SY LEE ASSOCIATES
Asistente administrativo / Contable y coordinador de propuestas
Medio tiempo • Glendale
S Y Lee Associates, Inc., una consultora de ingeniería en Glendale, busca un profesional administrativo organizado y detallista, con experiencia en cuentas por cobrar y un gran ojo para el diseño de documentos.
En este puesto, harás seguimiento de los pagos de los clientes, harás seguimiento de saldos pendientes, ayudarás a nuestros ingenieros a preparar propuestas de honorarios y técnicas pulidas, y apoyarás las operaciones diarias de oficina. El candidato ideal se siente cómodo trabajando con números, es persistente y profesional en el seguimiento de pagos, y es hábil en la creación de documentos empresariales visualmente atractivos.
Horario de trabajo: de lunes a viernes, de 12:00 a 17:00
Horario de trabajo: de lunes a viernes, de 12:00 a 17:00
Responsabilidades
- Cuentas por cobrar: Hacer seguimiento de facturas, conciliar pagos y mantener informes precisos de saldos pendientes.
- Seguimiento de pagos a clientes: Contacta proactivamente con los clientes por correo electrónico y teléfono sobre facturas vencidas, solicita fechas de pago, rastrea los compromisos de pago y mantén informada a la dirección sobre saldos pendientes.
- Preparación de propuestas: Preparar, editar y formatear propuestas de honorarios y técnicas utilizando alcances, tarifas y contenido técnico proporcionados por nuestros ingenieros y dirección.
- Diseño de documentos: Crea diseños profesionales de propuestas, portadas, tablas, gráficos y presentaciones. Mantén plantillas coherentes de la empresa y revisa documentos para garantizar su precisión, formato y calidad visual.
- Soporte en contabilidad: Ayuda con la facturación, cuentas a pagar, depósitos bancarios y registro financiero.
- Administración de oficina: Responder y filtrar llamadas, organizar y archivar correos electrónicos, mantener archivos y proporcionar apoyo administrativo a la dirección y al personal del proyecto.
Cualificaciones
- Experiencia en cuentas por cobrar, facturación, contabilidad y comunicación profesional con clientes.
- Fuerte dominio de Microsoft Office, especialmente Word, Excel y PowerPoint, incluyendo formato de documentos, fórmulas e informes de hojas de cálculo, diseño de presentaciones y gestión de correos electrónicos.
- Experiencia preparando propuestas profesionales, informes o presentaciones, con sólidas habilidades en maquetación de documentos o diseño gráfico.
- Experiencia con QuickBooks y Sage/Peachtree.
- Excelente comunicación escrita, organización, precisión y atención al detalle.
- Capacidad para gestionar información confidencial, trabajar de forma independiente y gestionar múltiples plazos.
Experiencia preferida
- Experiencia en una oficina de arquitectura, ingeniería, construcción o servicios profesionales
- Familiaridad con el diseño web
Compensación: 23,00 $ - 28,00 $ la hora
(si ya tienes un currículum en Indeed)