ASISTENTE EJECUTIVO / GESTOR DE OFICINA

• Gestionar y mantener el calendario del Fundador, reuniones, llamadas, plazos y prioridades ejecutivas del Fundador.
• Supervisa las bandejas de entrada de correos ejecutivos, asegurando una comunicación oportuna, pulida y profesional con clientes, proveedores, socios y líderes internos.
• Redactar, revisar y gestionar progresivamente la correspondencia ejecutiva rutinaria de forma independiente, incluyendo comunicaciones del Departamento de Educación, consultas de clientes, presupuestos, seguimientos y comunicaciones internas, de acuerdo con la voz del Fundador y los estándares de la empresa.
• Revisar documentos, propuestas y materiales internos antes de que lleguen al Fundador; resumir las decisiones clave, identificar discrepancias y destacar asuntos que requieran la atención de los ejecutivos.
• Sirve como puente de comunicación entre el fundador, el equipo directivo, clientes, proveedores y socios.
• Mantener un sistema centralizado para el seguimiento de asignaciones ejecutivas, decisiones pendientes, plazos y seguimientos.
• Ejercer buen juicio al distinguir los asuntos que puedan tratarse de forma independiente de aquellos que requieren la aprobación o implicación del Fundador.
• Protege el tiempo del Fundador organizando proactivamente la información, filtrando prioridades, gestionando la comunicación y asegurando que los compromisos avancen.

• Posee los sistemas administrativos diarios y asegúrate de que las tareas importantes, documentos y seguimientos no se queden sin filtros.
• Organizar y mantener archivos digitales, discos compartidos, carpetas, registros y documentación administrativa.
• Crear, mantener y mejorar hojas de cálculo, rastreadores, calendarios y sistemas de informes para proyectos, ingresos, prospectos, proveedores e iniciativas internas.
• Gestionar y mantener las carpetas de los proyectos, asegurando que las notas de evaluación, fotografías, mediciones, comunicaciones con los clientes, alcances de trabajo, presupuestos, registros de compras, información de entrega y actualizaciones del proyecto estén documentadas con precisión y accesibles para la dirección.
• Coordinarse directamente con el Fundador para recopilar y organizar la información tras las evaluaciones del proyecto, asegurando que el Director de Operaciones reciba materiales completos y precisos para su planificación y ejecución.
• Identifica proactivamente información que falta, decisiones pendientes de clientes, discrepancias en la documentación y obstáculos administrativos que puedan retrasar la planificación o ejecución del proyecto, y sigue adelante con las partes correspondientes.
• Solucionar problemas en el acceso al portal, problemas con proveedores, documentación perdida y retrasos administrativos.
• Identificar ineficiencias e implementar mejoras prácticas en los procesos que refuercen la precisión, la comunicación, la organización y la eficiencia a nivel de toda la empresa.

• Mantener y actualizar los rastreadores de ingresos existentes, hojas de cálculo de órdenes de compra y registros de estado de pago, asegurando que la información sea precisa, organizada y actualizada.
• Aprende y gestiona progresivamente los procesos administrativos dentro del portal de proveedores Polaris del Departamento de Educación de Nueva York, incluyendo documentación de órdenes de compra, envíos de pagos, seguimiento de estado y seguimientos requeridos.
• Supervisa las órdenes de compra pendientes, el estado de pago, las discrepancias y la documentación que falta, identificando proactivamente los problemas y llevándolos a la atención del Fundador cuando sea necesario.
• Coordinar la comunicación y los seguimientos administrativos con clientes y proveedores respecto a presupuestos, pedidos, entregas, solicitudes pendientes y documentación relacionada con el proyecto.
• Mantener registros precisos y organizados relacionados con clientes, proveedores, órdenes de compra, actividades de compra y administración de proyectos.

• Coordina la logística de reclutamiento y contratación, incluyendo la revisión de solicitudes, la selección de candidatos, la programación de entrevistas, la gestión de la comunicación con los candidatos y el mantenimiento de registros de contratación organizados.
• Realizar selecciones preliminares de candidatos y presentar a los candidatos cualificados al Fundador para su posterior consideración y decisiones finales de contratación.
• Mantener registros organizados de empleados, acuerdos laborales, documentos de incorporación y sistemas administrativos de seguimiento de RRHH, con acceso determinado por el Fundador.
• Coordinar los requisitos administrativos de incorporación para nuevos empleados, asegurando que se recopile, complete y archive correctamente la documentación necesaria.
• Mantener un registro diario de las tareas completadas, el tiempo dedicado a las tareas, responsabilidades pendientes y seguimientos, y presentar un informe de fin de jornada al Fundador.
• Recomienda mejoras prácticas en los procesos de reclutamiento y administración a medida que se desarrolle el conocimiento de los sistemas de la empresa.

• Asegúrate de que las citas y compromisos de reuniones del Fundador estén programados con precisión, con las ubicaciones, documentos y detalles relevantes fácilmente accesibles.
• Proporciona de forma proactiva recordatorios de reuniones e información relevante con al menos 24 horas de antelación, asegurando que el fundador esté preparado para compromisos futuros.
• Acompaña al fundador a evaluaciones de clientes, reuniones y lugares de proyecto según sea necesario, proporcionando asistencia administrativa y documentando información importante, decisiones y requisitos de seguimiento.
• Trabajar estrechamente junto al Fundador para conocer las operaciones, sistemas, flujos de trabajo y estándares de la empresa, desarrollando progresivamente el conocimiento y el juicio necesarios para proporcionar un apoyo ejecutivo cada vez más independiente.
• Anticipa las necesidades administrativas y cumple proactivamente con las responsabilidades que reduzcan la carga administrativa diaria del Fundador.

