RD Appliance Service, Corp. es una empresa familiar que presta servicio a Long Island desde 1963. Buscamos a una persona organizada, orientada al detalle, con experiencia en responsabilidades de cuentas a cobrar, cuentas a pagar y otras tareas administrativas de oficina, para unirse a nuestro equipo.

Establecemos los estándares de profesionalidad y experiencia en nuestro sector y nos esforzamos por ofrecer el servicio de electrodomésticos de la más alta calidad en nuestra zona. Atendemos a la mayoría de las marcas de electrodomésticos, pero nos centramos principalmente en marcas de alta gama, junto con una división comercial en crecimiento. Las expectativas para nuestros empleados son altas, pero nos esforzamos por ofrecer una cultura laboral positiva y un ambiente amigable y optimista. Ejemplificando nuestro código de valores, muestras respeto y cortesía hacia todos los clientes y empleados. Los valores fundamentales de nuestra empresa son Honestidad, Integridad, Profesionalidad, Experiencia Técnica y Respeto Mutuo.

Pedido y recepción de piezas

Ordena piezas identificadas por técnicos, confirma la disponibilidad y rastrea envíos, pedidos pendientes y problemas de entrega. Mantén actualizados los registros relacionados de trabajos y pedidos de compra. Recibe y registra piezas, verifica cantidades y estado, e identifica la ubicación del trabajo o inventario asociada. Compara pedidos de compra, registros de recepción y facturas de proveedores. Investiga artículos perdidos, cantidades incorrectas, diferencias de precios y cargos duplicados.

Devoluciones de piezas y créditos de proveedores

Obtener autorizaciones de devolución, preparar y enviar las devoluciones elegibles, y hacer un seguimiento de los plazos de devolución y la prueba de envío. Confirmar la recepción de las piezas devueltas por parte del proveedor y hacer un seguimiento hasta que se emita el crédito correcto. Comparar los créditos con la compra y devolución originales, registrar y aplicar los créditos adecuadamente, y resolver los créditos faltantes o incorrectos.

Reclamaciones y pagos de garantía

Preparar y presentar reclamaciones de garantía del fabricante con la información requerida del trabajo y la documentación de apoyo. Supervisar el estado de las reclamaciones, corregir las reclamaciones rechazadas y hacer seguimiento de reclamaciones impagadas, discrepancias y pagos cortos. Aplicar los pagos de garantía a los trabajos y reclamaciones correctos, conciliar los detalles de las remesas y mantener saldos pendientes precisos.

Inventario interno

Establecer y mantener una lista de inventario organizada y ubicaciones de almacenamiento, incluyendo la configuración inicial. Registrar recibos, usos y devoluciones al inventario; realizar recuentos periódicos; investigar diferencias; y señalar las necesidades de reabastecimiento.

Cuentas a pagar

Introduce y organiza las facturas de los proveedores, concilia los extractos de los proveedores y registra las fechas de vencimiento y los saldos pendientes. Prepara los pagos a los proveedores para la aprobación del propietario, aplica los créditos disponibles, registra los pagos aprobados y resuelve dudas sobre la facturación.

Revisión de cuentas por cobrar y pagos

Preparar y presentar facturas no garantías y documentos de respaldo requeridos a clientes, cuentas comerciales y portales de pago correspondientes. Supervisar saldos impagos, hacer seguimiento de facturas vencidas, resolver discrepancias de pago y escalar disputas o propuestas de deducciones. Revisar la conciliación generada por IA de pagos y depósitos no garantizados, investigar excepciones y verificar que los pagos se aplican a las cuentas correctas.

Preparación de nóminas

Recopilar y revisar los registros de tiempo, cálculos de comisiones y otros ajustes autorizados de nómina. Resolver información faltante o inconsistente. Preparar la nómina para la aprobación del propietario, enviar la información aprobada de nómina al proveedor de nóminas y mantener los registros de respaldo.

Portales de proveedores y documentos de seguros

Crear y mantener cuentas de proveedores y portales de clientes, actualizar la información empresarial requerida, subir documentos y hacer seguimiento de problemas de acceso o envío. Solicitar certificados de seguro al proveedor de seguros, enviarlos por correo electrónico o subirlos según sea necesario, y hacer un seguimiento de renovaciones y solicitudes pendientes.

Apoyo en informes y contabilidad

Mantener registros organizados en ServiceTitan, QuickBooks y sistemas de apoyo, incluyendo la clasificación de transacciones no estándar en QBO. Proporcionar al CPA documentación completa y resolver dudas sobre las transacciones. Mantener informado al propietario sobre cuentas por cobrar atrasadas, reclamaciones pendientes de garantía, créditos perdidos, discrepancias en facturas y requisitos de pago próximos.

Trabaja junto a: Gestor de oficina
Reportes a: Presidente

Beneficios:

Horario: