Calgary Signs & Wraps
Administrador de la oficina
Tiempo completo • Calgary
Beneficios:
- Tiempo libre remunerado
- Salario competitivo
- Horario flexible
Beneficios/ventajas
- Este puesto ofrece oportunidades de ascenso.
- Este es un puesto de salario por horas.
- Se proporcionarán vacaciones pagadas. Se proporcionará una (1) semana de vacaciones anuales que aumentarán según los años de servicio.
- La empresa ofrece seis (6) días festivos pagados.
Resumen del puesto
Planifica, desarrolla y establece sistemas y procedimientos para actividades relacionadas con oficinas o salas de exposición de acuerdo con las directrices establecidas por el Presidente o el Director General, desempeñando funciones personalmente o a través de subordinados.
Responsabilidades
El responsable de oficina es responsable de la eficiencia y eficacia de los procesos generales de oficina. Esto implica la coordinación entre departamentos para asegurar que se cumplan los objetivos de servicio y calidad. Él/ella ayuda a gestionar la experiencia del cliente con la empresa y sus empleados. Se pueden asignar otras tareas.
El administrador de oficina:
- Contesta al teléfono y atiende a los clientes en consecuencia o dirige la llamada a la persona correspondiente.
- Produce/finaliza las carpetas de producción antes de enviarlas al departamento de producción.
- Suma todas las carpetas y procesos de producción terminados según sea necesario.
- Rellena o imprime los formularios según sea necesario.
- Realiza las llamadas QAC (Llamadas de Aseguramiento de la Calidad) de forma puntual y coordina con el departamento de producción en consecuencia.
- Responsable de la presentación general de la oficina según sea necesario.
- Responsable del sistema de respaldo informático.
- Responsable de mantener el CRM para el seguimiento de la actividad de clientes, proveedores, subcontratistas y proveedores.
- Prepara facturas y materiales de facturación para el administrador de contabilidad.
- Investiga y desarrolla recursos/sistemas que generan flujos de trabajo oportunos y eficientes.
- Adquiere suministros de oficina dentro de las directrices presupuestarias.
- Cumple con los recados del cargo según las necesidades.
- Audita y comunica las quejas a la dirección/propietarios.
- Responsable del mantenimiento general de la oficina, asegurándose de que los envíos se deleguen fuera de la oficina principal.
Cualificaciones
Para desempeñar esta tarea con éxito, una persona debe ser capaz de desempeñar cada función esencial de manera satisfactoria. Los requisitos que se enumeran a continuación representan los conocimientos, habilidades y/o capacidades requeridas.
- Poseer el Diploma de Bachillerato o equivalente
- Poseer un carné de conducir válido
- Experiencia en una oficina o en un puesto de atención al cliente
- Excelentes habilidades de comunicación en inglés fluido
- Capacidad para pensar y razonar estratégicamente
- Habilidades informáticas completas, incluyendo software (Windows, Office, experiencia en bases de datos), hardware, programas y aplicaciones
Compensación: 16,00 $ - 18,00 $ la hora
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