Especialista Administrativo / Coordinador de Proyectos
Tukwila
Especialista Administrativo / Coordinador de Proyectos
Tiempo completo • Tukwila
Beneficios:
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- 401(k)
- Formación y desarrollo
Pacific Rim Environmental, Inc. (PacRim) es una consultora ambiental con sede en el estado de Washington. Durante más de 35 años, hemos ofrecido consultoría en materiales de construcción peligrosa, servicios medioambientales, higiene industrial, diseño de proyectos y gestión de proyectos de eliminación para clientes públicos y privados en todo el noroeste del Pacífico. Nuestro trabajo incluye estudios y pruebas de materiales de construcción, evaluaciones ambientales, diseño y especificaciones de proyectos, supervisión de construcción y abatimiento, monitoreo del aire y servicios de consultoría ambiental relacionados. Nuestros equipos de proyecto trabajan estrechamente con clientes, contratistas, laboratorios y otros consultores para gestionar proyectos desde la solicitud inicial hasta su finalización.
Buscamos un Especialista Administrativo / Coordinador de Proyectos altamente organizado y motivado para unirse a nuestro equipo. Este puesto apoya a nuestros gestores de proyecto, personal de campo, Director de Operaciones y liderazgo de la empresa con la coordinación diaria y el trabajo administrativo necesario para mantener los proyectos y la oficina funcionando eficientemente. El puesto es ideal para alguien que disfruta de diversas responsabilidades, se siente cómodo trabajando en un entorno ajetreado y asume la responsabilidad de su trabajo.
Resumen del puesto
El Especialista Administrativo / Coordinador de Proyectos proporciona apoyo administrativo y operativo durante todo el ciclo de vida de los proyectos PacRim, desde las solicitudes iniciales del cliente y la configuración del proyecto hasta la planificación, facturación, documentación y cierre de proyectos. PacRim gestiona un gran volumen de proyectos; el candidato seleccionado debe sentirse cómodo gestionando múltiples prioridades y plazos, manteniendo registros precisos y comunicándose profesionalmente con clientes, gestores de proyectos, personal de campo, laboratorios, subcontratistas y proveedores. Este puesto requiere a alguien proactivo, detallista, fiable y dispuesto a intervenir donde sea necesario para apoyar al equipo.
Funciones y responsabilidades esenciales para la coordinación y administración del proyecto
- Proporcionar apoyo administrativo y de coordinación para múltiples proyectos activos de consultoría ambiental simultáneamente.
- Ayuda a los gestores de proyectos con la configuración, el seguimiento, la documentación y la liquidación del proyecto.
- Organizar la información del proyecto entre clientes, jefes de proyecto, personal de campo, laboratorios, subcontratistas y proveedores.
- Preparar y mantener archivos de proyecto, correspondencia, informes, fotografías, documentación de laboratorio y otros registros del proyecto.
- Haz un seguimiento de contratos, autorizaciones de clientes, órdenes de compra, requisitos de proyectos y documentación pendiente.
- Mantener los archivos electrónicos organizados del proyecto y asegurarse de que la documentación requerida se mantenga correctamente.
- Ayuda con la documentación de cierre de proyectos y la conservación de registros.
- Prepara agendas de reuniones, notas y puntos de seguimiento cuando sea necesario.
- Supervisar los plazos relacionados con proyectos y ayudar a los gestores de proyectos a mantener las tareas y entregables en el calendario.
- Proporcionar apoyo administrativo adicional a los gestores de proyectos y al personal de campo según sea necesario.
Apoyo de Oficina y Operaciones
- Asistir al Director de Operaciones y a la dirección de la empresa con las operaciones diarias de la oficina.
- Coordina calendarios, reuniones, agendas del personal y eventos de la empresa según sea necesario.
- Ayudar con la formación de empleados y el seguimiento de certificaciones.
- Coordina los desplazamientos, inscripciones de formación, conferencias y seminarios.
- Mantener organizados los registros electrónicos de la empresa y los archivos administrativos.
- Proporciona asistencia básica con Microsoft Office, Teams, correo electrónico, impresoras, equipos de sala de reuniones y otra tecnología de oficina, coordinándose con soporte informático externo cuando sea necesario.
- Ayuda con el pedido de material de oficina y de proyectos.
