Calvey Heating & Air
Asistente de Operaciones
Tiempo completo • San Jose
Beneficios:
- Descuentos para empleados
- Tiempo libre remunerado
Calvey Air busca un Asistente de Operaciones fiable, organizado y centrado en el cliente para apoyar nuestras operaciones diarias de servicio HVAC.
Este puesto será uno de los principales puntos de contacto para nuestros clientes. Responderás llamadas entrantes, recopilarás información de clientes y puestos, programarás citas de servicio, despacharás técnicos, te comunicarás con los clientes durante todo el proceso de servicio y ayudarás a mantener nuestra oficina organizada.
También proporcionarás apoyo administrativo general y asistirás al equipo de contabilidad cuando sea necesario.
Buscamos a alguien que se sienta cómodo al teléfono, que se comunique profesionalmente, que se mantenga organizado y que pueda atender a varios clientes y técnicos a lo largo del día.
Responsabilidades clave
Atención al cliente y teléfonos
- Responde a las llamadas de clientes entrantes y responde a correos electrónicos y consultas de servicio.
- Habla de forma profesional y cortés con los clientes.
- Recopila información de los clientes, incluyendo nombre, dirección, datos de contacto, necesidades de servicio y detalles del trabajo.
- Introduce y mantén información precisa del cliente en el sistema de la empresa.
- Responder preguntas generales de clientes y dirigir preguntas técnicas o de facturación al miembro del equipo correspondiente.
- Haz seguimiento con los clientes sobre citas, horarios de llegada de los técnicos, estado del trabajo y otras actualizaciones del servicio.
- Gestiona las preocupaciones de los clientes de forma profesional y escala los problemas a la dirección cuando sea necesario.
- Mantén notas precisas sobre las conversaciones y solicitudes con los clientes.
Despacho y programación
- Programa citas de servicio y coordina los calendarios de los técnicos.
- Despacha técnicos según disponibilidad, ubicación, urgencia y requisitos del trabajo.
- Comunica las nuevas asignaciones y cambios de horario a los técnicos.
- Controla el horario diario de mantenimiento y haz ajustes según sea necesario.
- Notifica a los clientes sobre los horarios de llegada de los técnicos, retrasos o cambios en la agenda.
- Ayuda a asegurarte de que los técnicos dispongan de la información necesaria para el cliente y el puesto antes de llegar a una llamada de servicio.
- Haz un seguimiento con los técnicos sobre el estado y la finalización del trabajo.
- Ayuda a programar visitas de regreso o trabajos adicionales cuando sea necesario.
Apoyo Administrativo
- Mantén registros organizados de clientes y puestos de trabajo.
- Introduce información en ServiceTitan u otros sistemas de la empresa.
- Ayuda con la archivación, escaneo, correos electrónicos, documentación y responsabilidades generales de oficina.
- Ayuda a recopilar información de clientes, técnicos o puestos desaparecidos.
- Mantener registros precisos de las llamadas de servicio completadas y pendientes.
- Ayudar a la dirección y al resto del personal de oficina con los proyectos administrativos según sea necesario.
Apoyo contable
No es principalmente un puesto de contabilidad, pero el despachador asistirá al equipo de contabilidad cuando se necesite apoyo adicional.
Las responsabilidades pueden incluir:
- Ayudar a recopilar la información de pago de los clientes.
- Haz seguimiento con los clientes sobre facturas pendientes.
- Proporcionar órdenes de trabajo completadas y documentación de apoyo al equipo de contabilidad.
- Ayudar con la introducción básica de datos.
- Ayudando a recopilar recibos, facturas, órdenes de compra y otros documentos.
- Confirmar la información del cliente y del puesto necesaria para la facturación.
- Ayudar con otras tareas básicas de contabilidad y administración según se solicite.
Cualificaciones
- Sólidas habilidades de atención al cliente y comunicación telefónica.
- Cómodo contestando y gestionando un alto volumen de llamadas.
- Fuertes habilidades organizativas y de seguimiento.
- Capacidad para comunicarse profesionalmente con clientes y técnicos.
- Cómodo trabajando con ordenadores, correo electrónico, hojas de cálculo y software de oficina.
- Capacidad para introducir con precisión información de clientes y puestos de trabajo.
- Capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno acelerado.
- Fiable y capaz de trabajar de forma independiente mientras apoyaba a un equipo.
- Gran atención al detalle.
- Disposición para aprender nuevos sistemas y procedimientos.
Experiencia preferida
- Experiencia previa en despachos o programación.
- Experiencia en HVAC, fontanería, electricidad, construcción u otros servicios de campo.
- Experiencia en atención al cliente o en un centro de llamadas.
- Experiencia con ServiceTitan u otro sistema de gestión de servicios de campo.
- Experiencia básica en QuickBooks o contabilidad.
- Experiencia previa en administración o oficina.
Lo que buscamos
La persona adecuada para este puesto es alguien a quien le guste trabajar con la gente y resolver problemas.
A menudo serás la primera persona con la que un cliente habla, por lo que el profesionalismo y la atención al cliente son extremadamente importantes. Al mismo tiempo, debes mantenerte organizado y comunicarte claramente con nuestros técnicos y el equipo de la oficina.
Queremos a alguien que se haga cargo de las peticiones de los clientes, que las cumpla y se asegure de que la información llegue a la persona adecuada.
Detalles del puesto
- A tiempo completo
- De lunes a viernes
- Puesto centrado en atención al cliente y despacho
- Trabaja estrechamente con técnicos, gestión, operaciones y contabilidad
- Se prefiere experiencia en HVAC o en servicio de campo, pero no es obligatoria
Compensación: 20,00 $ - 31,00 $ la hora
(si ya tienes un currículum en Indeed)