Resumen del puesto

El Asociado Administrativo proporciona apoyo administrativo y operativo crítico en toda la organización, con un enfoque principal en la infraestructura de recaudación de fondos, la gestión responsable de los donantes y la entrega operativa de las conferencias nacionales anuales y los programas de educación para pacientes/profesionales de la UMDF. Este puesto garantiza la precisión en los CRM, apoya campañas generadoras de ingresos, gestiona los sistemas de registro de eventos, coordina la logística de ponentes y proveedores, y facilita comunicaciones oportunas entre donantes y participantes.

Este puesto desempeña un papel operativo clave en el fortalecimiento de los sistemas de recaudación de fondos de la UMDF, la impartición de conferencias y educación, y la coordinación interdepartamental entre Desarrollo y Educación y Apoyo al Paciente.

Responsabilidades clave

CRM y Gestión de Datos de Donantes (Salesforce)

• Mantener y actualizar los registros de donantes, patrocinadores y constituyentes en Salesforce

• Procesar donaciones, compromisos, donaciones recurrentes y créditos blandos

• Elaborar y exportar informes para Desarrollo, Finanzas y liderazgo

• Apoyar el mapeo y seguimiento de campañas entre eventos e iniciativas

• Monitorizar la higiene de datos, la gestión de duplicados y la precisión de la codificación

• Ayudar con la creación de paneles y el seguimiento del rendimiento

• Apoyar la integración entre Salesforce, DonorDrive, Cvent y otras plataformas

Apoyo entre pares y plataforma de recaudación de fondos (DonorDrive)

• Ayudar con la configuración y configuración de la campaña

• Apoyar el registro de participantes entre pares en eventos y entre pares

• Supervisar el procesamiento y la conciliación de donaciones

• Proporcionar atención al cliente para participantes y donantes

• Ayudar a resolver problemas de pasarelas de pago en coordinación con los proveedores

• Consultar los informes de rendimiento de campañas

Gestión de Donantes y Apoyo al Cultivo

• Generar y enviar a tiempo acuses de recibo de donaciones y recibos fiscales

• Redactar y coordinar cartas de agradecimiento para la revisión del liderazgo

• Seguimiento de los toques de gestión y tareas de seguimiento

• Ayudar con recordatorios de promesas y seguimiento de pagos

• Apoyar la investigación de donantes y las actualizaciones sobre la gestión de prospectos

• Coordinar las comunicaciones con los donantes y la logística de envío postal

Operaciones y Soporte de Plataforma de la Conferencia Anual (CVENT)

• Apoyar la planificación y ejecución de la conferencia nacional anual de la UMDF

• Ayudar con los plazos maestros, la planificación de calendarios y el seguimiento de tareas

• Apoyar reuniones de planificación y seguimiento de las acciones

• Gestionar la inscripción y la administración de conferencias en Cvent, incluyendo listas de asistentes y apoyo a las sesiones

• Coordinar la logística de ponentes y profesores: seguimiento de invitaciones; recogida de biografías, fotos y materiales de presentación; coordinación de viajes y hoteles; procesamiento de reembolsos con Finanzas; registro y apoyo in situ

• Gestionar las herramientas tecnológicas de conferencias, incluyendo la aplicación móvil, encuestas y evaluaciones

• Apoyar la conciliación, informes y seguimiento presupuestario posterior al evento

• Proporcionar apoyo en eventos in situ, incluyendo la coordinación del mostrador de inscripción y las operaciones generales de la conferencia

Administración y Logística de Conferencias

• Apoyar la coordinación de expositores y las comunicaciones con los proveedores según se asigne

• Asistencia con hoteles, audiovírus, espacios para reuniones, señalización, envíos, impresión y soporte para conjuntos de habitaciones

• Asistir con las operaciones de grabación y subtitulación por Zoom según sea necesario

• Coordinar transferencias de datos entre Cvent y Salesforce

• Ayudar a mantener registros organizados de conferencias, comunicaciones y documentación operativa

Operaciones de la Plataforma de Educación y Aprendizaje Virtual

• Gestionar la programación de seminarios web, la coordinación del calendario y la configuración y soporte de reuniones y seminarios web por Zoom

• Controlar las inscripciones y gestionar las comunicaciones con los asistentes

• Apoyar la gestión de registros y la organización de archivos

• Apoyar el seguimiento y la notificación de CE/CME con el proveedor conjunto CME de la UMDF

• Ayudar con programas de aprendizaje online, incluyendo subidas de cursos, apoyo al acceso de los alumnos y procesos de certificación

• Elaborar informes y registrar datos de participación en ofertas educativas como Mito U e iniciativas relacionadas

Coordinación financiera y operativa

• Apoyar la coordinación del seguimiento de facturas y el procesamiento de pagos con Finanzas

• Coordinar la presentación de informes de inscripción, el apoyo a la administración de becas y la conciliación presupuestaria

• Ayudar con el seguimiento de contratos y acuerdos de patrocinio

• Hacer seguimiento de los gastos del evento y del programa, y ayudar en la conciliación presupuestaria

Apoyo Administrativo y Interdepartamental

• Ayudar con los materiales y los paquetes de informes de reuniones de juntas y comités

• Mantener documentos compartidos, plantillas y rastreadores de flujo de trabajo compartidos

• Apoyar la coordinación de proyectos transversales según sea necesario

• Proporcionar coordinación administrativa y logística para reuniones y eventos adicionales de la UMDF, como exposiciones, reuniones médicas y profesionales, retiros del personal y reuniones de liderazgo

Cualificaciones

• 2–4+ años de experiencia administrativa, operaciones sin ánimo de lucro, coordinación de eventos/conferencias o administración educativa

• Experiencia con sistemas CRM (Salesforce se prefiere fuertemente)

• Experiencia con plataformas de recaudación de fondos entre particulares (preferible DonorDrive u similar)

• Experiencia con plataformas de inscripción y eventos como Cvent preferred

• Experiencia con plataformas de seminarios web como Zoom

• Alta precisión de los datos y atención al detalle

• Excelentes habilidades organizativas y de gestión de proyectos/tiempo, con la capacidad de gestionar múltiples plazos entre departamentos

• Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal, incluyendo correspondencia profesional con donantes, ponentes, profesores, proveedores y asistentes

• Dominio de Microsoft Office y/o Google Workspace

• La experiencia en administración de CME/CE, sistemas de gestión de aprendizaje o aplicaciones móviles de eventos es un plus

Sobre el puesto

Este es un puesto a tiempo completo con responsabilidades compartidas entre Desarrollo y Educación y Apoyo al Paciente. El puesto es fundamental para fortalecer los sistemas de recaudación de fondos de la UMDF, la experiencia de los donantes y la ejecución de programas de conferencias/educación, y desempeña un papel importante en la coordinación interdepartamental a medida que la organización crece hacia sus objetivos de ingresos y programas plurianuales.