Samyak Solutions Inc. (SSI) busca un Asistente Administrativo III con experiencia para proporcionar apoyo administrativo y operativo de alto nivel a la División de Ciencia y Cumplimiento Regulatorio (DRSC) del CDC. El candidato seleccionado apoyará las operaciones diarias de la división, coordinará la logística, gestionará los paquetes de acción del personal y se relacionará con el personal federal en una capacidad profesional y no personal de servicios.


(Responsabilidades del trabajo)

 

1. El Asistente Administrativo proporcionará servicios programáticos y de apoyo en la gestión e implementación de actividades de salud pública que apoyen los proyectos y actividades de ciencia regulatoria y cumplimiento. El Asistente Administrativo proporcionará servicios de apoyo administrativo y programático en todo el DRSC. El Asistente Administrativo realizará varios niveles de las siguientes tareas, incluyendo cualquier tarea relevante asignada por el POC técnico del CDC.

2. Garantizar la gestión adecuada de situaciones sensibles y confidenciales y mantenerse dentro del ámbito de la alta dirección. Mantener y controlar documentos departamentales que contengan información confidencial, ejerciendo buen juicio para proteger los datos y el acceso a los mismos. Responsable de manejar información sensible.

3. Realiza la introducción de datos de la información encontrada en los formularios DRSC requeridos. Analiza la calidad de los datos y proporciona/presenta datos para su uso en borradores/informes finales y presentaciones (por ejemplo, usar los datos proporcionados para realizar análisis, hacer comparaciones, descubrir nuevas aplicaciones y hacer recomendaciones). Analizar datos y compilarlos en hojas de cálculo Excel, informes u otros formatos de seguimiento/reporte – MS-Office.

4. Ayudar en la coordinación y programación de inspecciones y proyectos especiales (preparar materiales, desarrollar documentos de planificación y presentaciones de proyectos). Coordinar inspecciones y proyectos especiales elaborando planes y calendarios de proyecto.

5. Apoyar a la administración general y al encargado telefónico mediante la triaje de llamadas telefónicas internas/externas entrantes para las extensiones principales de la división.

6. Gestionar el calendario del miembro senior asignado programando, respondiendo a invitaciones y consultas a reuniones, anotando fechas y horarios de eventos importantes y reprogramando las reuniones según sea necesario.

7. Actuar como custodio alternativo de bienes y ayudar con el inventario anual de los bienes de la división (por ejemplo, registrar inventarios, supervisar y registrar los cambios a medida que ocurren, archivar registros, poner a disposición suministros y mantener operativo el equipo de la división), incluyendo asegurar que el personal disponga de equipo de protección individual (EPI) para realizar inspecciones en nombre del programa.

8. Preparar y presentar solicitudes para pequeñas compras, compras con tarjeta de crédito, órdenes de trabajo de instalaciones y solicitudes clave en los sistemas aplicables y cumplir con los procedimientos operativos estándar.

9. Apoyar el proceso de entrada y salida del personal y procesar todas las acciones relacionadas con el proceso de entrada y salida del personal.

10. Supervisar las solicitudes enviadas a través de los buzones funcionales, tareas asignadas o acciones del sistema. Categorizar acciones/tickets, marcar acciones/tickets, crear o registrar acciones/tickets. Mantener una base de conocimiento, añadir notas sobre acciones/tickets y resolución. Revisar y monitorizar el trabajo desde la recepción de la solicitud, el flujo de procesos hasta la finalización. Hacer seguimiento con los clientes (confirmar la solicitud, proporcionar actualizaciones de estado) y comunicar acción/progreso/finalización de tickets al solicitante según sea necesario.

11. Procesar solicitudes de dispositivos móviles, incluido el personal que disponga de puntos de acceso para desempeñar sus funciones asignadas.

12. Introducir información pertinente (datos presupuestarios y documentos de financiación, compras con tarjeta de crédito, solicitudes de compra, propiedades, viajes, formación, etc.) en varios sistemas automatizados de seguimiento y ayudar a la FATA a revisar órdenes de viaje para comprobar el cumplimiento de las políticas de los CDC y las Regulaciones Federales de Viaje. Mantener y registrar datos específicos del programa para registrar elementos como hitos del proyecto, informes de progreso, datos de financiación y gastos, etc., en bases de datos y unidades compartidas. Hacer seguimiento de la producción de informes y correspondencia saliente para asegurar que se cumplan las fechas y horas de suspense, incluyendo la coordinación de los esfuerzos de los distintos miembros del personal.

13. Organizar los archivos, incluidos datos administrativos y archivos de correspondencia, desarrollados y mantenidos electrónicamente en la ubicación designada por el tema.

14. Redactar respuestas, correspondencia, informes narrativos y otros materiales relacionados con el programa para responder a una multitud de consultas en un documento MS-Word, Adobe PDF o por correo electrónico. Apoyar el desarrollo de materiales (por ejemplo, tutoriales, presentaciones, ayudas laborales, materiales para seminarios web, etc.) Ayudar en la preparación y edición de correspondencia, políticas, procedimientos y otros documentos.

15. Ayudar en la coordinación y planificación de proyectos especiales (preparar materiales, desarrollar documentos de planificación de proyectos y presentaciones).

16. Recomendar formas de mejorar la eficacia de las operaciones del programa y otras funciones (por ejemplo, formas que garanticen que todos los pasos/documentos se incluyan en un proceso proporcionado en los informes mensuales o reuniones mensuales)

17. Ayudar con la logística, programación y mantenimiento de talleres, reuniones y eventos formativos, incluyendo la finalización de la documentación requerida, el pago de eventos, la reserva de espacio, la gestión de reuniones (por ejemplo, gestión por Zoom), materiales (por ejemplo, resúmenes e informativos) y la presentación y seguimiento de CAMS. 18. Documentar y distribuir actas de reuniones, elaborar informes y proporcionar apoyo programático ad hoc al personal de DRSC.

19. Participar en otros proyectos especiales según sea necesario.