Horario: Este es un puesto a tiempo parcial, aproximadamente las 24 horas semanales, generalmente programado de martes a jueves.

 

Calendario previsto durante el curso escolar religioso:

• Martes: aproximadamente de 9:00 a 17:00

• Miércoles: aproximadamente de 9:00 a 17:00

• Jueves: aproximadamente de 9:00 a 17:00

 

 

El departamento valora la flexibilidad y los ajustes razonables en la programación pueden organizarse de forma colaborativa.

 

Las horas remuneradas reales y las pausas para comer seguirán las políticas de empleo de Temple Israel.

 

Temple Israel de Charlotte busca un Coordinador de Operaciones de Participación Juvenil y Familiar altamente organizado, proactivo y experimentado para gestionar los sistemas administrativos y las operaciones diarias que apoyan nuestros programas educativos y de participación familiar. Este puesto apoya a la Escuela Religiosa Temple Israel (TIRS), la educación familiar, la programación para familias jóvenes, los grupos juveniles, la participación de adolescentes y otras iniciativas departamentales.

 

Este no es un puesto de asistente de nivel inicial. Es un puesto administrativo profesional responsable de coordinar y mantener las operaciones diarias del departamento. El candidato ideal es un profesional administrativo cualificado que prospere en un entorno ocupado y centrado en las personas, que tome la iniciativa, anticipe necesidades y aporte habilidades organizativas y técnicas excepcionales a su trabajo. Debe sentirse cómodo gestionando múltiples prioridades, mejorando procesos existentes y cumpliendo de forma independiente con sus responsabilidades.

 

Principales responsabilidades y responsabilidades:

 

El Coordinador gestionará de forma independiente las funciones administrativas recurrentes y actuará como un punto de contacto fiable para el departamento.

1. Administración Departamental y Comunicaciones

• Gestionar la bandeja de entrada y los mensajes telefónicos del departamento, respondiendo a consultas rutinarias y asegurando un seguimiento oportuno.

• Redactar, formatear y distribuir boletines, anuncios, recordatorios y otras comunicaciones en colaboración con el liderazgo educativo.

• Mantener calendarios departamentales, horarios de comunicación, listas de contactos y plazos administrativos.

• Servir como recurso administrativo para padres, profesores, tutores y personal, remitiendo asuntos sensibles o complejos a la dirección educativa.

 

2. Registros estudiantiles, registro y gestión de bases de datos

 

• Mantener registros precisos de estudiantes y familias en ShulCloud y Monday.com, incluyendo inscripciones, listas, asistencia, información de contacto y listas de distribución por correo electrónico.

• Hacer seguimiento de la inscripción, los requisitos de inscripción y la participación en los programas; generar informes y listas según sea necesario.

• Mantener información confidencial de los estudiantes, incluidos registros médicos, de alergias y de contacto de emergencia, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

• Identificar y resolver discrepancias en la base de datos en coordinación con el personal correspondiente de Temple Israel.

• Coordinar la preparación administrativa para la Escuela Religiosa, programas familiares, actividades juveniles y otras iniciativas departamentales.
 

3. Compras, Informes de Gastos y Materiales

 

• Gestionar el inventario de suministros departamentales, compras aprobadas, seguimiento de pedidos, devoluciones y reemplazos.

• Preparar y presentar informes de gastos departamentales, organizar los recibos, hacer seguimiento de los reembolsos y coordinarse con el Departamento de Finanzas para garantizar una documentación precisa y oportuna.

• Coordinar la impresión, preparación y organización de los materiales para el aula y los programas.

 

4. Sistemas Administrativos y Gestión de Flujos de Trabajo

 

• Mantener registros digitales organizados, hojas de cálculo, carpetas compartidas y recursos departamentales.

• Desarrollar, documentar y mantener flujos de trabajo administrativos fiables que mejoren la eficiencia, precisión y continuidad.

• Hacer seguimiento de plazos recurrentes, tareas pendientes y seguimientos, comunicando proactivamente necesidades o preocupaciones.

