Coordinador de oficina de atención domiciliaria a tiempo parcial

• Coordina los horarios de los cuidadores y asegúrate de que todos los turnos de los clientes estén debidamente dotados de personal.
• Encuentra rápidamente cobertura de cuidadores para ausencias de última hora, emergencias, cambios de horario y turnos libres.
• Atienden a los clientes recién admitidos de forma oportuna, emparejando a los cuidadores según disponibilidad, ubicación, experiencia, necesidades y preferencias del cliente.
• Completar y coordinar el proceso de incorporación para nuevos clientes.
• Ayudar con la incorporación de cuidadores, incluyendo la recopilación de la documentación requerida y asegurarse de que los requisitos de incorporación se cumplan antes de que los cuidadores comiencen a trabajar.
• Introduce, confirma, revisa y mantén los horarios de clientes y cuidadores en Sandata.
• Actualiza los horarios de Sandata a lo largo del día a medida que ocurran cambios, cancelaciones, sustituciones o nuevos turnos.
• Controla los horarios para identificar turnos no descubiertos, visitas perdidas, llegadas tarde, conflictos de horario u otras preocupaciones que requieran atención inmediata.
• Comunícate regularmente con clientes, familias, cuidadores, gestores de casos y dirección de la oficina sobre cambios de horario y necesidades de servicio.
• Responde de forma profesional y rápida a las preocupaciones del cliente o cuidador y trabaja hacia soluciones adecuadas.
• Haz seguimiento con los clientes para asegurarte de que los servicios funcionan sin problemas y abordar cualquier preocupación relacionada con el servicio.
• Mantener registros precisos de clientes y cuidadores, notas, información de contacto, horarios y documentación.
• Ayuda a revisar la información de control del tiempo y verificación electrónica de visitas a los cuidadores antes del procesamiento de la nómina.
• Gestiona y ayuda con el procesamiento de nóminas a través de ADP, incluyendo la revisión de horas para comprobar su precisión y la resolución de discrepancias antes de la entrega.
• Comunícate con los cuidadores sobre golpes que faltan, horarios incorrectos, dudas sobre la programación o problemas relacionados con la nómina.
• Realizar actividades de contacto con trabajadores sociales, gestores sociales, planificadores de altas, socios de derivación y organizaciones comunitarias para desarrollar relaciones y generar nuevas derivaciones de clientes.
• Haz seguimiento de las recomendaciones de posibles clientes y ayuda a que las derivaciones avancen durante el proceso de admisión e incorporación.
• Coordinar la comunicación entre las fuentes de derivación, clientes, cuidadores y la dirección durante la admisión de nuevos clientes.
• Ayuda a mantener la disponibilidad de los cuidadores e identifica a los cuidadores que estén disponibles para horas adicionales o nuevas asignaciones.
• Colaborar en la captación de cuidadores cuando se necesite personal adicional.
• Mantener la confidencialidad de la información del cliente, cuidador, nóminas y empresa, y cumplir con la HIPAA y los requisitos de privacidad de la agencia.
• Haz un seguimiento de los documentos de los cuidadores que caducan y comunícate con ellos cuando se necesite documentación actualizada.
• Documenta las quejas, incidentes, preocupaciones de los cuidadores y problemas de agenda, y escala las preocupaciones graves a la dirección cuando sea apropiado.
• Participar en tareas administrativas de oficina, llamadas telefónicas, seguimientos, introducción de datos, archivación y otras tareas operativas según sea necesario.
• Apoyar al equipo directivo mejorando la planificación, la retención de cuidadores, la satisfacción del cliente y las operaciones generales de la oficina.

• Se prefiere encarecidamente experiencia previa en atención domiciliaria, personal sanitario, programación, atención al cliente, coordinación de oficinas o administración sanitaria .
• La experiencia trabajando con cuidadores, auxiliares de salud domiciliaria, asistentes de atención personal, auxiliares de enfermería o personal sanitario similar es un punto a favor.
• Se prefiere experiencia con Sandata u otro sistema de verificación/programación de visitas electrónicas.
• Se prefiere experiencia con nóminas de ADP .
• Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades y cambios frecuentes de horario.
• Sólidas habilidades para resolver problemas y la capacidad de tomar decisiones rápidamente cuando surgen situaciones urgentes de personal.
• Cómodo haciendo y recibiendo un gran volumen de llamadas y mensajes de texto.
• Capacidad para comunicarse profesionalmente con clientes, familias, cuidadores, gestores de casos y socios de derivación.
• Gran atención al detalle, especialmente al gestionar horarios, nóminas, información de clientes y documentación de cuidadores.
• Cómodo usando ordenadores, correo electrónico, software de planificación, hojas de cálculo y sistemas de oficina.
• Fiable, receptivo, profesional y capaz de mantener la confidencialidad.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y también comunicarse estrechamente con la dirección.