RAUL AVILA INC
Responsable de Eventos Especiales y Producción
Tiempo completo • New York, NY
Beneficios:
- 401(k)
- Descuentos para empleados
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
Responsable de Eventos Especiales y Producción
Acerca de Raúl Ávila Inc.
Raul Avila Inc. es una empresa de producción de eventos con sede en Chelsea, Nueva York, especializada en la planificación y ejecución de eventos, experiencias y producciones de alto perfil. Reunimos a clientes, socios creativos, proveedores, locales, personal y equipos de producción para crear eventos fluidos e inolvidables.
Buscamos un Gestor de Eventos organizado, proactivo y detallista, con habilidades excepcionales de comunicación e interpersonales , para unirse a nuestro equipo.
El Papel
El Event Manager trabajará estrechamente con Raul Avila y el equipo de producción para gestionar los eventos desde el concepto inicial hasta su finalización. Los clientes y los eventos son el foco principal de este puesto, incluyendo la comunicación con clientes, presentaciones de diseño, coordinación de proveedores, planificación de producción y ejecución in situ.
El puesto también incluye gestionar la agenda diaria y semanal de Raúl Ávila y las comunicaciones por correo electrónico para asegurar que las solicitudes, reuniones, proyectos y prioridades de los clientes se mantengan organizados y en el buen camino.
Es un puesto práctico y dinámico para alguien que se comunica excepcionalmente bien, se responsabiliza, anticipa necesidades y puede gestionar con confianza múltiples proyectos y prioridades cambiantes.
Responsabilidades
- Gestionar los eventos desde el concepto inicial hasta la planificación, producción, el día del evento y el seguimiento posterior.
- Actuar como punto de contacto principal para los clientes, proporcionando una comunicación rápida y profesional durante todo el proceso de planificación y producción.
- Crear y mantener presentaciones de diseño pulidas y orientadas al cliente para eventos y producciones.
- Desarrollar y gestionar los calendarios de producción, plazos, planos de planta, planes de personal y otros documentos de eventos.
- Coordina con locales, proveedores, empresas de alquiler, catering, equipos de entretenimiento, decoración, personal y otros socios de producción.
- Haz un seguimiento de los plazos, aprobaciones, entregables y asuntos pendientes para mantener los proyectos en marcha según el calendario.
- Participa en reuniones con clientes, visitas a obras, planificación de lugares, reuniones de producción, preparación, ejecución de eventos y desglose.
- Coordina al personal del evento, incluyendo horarios, responsabilidades y asignaciones del día de la jornada.
- Soluciona problemas rápida y profesionalmente a medida que cambien las necesidades, calendarios y requerimientos de producción del cliente.
- Ayuda con presupuestos de eventos, órdenes de compra, facturas, propuestas de proveedores, arreglos de viaje y tareas administrativas relacionadas.
- Gestiona la agenda diaria y semanal de Raúl Ávila, incluyendo reuniones con clientes, citas, visitas al lugar y compromisos de producción.
- Supervisa y gestiona el correo electrónico de Raúl Avila, priorizando la comunicación con clientes y proyectos y asegurando un seguimiento oportuno.
- Gestionar múltiples eventos y proyectos simultáneamente manteniendo información precisa y organizada.
- Apoyar al equipo de producción en general según sea necesario para asegurar la ejecución exitosa de cada evento.
Cualificaciones
- 4+ años de experiencia en planificación y producción de eventos.
- Habilidades excepcionales en comunicación verbal e interpersonal, con la capacidad de comunicarse con confianza y profesionalidad con clientes, proveedores, locales, personal y socios de producción.
- Sólidas habilidades de presentación visual con experiencia en la creación de presentaciones de diseño pulidas y orientadas al cliente.
- Sólidas habilidades organizativas y de gestión de proyectos, con la capacidad de gestionar múltiples eventos, plazos, calendarios y prioridades simultáneamente.
- Sólidas habilidades de comunicación escrita con excelente atención al detalle y seguimiento del trabajo.
- Capacidad para anticipar necesidades, priorizar eficazmente, resolver problemas y trabajar de forma independiente.
- Dominio de Microsoft Office y Outlook, incluyendo presentaciones, horarios, hojas de cálculo y documentos relacionados con eventos.
- Capacidad para mantener la calma, la profesionalidad y la orientación a soluciones en entornos de ritmo acelerado y alta presión.
- Conocer los recintos de Nueva York, los proveedores de eventos y los proveedores es un punto a favor.
- Flexibilidad para trabajar por las tardes, fines de semana, festivos, horarios ampliados y desplazamientos según lo requieran los horarios de eventos.
Lo que buscamos
Buscamos a alguien centrado en el cliente, organizado, ingenioso, proactivo y altamente comunicativo. El candidato ideal asume la responsabilidad, anticipa lo que debe ocurrir a continuación y cumple con ello.
Debes sentirte igual de cómodo en reuniones con clientes, en la creación de presentaciones de diseño, en la coordinación de proveedores, en la gestión de agendas y comunicaciones, en asistir a visitas de lugar y en el trabajo en la zona de eventos. Una actitud positiva, profesional, colaborativa y un compromiso genuino con el éxito de cada evento son esenciales.
Calendario
Este es un puesto a tiempo completo y orientado a eventos con sede en Chelsea, Nueva York. El calendario variará según las necesidades de producción y puede incluir noches, fines de semana, festivos, viajes y horario ampliado.
Beneficios
- Seguro médico
- Plan de jubilación 401(k)
- Dos semanas de vacaciones pagadas/PTO
- Viernes de medio día en verano, según lo permitan los horarios de trabajo y eventos
Vacaciones de fin de año desde Navidad hasta el día de Año Nuevo, sujeto a las necesidades operativas y los horarios de eventos
Compensación: 70.000,00 $ - 75,000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)