• Soporte para el uso departamental de ShulCloud, Microsoft 365, SharePoint, monday.com y otras plataformas administrativas.

 

Apoyo adicional al departamento

 

Además de sus responsabilidades principales, el Coordinador apoyará otros proyectos administrativos según lo permitan el tiempo y las prioridades departamentales, incluyendo:

 

• Coordinar la divulgación de profesores sustitutos, los horarios y la documentación relacionada.

• Asistencia con la documentación de incorporación del profesorado, la recogida de hojas de horas y el registro administrativo.

• Programar reuniones de padres y profesores, reuniones de profesorado y nombramientos departamentales.

• Apoyar el registro y la coordinación logística para eventos especiales, programas para adolescentes y viajes educativos.

• Organizar y archivar fotografías departamentales, materiales de comunicación y de programas.

• Colaborar con otros departamentos de Temple Israel en procesos administrativos compartidos y proyectos especiales.

 

Las responsabilidades recurrentes principales tendrán prioridad, asignando proyectos adicionales según la capacidad disponible y las necesidades del departamento.
 

Cualificaciones

 

1. Obligatorio

 

• Experiencia profesional demostrada en coordinación administrativa, gestión de oficinas, operaciones o un puesto similar.

• Habilidades organizativas excepcionales, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples responsabilidades y plazos.

• Fuerte dominio de Microsoft Office, especialmente Outlook, Word y Excel, incluyendo la capacidad de gestionar hojas de cálculo, rastrear información y organizar datos de manera eficaz.

• Experiencia trabajando con bases de datos, registro digital, archivos compartidos y sistemas administrativos.

• Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal, con un enfoque profesional y acogedor hacia compañeros y familias.

• Capacidad para trabajar de forma independiente, ejercer un buen juicio, resolver problemas y asumir responsabilidades sin una dirección constante.

• Demostrar capacidad para establecer sistemas eficientes, anticipar necesidades y seguir los proyectos hasta su finalización.

• Profesionalidad, discreción y compromiso con el mantenimiento de la confidencialidad.

• Capacidad para aprender rápidamente nuevos programas y plataformas administrativas.

• Disponibilidad para trabajar en el lugar durante el horario obligatorio del programa martes y miércoles.

 

2. Preferido

 

• Experiencia con ShulCloud, SharePoint, Monday.com u sistemas similares de gestión de bases de datos y proyectos.

• Experiencia apoyando múltiples programas, departamentos o equipos en un entorno de oficina de ritmo acelerado.

• Experiencia en una organización educativa, sin ánimo de lucro o comunitaria.

• Familiaridad con la vida comunitaria judía y la programación educativa.

 

No se requiere experiencia previa en sinagogas o organizaciones judías. Las principales cualificaciones para este puesto son sólidas habilidades administrativas, competencia técnica, iniciativa y organización

 

Formación y experiencia:

 

· Se prefiere título de grado, no es obligatorio, con educación, formación y experiencia práctica equivalentes aceptadas.

· Se prefieren tres o más años de experiencia en coordinación administrativa, gestión de oficinas, operaciones o un rol profesional similar.

· Experiencia demostrada en la gestión de calendarios, el mantenimiento de registros, la coordinación de horarios y el apoyo a múltiples programas o equipos.

· Experiencia usando Microsoft Office, especialmente Outlook, Word y Excel, junto con bases de datos, hojas de cálculo y sistemas de registro digital.

· Experiencia gestionando de forma independiente responsabilidades administrativas, priorizando plazos en competencia y mejorando los procesos organizativos.

· La experiencia previa en una organización educativa, sin ánimo de lucro, basada en membresía o comunitaria es útil, pero no necesaria.

Plan de beneficios integral disponible.

Fecha de entrada en vigor – Comenzaremos a entrevistar a los candidatos seleccionados tan pronto como reciban las solicitudes. Las verificaciones de antecedentes y referencias deben completarse antes del inicio oficial.