Jaquith Consulting Group Inc
Controlador de Documentos Junior
Tiempo completo • Sacramento
Beneficios:
- 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Seguro de visión
Cliente / Compromiso: Autoridad de Ferrocarril de Alta Velocidad de California (CHSRA)
Ubicación: Sacramento, CA (en el lugar)
Rango salarial: 62.000-90.000 $ (acorde con la experiencia)
Tipo de empleo: A tiempo completo
Ubicación: Sacramento, CA (en el lugar)
Rango salarial: 62.000-90.000 $ (acorde con la experiencia)
Tipo de empleo: A tiempo completo
Resumen del puesto
Jaquith Consulting Group, Inc. (JCG) busca un Controlador Junior de Documentos orientado al detalle para apoyar el desarrollo, gestión y mantenimiento de documentos y registros en toda la Autoridad de Ferrocarril de Alta Velocidad de California, garantizando el cumplimiento, éxito e integridad continuos del Sistema de Control de Documentos (DCS).
Este puesto apoya a la Autoridad asegurando el manejo oportuno, preciso y eficiente de toda la documentación y datos del proyecto, alineándose con los estándares de calidad y los procedimientos específicos del proyecto. El Controlador Junior de Documentos desempeña un papel fundamental en el control de versiones, la trazabilidad y la integridad de los documentos controlados a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Además, el titular ayuda a desarrollar y mantener políticas, procedimientos y materiales de formación relacionados con el DCS, garantiza una integración fluida con otros sistemas de gestión documental y forma al personal estatal para utilizar el DCS de manera eficaz en consonancia con los objetivos organizativos. Este puesto es vital para garantizar que las operaciones de control documental sean coherentes, eficientes y cumplan con los requisitos regulatorios y del programa.
Responsabilidades clave
- Establecer y mantener sistemas y flujos de trabajo de control documental para la presentación, aprobación y distribución de documentos
- Ayudar con la configuración inicial del DCS, incluyendo la definición de los requisitos del proyecto, la selección de la plataforma adecuada, el diseño de estructuras de carpetas y metadatos, el desarrollo de convenciones de nombres, la configuración de flujos de trabajo automatizados y el establecimiento de roles y permisos de usuario para garantizar un entorno de gestión documental estructurado, seguro y eficiente
- Recibe e registra los documentos entrantes de contratistas, consultores y equipos internos en el DCS, asegurando que todos los metadatos, como título, número, revisión, disciplina y originador, sean precisos y completos
- Mantener copias maestras de todos los documentos relacionados con el proyecto, mantener el control de versiones, hacer seguimiento de revisiones y asegurar el formato y las convenciones de nombres correctos para documentos técnicos y de proyecto
- Colaborar con contratistas, consultores y partes interesadas internas para garantizar la presentación y recuperación oportuna de la documentación requerida
- Garantizar el cumplimiento de los estándares de control documental, los protocolos de control de calidad/control de calidad y los requisitos regulatorios
- Archivar adecuadamente los documentos del proyecto y facilitar auditorías o entregas al finalizar el proyecto
- Desarrollar y mantener la Guía de Gestión de Control Documental (DCMG) para reflejar los procedimientos actuales, cambios en el sistema y requisitos de cumplimiento.