• Cuenta con al menos tres años de experiencia relevante en asistencia ejecutiva, gestión de oficina o soporte administrativo de alto nivel, preferiblemente trabajando directamente con un propietario de negocio, fundador o alto ejecutivo.
• Demuestra habilidades organizativas excepcionales, atención al detalle, gestión del tiempo y capacidad para gestionar múltiples prioridades sin sacrificar precisión ni calidad.
• Es una persona que piensa a futuro y anticipa de forma natural las necesidades, identifica posibles problemas y toma la iniciativa antes de que le pidan.
• Posee una gran capacidad de pensamiento crítico y resolución de problemas, utilizando buen juicio para determinar la forma más eficaz de completar tareas y resolver desafíos.
• Es muy ingenioso, tecnológicamente competente y cómodo aprendiendo nuevos softwares, plataformas digitales y sistemas administrativos.
• Entiende cómo utilizar la IA y las herramientas modernas de productividad para mejorar la eficiencia y acelerar el trabajo administrativo, manteniendo al mismo tiempo el pensamiento independiente, la precisión, la confidencialidad y la responsabilidad personal.
• Se comunica excepcionalmente bien, tanto verbalmente como por escrito, y puede adaptar su estilo de comunicación para representar profesionalmente al fundador y a la empresa.
• Demuestra discreción, integridad, inteligencia emocional y buen juicio al manejar información sensible y comunicaciones confidenciales.
• Es receptivo a la retroalimentación, tiene ganas de desarrollar nuevas habilidades y está motivado por la mejora personal y profesional continua.
• Prospera en un entorno acelerado y en constante evolución, y puede adaptarse rápidamente a medida que cambian prioridades, responsabilidades y necesidades empresariales.
• Se enorgullece de realizar el trabajo de forma eficiente, precisa e independiente, sin necesidad de recordatorios o supervisión constantes.
• Tiene un fuerte sentido de propiedad y potencial de liderazgo, con la ambición de gestionar eventualmente las responsabilidades administrativas ejecutivas con confianza e autonomía.
• Realmente disfruta trabajando, aprendiendo, colaborando y contribuyendo al éxito de un equipo.

• Gestionar de forma independiente el apoyo ejecutivo establecido y las responsabilidades administrativas, permitiendo al fundador dedicar más tiempo al desarrollo empresarial, la planificación estratégica y el crecimiento de la empresa.
• Demuestra un conocimiento exhaustivo de los sistemas administrativos, flujos de trabajo, estándares de comunicación y operaciones diarias de la empresa.
• Anticipa de forma constante las necesidades del Fundador, reconoce las prioridades futuras y aborda proactivamente las responsabilidades antes de que te lo pidan.
• Comunícate con confianza, profesionalidad e independencia con clientes, proveedores y liderazgo interno, representando de forma constante al Fundador y a la empresa con los más altos estándares.
• Asume la responsabilidad total asignada, los plazos y los seguimientos, asegurando que el trabajo se complete de forma precisa, eficiente y sin recordatorios repetidos ni supervisión innecesaria.
• Ejercer buen juicio, resolver de forma independiente los retos administrativos rutinarios y reconocer cuándo los asuntos requieren la atención o aprobación del Fundador.
• Identificar ineficiencias, recomendar mejoras prácticas y ayudar a establecer sistemas, procesos y flujos de trabajo administrativos más efectivos que apoyen el crecimiento continuo de la empresa.
• Demuestra la iniciativa, fiabilidad, ingenio y juicio profesional necesarios para convertirte en un socio ejecutivo de confianza para el Fundador.

• Compensación inicial: 85.000 dólares anualizados, pagados por hora aproximadamente 40,87 dólares por hora durante el periodo introductorio de nueve meses, basado en una jornada laboral estándar de 40 horas.
• Ascenso salarial: Elegible para pasar a un salario anual de 90.000 dólares tras una evaluación de desempeño exitosa de nueve meses. El ascenso se basa en el desempeño demostrado y no es automático.
• Vacaciones pagadas: Dos semanas anuales, acumuladas conforme a la política de la empresa.
• Baja por enfermedad remunerada: Cinco días al año, con permiso adicional protegido de acuerdo con la legislación aplicable de la ciudad de Nueva York.
• Reconocimiento de Desempeño: Oportunidades para primas discrecionales basadas en el rendimiento, tarjetas regalo, regalos de cumpleaños, eventos mensuales de agradecimiento al equipo y salidas a la empresa.
• Beneficios adicionales tras la finalización exitosa: Elegibilidad para festivos pagados por la empresa y un beneficio anual de asistencia sanitaria/de emergencia de 1.000 dólares, sujeto a la política de la empresa. Este beneficio de asistencia no es un plan de seguro médico.
• Desarrollo Profesional: Mentoría directa del fundador, formación práctica, desarrollo de liderazgo y oportunidades de desarrollo profesional dentro de una empresa en rápido crecimiento.

• Tipo de empleo: A tiempo completo, de lunes a viernes.
• Ubicación: Principalmente presencial, con sede en Brooklyn, Nueva York, con desplazamientos a los centros de los clientes y reuniones por toda la ciudad de Nueva York según sea necesario.
• Horario de trabajo: 8:00–16:45, de lunes a viernes, con una semana laboral constante de 40 horas y una pausa para comer sin sueldo de 45 minutos.
• Expectativas de llegada: Se espera que los empleados lleguen a su lugar asignado antes de las 7:45 de la mañana, permitiendo tiempo para la preparación personal antes de que comience la jornada laboral de las 8:00. Cualquier preparación relacionada con el trabajo requerida se considera tiempo de trabajo compensable.