- Proporcionar apoyo administrativo general a la dirección y al personal de la empresa según sea necesario.
Cualificaciones
- Mínimo de 3 años de experiencia administrativa, coordinación de proyectos, asistente de proyecto o profesional similar.
- Se prefiere la experiencia en consultoría medioambiental, ingeniería, arquitectura, construcción, servicios profesionales u otro negocio basado en proyectos, pero no es obligatorio.
- Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Gran atención al detalle y compromiso con la precisión.
- Capacidad para gestionar múltiples proyectos, prioridades y plazos simultáneamente.
- Fuerte seguimiento y disposición a asumir las responsabilidades asignadas.
- Habilidades profesionales de comunicación escrita y verbal.
- Cómodo comunicándose directamente con clientes, consultores, contratistas, proveedores y organismos públicos.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y, al mismo tiempo, funcionar eficazmente como parte de un pequeño equipo colaborativo.
- Fuertes habilidades para resolver problemas y disposición para hacer preguntas cuando se necesite información adicional.
- Capacidad para manejar adecuadamente información confidencial de la empresa, empleados y clientes.
- Dominio de Microsoft Office, especialmente Excel, Word, Outlook, Teams y PowerPoint.
- Se prefiere experiencia con Adobe Acrobat y/o Bluebeam .
- La experiencia con QuickBooks, QuickBooks Time, SharePoint u sistemas similares de proyectos/contabilidad es un punto a favor.
- La experiencia preparando propuestas o apoyando la contratación del sector público es un punto a favor.
- Se prefiere un título universitario o una formación profesional relevante, pero no es obligatorio.
Lo que buscamos
PacRim es una empresa pequeña con una carga de trabajo de proyectos grande y diversa. Nuestros empleados trabajan estrechamente juntos y todos desempeñan un papel importante en el apoyo a nuestros proyectos y clientes.
El candidato ideal es alguien que:
- Le gusta estar ocupado y gestionar una variedad de responsabilidades.
- Es naturalmente organizada y nota detalles que otros pueden pasar por alto.
- Toma la iniciativa en lugar de esperar a que le digan cada siguiente paso.
- Puede cambiar prioridades cuando surge una necesidad urgente de cliente o de campo.
- Se comunica de forma profesional y cumple con sus compromisos.
- Se siente cómodo trabajando tanto con profesionales técnicos como con personal administrativo.
- Quiere aprender sobre la industria de la consultoría ambiental y crecer junto a la empresa.
- Valora el trabajo en equipo y está dispuesto a ayudar donde sea necesario.
Compensación
Rango horario: 24,00–28,00 $ por hora
La tasa inicial real se basará en la experiencia, cualificaciones, habilidades y capacidad para desempeñar las responsabilidades del puesto. Este es un puesto de oficina a tiempo completo.
Beneficios
Pacific Rim Environmental ofrece un paquete de beneficios competitivo que incluye:
- Seguro médico, dental y de visión
- 401K tras un año con el empleador.
- Vacaciones pagadas
- Festivos pagados
- Tiempo de baja acumulado
- Oportunidades de desarrollo profesional y formación
Igualdad de Oportunidades en el Empleo
Pacific Rim Environmental, Inc. está comprometida a ofrecer igualdad de oportunidades laborales en sus políticas y prácticas laborales. PacRim recluta, contrata, forma, compensa y promueve a los empleados basándose en cualificaciones individuales, experiencia, competencia y los requisitos del puesto, sin discriminación basada en ningún estatus protegido por la legislación federal, estatal de Washington o local aplicable.
Las decisiones laborales relativas a la compensación, beneficios, formación, traslados, despidos, retorno de despidos y otros términos y condiciones laborales se gestionan de acuerdo con el compromiso de PacRim con la igualdad de oportunidades laborales y la legislación aplicable.
Compensación: 24,00 $ - 28,00 $ la hora
Sobre nosotros
Pacific Rim Environmental es una empresa de propiedad y administración local fundada en 1990. Nuestra misión es ofrecer los servicios de consultoría ambiental más precisos y confiables a los clientes en todo el noroeste del Pacífico. Construimos relaciones duraderas con una clientela diversa al brindar constantemente un servicio de calidad a una amplia gama de propietarios de edificios, desarrolladores, administradores de propiedades, contratistas generales y diversas agencias gubernamentales.
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