- Proporcionar formación y apoyo a los miembros del equipo sobre procesos y herramientas de control documental para utilizar con éxito el Sistema de Control de Documentos (DCS)
- Generar informes sobre el estado de los documentos, hacer seguimiento de los tiempos de entrega de los envíos, escalar cuellos de botella en las revisiones y mantener paneles o rastreadores para mantener informada a la dirección del proyecto
- Investigar, revisar y analizar la eficacia y eficiencia de los procesos existentes y desarrollar estrategias para mejorar o potenciar aún más estos procesos
- Ayudar en el desarrollo de políticas, procedimientos, plantillas y herramientas estandarizadas para prácticas coherentes de control documental en contratos y oficinas
- Asegurarse de que todos los documentos estén listos para auditoría y cumplan con los estándares del proyecto identificando registros faltantes, revisiones no autorizadas o lagunas en la aprobación, y señalando cualquier inconsistencia para acciones correctivas
- Ayudar con las actividades de formación en control documental, incluyendo la incorporación de nuevo personal, proporcionar soporte continuo al usuario, liderar microformación específica del sistema, reforzar los estándares de cumplimiento, mantener registros de formación, actualizar materiales de referencia y mejorar continuamente la formación basada en la retroalimentación de los usuarios y los cambios en el sistema
- Asistir y garantizar el cumplimiento de la certificación, auditorías y recertificaciones ISO 9001:2015 de la Autoridad
- Asistir y garantizar el cumplimiento de normas contractuales, legales y regulatorias (por ejemplo, ISO 9001, FHWA, FTA), y apoyar la realización de auditorías para verificar la trazabilidad de documentos y el control de versiones
- Supervisar los calendarios de retención de documentos y apoyar retenciones legales, solicitudes FOIA/registros públicos y respuestas a auditorías de terceros
- Establecer y mantener relaciones laborales y comunicaciones efectivas con el personal del cliente, consultores de proyectos, contratistas privados, empleados y el público
- Realizar auditorías periódicas para verificar la precisión de los metadatos, revisiones atrasadas o problemas de control de versiones
Cualificaciones requeridas
- Licenciatura en Administración de Empresas, Gestión de la Información, Gestión de Registros, Administración Pública o un campo relacionado; o experiencia profesional equivalente
- Un mínimo de dos (2) años de experiencia realizando funciones de control documental, preferiblemente en infraestructuras, transporte o proyectos del sector público
- Conocimiento práctico de los principios de control documental, incluyendo metadatos, convenciones de nombres, control de versiones, seguimiento de revisiones y clasificación de documentos
- Dominio de Microsoft Office y Adobe Acrobat, y familiaridad práctica con SharePoint o una plataforma de gestión documental comparable
- Experiencia recibiendo, registrando y manteniendo documentos controlados dentro de un sistema de gestión documental empresarial, con especial atención a la precisión y completitud de los metadatos
- Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle, con la capacidad de gestionar múltiples prioridades y cumplir plazos
- Claras habilidades de comunicación escrita y verbal, con la capacidad de colaborar eficazmente con contratistas, consultores y equipos internos
- Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa con equipos multidisciplinares
Cualificaciones Preferidas
- Experiencia apoyando el control de documentos en programas de capital complejos y a gran escala, preferiblemente en infraestructuras, transporte o entornos del sector público
- Familiaridad con protocolos de control de calidad/control de calidad y estándares de calidad como ISO 9001:2015, incluyendo soporte para auditorías y recertificaciones
- Exposición a requisitos regulatorios y de cumplimiento federales o estatales (por ejemplo, FHWA, FTA) y a registros públicos, FOIA o procesos legales de retención
- Experiencia ayudando en la configuración o configuración de un Sistema de Control de Documentos, como estructuras de carpetas, esquemas de metadatos, flujos de trabajo automatizados o roles y permisos de usuario
- Experiencia en el desarrollo o mantenimiento de procedimientos estándar, manuales de escritorio, mapas de procesos, plantillas o materiales de formación
- Experiencia impartiendo formación o soporte de incorporación a usuarios en herramientas y procesos de gestión documental
- Progreso o interés en la certificación profesional en gestión documental o documental (por ejemplo, CDIA+, CRM)
Conocimientos, habilidades y capacidades
- Buen conocimiento de los principios, estándares y mejores prácticas de control documental, incluyendo requisitos de metadatos, convenciones de nombres, control de versiones y estándares de clasificación
- Capacidad para recibir, registrar y rastrear documentos controlados con precisión, manteniendo la integridad de los datos y el control de versiones a lo largo de todo el ciclo de vida del documento
- Gran atención al detalle y responsabilidad, con un compromiso con la precisión y la promoción de prácticas coherentes de control documental
- Capacidad para identificar registros perdidos, revisiones no autorizadas o lagunas en la aprobación y para señalar inconsistencias para acciones correctivas
- Familiaridad con los protocolos de QA/QC y los requisitos de cumplimiento normativo, con la capacidad de apoyar auditorías, recertificaciones y actividades de retención de documentos
- Capacidad para generar informes de estado, paneles de control y rastreadores, así como para comunicar el estado de los documentos y los tiempos de respuesta a los directivos
- Dominio de Microsoft Office, SharePoint, Adobe Acrobat y plataformas de gestión documental empresarial
- Disposición para aprender y apoyar mejoras en procesos, formación de usuarios y el desarrollo continuo de procedimientos de control documental
Jaquith Consulting Group es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes cualificados serán considerados sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, discapacidad, edad, condición de veterano o cualquier otra característica protegida.
Compensación: 62.000,00 $ - 90,000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)