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Coordinador de Experiencia del Cliente o Gestor de Casos de Despacho de Abogados
Fort Myers
Coordinador de Experiencia del Cliente o Gestor de Casos de Despacho de Abogados
Tiempo completo • Fort Myers
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
Coordinador de Experiencia del Cliente o Gestor de Casos de Despacho de Abogados
Safe Harbor Law Firm busca un Coordinador de Experiencia del Cliente / Gestor de Casos de Firma de Abogados con experiencia para un puesto a tiempo completo en la oficina de Fort Myers, ubicada en 5237 Summerlin Commons Blvd, Fort Myers, FL.
Safe Harbor Law Firm busca un Coordinador de Experiencia del Cliente / Gestor de Casos de Firma de Abogados con experiencia para un puesto a tiempo completo en la oficina de Fort Myers, ubicada en 5237 Summerlin Commons Blvd, Fort Myers, FL.
Se prefiere experiencia en planificación patrimonial, fideicomisos y sucesiones. El candidato ideal es una persona con iniciativa y jugador de equipo, con una fuerte disposición a aprender, excelentes habilidades verbales, escritas e interpersonales, y un alto nivel de organización, atención al detalle y profesionalidad.
El Coordinador de Experiencia del Cliente / Gestor de Casos del Despacho ofrece soporte administrativo y de servicio al cliente para garantizar una experiencia fluida, profesional y acogedora para cada cliente. Este puesto incluye recepción en recepción, comunicación con el cliente, programación de citas, preparación de documentos, gestión de expedientes, procesamiento de pagos y administración general de la oficina. El candidato seleccionado ayudará a mantener registros organizados de los clientes, coordinar con los abogados y apoyar las operaciones diarias del despacho, contribuyendo a la satisfacción y retención del cliente.
Responsabilidades clave
Recepción y recepción al cliente
- Recibe a los clientes con calidez y ayuda con el registro y la documentación requerida.
- Responde a las llamadas entrantes con calidez, profesionalidad y empatía.
- Trata cada consulta—incluso a las 16:30 de un viernes—con el mismo nivel de atención y urgencia.
- Asegúrate de que todas las llamadas sean devuelvidas con prontitud.
- Mantén un entorno de oficina profesional, acogedor y organizado.
Gestión de calendarios y coordinación de citas
- Gestiona los calendarios, prepara reuniones y coordina citas en la oficina.
- Califica a los contactos utilizando preguntas aprobadas por el despacho y programa citas con abogados y miembros del equipo.
- Colabora con abogados y el equipo de marketing para maximizar la eficiencia de la reserva.
- Agenda y organiza fechas importantes de los clientes, incluidos cumpleaños y aniversarios de políticas.
- Coordina las reuniones con los clientes y asegúrate de que las citas estén debidamente documentadas.
Documentos del cliente y gestión de archivos
- Ensamblar y organizar documentos de clientes, carpetas y archivos tanto en formatos físicos como digitales.
- Redactar formularios estándar para clientes, incluyendo poderes notariales (POA), testamentos y escrituras, según lo autorizado y conforme a los procedimientos del despacho.
- Prepara y gestiona la correspondencia saliente.
- Crear y mantener archivos de clientes, incluyendo archivos físicos y archivos electrónicos (e-files).
- Gestiona la archivación, escaneo, organización y gestión de documentos.
- Asegúrate de que los acuerdos de compromiso con el cliente se envíen, rastreen y devuelvan con las firmas requeridas.
- Utiliza software de gestión de clientes y otras herramientas aprobadas por la firma para gestionar la información de los clientes y navegar por múltiples áreas de ingresos de oficina y negocio.
- Mantener registros precisos y asegurarse de que los documentos de los clientes estén organizados y accesibles según los procedimientos de la firma.
Enlace entre abogados y clientes
- Coordina con los abogados sobre las preocupaciones del cliente, cumplidos, peticiones especiales y necesidades individuales.
- Ayuda a garantizar que los clientes reciban una comunicación oportuna y la asistencia adecuada.
- Asiste a las reuniones de firma con clientes y ayuda con la obtención de testimonios documentales.
- Obtener y mantener el estatus de notario público, siendo requerida la certificación notarial dentro de los primeros 30 días de empleo.
- Ayuda a desarrollar y mantener un proceso de satisfacción del cliente.
- Ayuda a recopilar reseñas de 5 estrellas en Google conforme a las políticas firmes.
Recaudación de Honorarios y Gestión de Pagos
- Cobra honorarios y gestiona los pagos y depósitos de los clientes con precisión.
