El Asistente Ejecutivo del Presidente proporciona apoyo administrativo y operativo integral al Presidente del Museo Afroamericano. Esta persona desempeñará un papel crucial facilitando las actividades diarias del Presidente, gestionando las comunicaciones, coordinando eventos y asegurando el buen funcionamiento de las principales iniciativas del museo. El candidato ideal será altamente organizado, proactivo y comprometido con la preservación de la misión y los valores del museo.

 

• Gestionar el calendario del Presidente, incluyendo la programación de reuniones, llamadas de conferencia, viajes y eventos.

• Preparar materiales informativos, agendas y presentaciones para reuniones y compromisos.

• Supervisar y priorizar las comunicaciones del Presidente (correo electrónico, teléfono y en persona) y responder según sea necesario.

• Gestionar la información sensible y confidencial con discreción y profesionalidad.

• Servir como punto de contacto entre el Presidente y las partes interesadas internas y externas, incluyendo miembros de la junta del museo, donantes, mecenas y funcionarios gubernamentales.

• Redactar, corregir y enviar comunicaciones en nombre del Presidente.

• Representar al Presidente en correspondencia y reuniones cuando sea necesario, asegurando la alineación con las prioridades y valores del museo.

• Planificar, coordinar y ejecutar eventos especiales organizados por el Presidente o la dirección del museo, incluyendo visitas VIP, inauguraciones y eventos con donantes.

• Colaborar en eventos e iniciativas de recaudación de fondos, coordinando con los equipos de desarrollo del museo.

• Organizar y mantener un sistema de archivo para documentos, contratos y registros importantes relacionados con las actividades del Presidente.

• Ayudar en la preparación de informes, presentaciones y materiales de la junta según sea necesario.

• Proporcionar apoyo en la preparación de propuestas de subvención, solicitudes de financiación y planes estratégicos.

• Supervisar los plazos clave y garantizar el seguimiento oportuno de tareas y proyectos importantes.

 

• Planificar y coordinar complejos arreglos de viaje, incluyendo vuelos, alojamiento e itinerarios tanto nacionales como internacionales.

• Asegurar que el horario del Presidente esté optimizado durante los viajes y que toda la logística se gestione sin problemas.

• Mantener una estricta confidencialidad respecto a los asuntos personales y profesionales del Presidente.

• Manejar la información sensible con el máximo cuidado, comprendiendo sus implicaciones para la misión y la relación pública del museo

 

• Título universitario o experiencia equivalente.

• Experiencia demostrada como asistente ejecutivo, asistente personal u un rol similar, preferiblemente dentro de una institución cultural u organización sin ánimo de lucro.

• Se prefiere un fuerte conocimiento de la historia y cultura afroamericanas.

• Habilidades excepcionales de organización, multitarea y gestión del tiempo.

• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, con capacidad para representar al Presidente en

entornos diversos.

• Alta competencia en Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y familiaridad con software de gestión de proyectos.

• Capacidad para gestionar situaciones complejas y de alta presión con elegancia y profesionalidad.

• Sólidas habilidades interpersonales y capacidad para trabajar de forma colaborativa con el personal del museo, miembros de la junta, donantes y líderes comunitarios.

 

• Excelentes habilidades de redacción, verbal, organización y comunicación.

• Poseer sólidas habilidades analíticas, de planificación y resolución de problemas.

• Orientado al detalle.

• Habilidades sólidas en Microsoft Office (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.), Past Perfect y FileMaker Pro.

• Capacidad y disposición para desarrollar una comprensión de la profesión museística

• Excelentes habilidades interpersonales y capacidad para trabajar bien con otros en equipo

• Capacidad para trabajar en entornos sin ánimo de lucro; cumplir con plazos; demostrar flexibilidad para satisfacer demandas y prioridades cambiantes.

• Capacidad para establecer y gestionar relaciones laborales efectivas con el personal, voluntarios y miembros del público; ejercer tacto y diplomacia en todo momento; demostrar comprensión del protocolo y sensibilidad ante cuestiones de diversidad cultural.

• Capacidad para trabajar algunos fines de semana y en horas de eventos especiales.

 

 

 

A tiempo completo, de lunes a viernes, con trabajo ocasional por la tarde o fines de semana necesario para eventos del museo o viajes. Puede ser posible trabajar en remoto según las directrices de la organización.