderazgo comparable.
- Se prefiere encarecidamente la experiencia en cirugía plástica, cirugía estética, dermatología, estética u otra práctica médica electiva de alto nivel.
- Experiencia gestionando coordinadores de pacientes, equipos de recepción y/o asistentes médicos.
- Capacidad demostrada para supervisar a los empleados, proporcionar feedback y exigir responsabilidades a los equipos.
- Sólido conocimiento de la coordinación del paciente, la gestión de prospectos, la programación y los flujos de trabajo en consultas médicas.
- Experiencia trabajando en un entorno orientado al rendimiento y gestionando según KPIs.
- Sólidas habilidades organizativas, de liderazgo y de resolución de problemas.
- Atención excepcional al detalle y cumplimiento del objetivo.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Cómodo trabajando en un entorno rápido y de alto volumen.
- Sólidas habilidades tecnológicas y capacidad para aprender rápidamente nuevos sistemas.
- Profesional, pulido, discreto, cálido y centrado en el paciente.
- Se prefieren ampliamente el inglés/español bilingüe.
El candidato ideal
Buscamos a alguien que:
- Es un albacea que asume la responsabilidad y hace que las cosas se hagan.
- Piensa como un propietario y asume la responsabilidad de la operación en general.
- No necesita recordatorios repetidos sobre tareas pendientes.
- Anticipa los problemas en lugar de esperar a que la dirección los identifique.
- Se siente cómodo exigiendo responsabilidades a los empleados mientras mantiene un ambiente de equipo positivo.
- Puede moverse fácilmente entre gestionar el equipo y intervenir para ayudar a ejecutar cuando sea necesario.
- Se siente cómodo hablando con posibles pacientes quirúrgicos y puede apoyar con confianza el proceso de coordinación del paciente.
- Entiende que un excelente servicio al paciente y un sólido rendimiento empresarial deben trabajar juntos.
- Puede priorizar eficazmente cuando ocurren muchas cosas simultáneamente.
- Presta atención a los detalles sin perder de vista la operación en general.
- Se comunica de forma clara, directa y profesional.
- Aporta soluciones—no solo problemas—al liderazgo.
- Sabe qué se puede manejar de forma independiente y qué realmente requiere escalar.
- Puede tomar un proceso establecido y asegurarse de que todo el equipo lo siga de forma consistente.
- Disfruta creando orden, responsabilidad, eficiencia y coherencia en una organización en crecimiento.
Cómo se ve el éxito
El Gestor de Consulta hace que la consulta dependa menos de la propiedad para su ejecución diaria.
El liderazgo establece la visión, prioridades, políticas y sistemas, y el Gestor de Práctica se asegura de que se lleven a cabo de forma coherente.
Se atiende a los pacientes. Se hace seguimiento con los responsables. Los coordinadores actúan. Los empleados saben de qué son responsables. Los mensajes no se quedan en el olvido. Los horarios y flujos de trabajo se organizan. Los problemas se resuelven rápidamente. Las tareas pendientes se cumplen hasta la finalización.
El responsable de la consulta sabe lo que ocurre en toda la consulta y se encarga de asegurarse de que todo se haga.
Compensación
La compensación consiste en un salario base competitivo más un bono basado en el rendimiento vinculado a la práctica establecida y a los KPIs individuales.
Los incentivos por el rendimiento se basan en resultados medibles y en el rendimiento global de la práctica y del equipo. Este puesto no es por comisión.
Compensación: 60.000,00 $ - 100,000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)