- Documentar y registrar las transacciones utilizando los sistemas designados por la empresa.
- Mantener registros de pagos precisos y seguir los procedimientos establecidos para gestionar los pagos de los clientes.
Administración y Operaciones de Oficina
- Preparar y mantener las salas de conferencias y las salas de espera.
- Supervisa los suministros de oficina, mantén el inventario y coordina los pedidos de suministros.
- Clasifica y distribuye el correo entrante y ayuda con el correo saliente según sea necesario.
- Ayuda a mantener un ambiente de oficina organizado y profesional.
- Ayudar en la creación, coordinación y gestión de proyectos.
- Haz un seguimiento preciso de las horas de trabajo para fines de nómina.
- Proporciona informes semanales de estado al equipo durante la reunión semanal.
- Realizar otras tareas administrativas según sea necesario para apoyar las operaciones diarias.
Responsabilidades adicionales
- Apoya con entusiasmo la misión de la empresa: "¡Protegiendo a las familias por generaciones!"
- Asiste a todas las reuniones de firmas con clientes para ayudar con la presentación de documentos.
- Ayuda a mejorar la satisfacción del cliente y la experiencia general del cliente.
- Mantener registros precisos y asegurar un seguimiento oportuno de las tareas pendientes.
- Demuestra responsabilidad, profesionalidad y gestión independiente de las tareas.
Lo que buscamos
El candidato ideal es:
- Centrado en el cliente: Disfruta ayudando a los clientes y creando una experiencia profesional y acogedora.
- Organizado y detallista: Mantiene registros precisos y maneja los documentos con cuidado.
- Profesional y compasivo: Se comunica eficazmente con clientes, abogados y miembros del equipo.
- Fiable y responsable: Sigue los procedimientos establecidos, cumple plazos y completa tareas de forma constante.
- Cómodo con el trabajo administrativo: Experiencia en planificación, preparación de documentos, gestión de archivos y coordinación de oficina.
- Proactivo: Identifica tareas que requieren atención y toma la iniciativa siguiendo las políticas de la empresa.
- Fiable: Gestiona la información confidencial de los clientes y las transacciones financieras con discreción e integridad.
- Adaptable: Cómodo gestionando múltiples responsabilidades en un entorno profesional acelerado.
Cualificaciones Preferidas
- 2+ años de experiencia en apoyo administrativo, atención al cliente, coordinación de casos, recepción o un puesto similar.
- Se prefiere experiencia en planificación patrimonial, fideicomisos, sucesiones, tutela u otro entorno legal.
- Sólidas habilidades telefónicas y de atención al cliente.
- Experiencia en la programación de citas y la gestión de calendarios.
- Experiencia con registros de clientes, gestión documental y software administrativo.
- Experiencia en la recogida o procesamiento de pagos de clientes.
- Cómodo usando ordenadores, correo electrónico, escáneres, impresoras y software de oficina.
- Disposición para obtener y mantener el estatus de notario público dentro del plazo requerido.
¿Por qué Safe Harbor Law Firm?
En Safe Harbor Law Firm, ayudamos a las familias a proteger lo que más importa a través de la planificación patrimonial, la sucesión, la administración de fideicomisos y servicios legales relacionados. Nuestra misión es aportar claridad, confianza y tranquilidad a cada cliente al que atendemos.
Cada miembro del equipo desempeña un papel importante en ofrecer una experiencia excepcional al cliente. Buscamos a alguien que se sienta orgulloso de ser fiable, organizado, compasivo y comprometido a ayudar a nuestros clientes a sentirse apoyados durante sus interacciones con la empresa.
Compensación: 22,00 $ - 25,00 $ la hora
At Safe Harbor Law Firm (formally known as Buff Law Firm PLLC), we focus on estate planning, elder law, and closely related practice areas. Our true focus, however, is helping families plan for and take control of their future. This can involve:
- Ensuring your assets will go to the people you want, when you want, in the manner you want after you pass away
- Preparing for the possibility that you or your spouse will need expensive long-term care—and helping you find ways to pay for it
- Ensuring that people you trust have the authority to make financial and medical decisions on your behalf in the event of incapacity
- Protecting your assets and those of your heirs against threats such as creditors, lawsuits, divorce, the high cost of long-term care, and more
- Guiding your loved ones through the probate and/or trust administration process
Safe Harbor Law Firm has helped families from all walks of life find solutions to challenges like these and many more. We welcome the opportunity to do the same for you. Ultimately, our goal is to help you enjoy the peace of mind that comes from having a plan in place for the future.
(si ya tienes un currículum en Indeed)