Asistente Administrativo Principal
San Leandro
Asistente Administrativo Principal
Tiempo completo • San Leandro
Beneficios:
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
Equipo SERVPRO Drake
Puesto: Asistente Administrativo Principal
Puesto: Asistente Administrativo Principal
Ubicación: San Leandro, CA
Tipo de trabajo: A tiempo completo
Departamento: Administración
Reporta a: Gerente de oficina/Director de servicios compartidos
Tipo de trabajo: A tiempo completo
Departamento: Administración
Reporta a: Gerente de oficina/Director de servicios compartidos
Resumen del puesto
El equipo SERVPRO Drake busca un Asistente Administrativo Principal altamente organizado, experimentado y motivado para ayudar a supervisar las operaciones administrativas diarias y apoyar a nuestro creciente equipo de restauración.
El candidato ideal tendrá experiencia previa en la industria de restauración de daños por agua, incendios, moho o propiedades, sólidas capacidades de liderazgo, habilidades excepcionales de comunicación y la capacidad de gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico.
Este puesto desempeña un papel clave en mantener un departamento administrativo eficiente, apoyar a los equipos de proyecto, coordinar los flujos de trabajo diarios y garantizar un excelente servicio al cliente.
Buscamos a alguien que tome la iniciativa, demuestre responsabilidad, lidere con el ejemplo y pueda ayudar a guiar y desarrollar a los miembros del equipo administrativo, manteniendo un alto estándar de precisión y profesionalidad.
Responsabilidades clave
Liderazgo Administrativo y Apoyo al Equipo
- Asistir al Gerente de Oficina en la supervisión de las operaciones administrativas diarias y en asegurar que las tareas se completen de manera precisa y eficiente.
- Proporcionar orientación diaria, formación y apoyo a asistentes administrativos y personal de recepción.
- Ayuda a coordinar las cargas administrativas, priorizar las asignaciones y supervisar la finalización de las tareas.
- Actuar como punto de contacto principal para preguntas administrativas, escaladas y apoyo operativo.
- Identificar oportunidades para mejorar los procedimientos de oficina, la comunicación y la eficiencia general.
- Ayudar con la incorporación y formación de nuevos empleados administrativos.
- Fomenta la responsabilidad, el trabajo en equipo, la profesionalidad y un ambiente laboral positivo.
Operaciones de restauración y coordinación de proyectos
- Apoyar los procesos administrativos relacionados con la mitigación del agua, daños por incendios, restauración de contenidos, remediación de moho y proyectos de reconstrucción.
- Ayudar a coordinar la recepción de nuevas pérdidas, asignaciones de puestos, programación y comunicación entre departamentos.
- Supervisa las órdenes de trabajo entrantes, las solicitudes de los clientes y las actualizaciones de proyectos para garantizar un seguimiento oportuno.
- Trabaja estrechamente con los Jefes de Proyecto, Coordinadores de Proyecto, Programadores y personal de campo para mantener información precisa sobre el puesto.
Atención al Cliente y Comunicación
- Mantener un alto nivel de atención al cliente al comunicarse con propietarios, representantes de seguros, proveedores y miembros internos del equipo.
- Ayuda con las preocupaciones escaladas de los clientes y garantiza soluciones rápidas y profesionales.
- Supervisa la gestión adecuada de llamadas entrantes, correos electrónicos, consultas de clientes y nuevas notificaciones de pérdidas.
- Asegurarse de que los clientes reciban información precisa y una comunicación oportuna sobre sus proyectos.
- Mantener relaciones profesionales con departamentos internos, socios de seguros y proveedores externos.
Documentación y Control de Calidad
- Revisa el trabajo administrativo para verificar su integridad, precisión y cumplimiento de los procedimientos de la empresa.
- Ayuda a mantener archivos digitales precisos, información de clientes y documentación de proyectos.
- Apoyar el uso coherente de software de la empresa, sistemas de seguimiento y plataformas de documentación compartida.
Cualificaciones requeridas
-
Se prefiere un mínimo de 2 años de experiencia administrativa en la restauración, mitigación, restauración de seguros o daños a la propiedad.
- Se prefiere experiencia previa en puestos de Asistente Administrativo Principal, Asistente Administrativo Senior, Coordinador de Oficina u otros puestos de liderazgo similares.
- Sólido conocimiento de la mitigación de daños por agua, restauración de incendios, remediación de moho y procesos de reconstrucción.
- Familiaridad con reclamaciones de seguros, documentación de restauración y requisitos de expediente de trabajo.
- Excelentes habilidades organizativas con la capacidad de hacer varias tareas a la vez y priorizar plazos competitivos.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Capacidad probada para liderar, formar y apoyar a los miembros del equipo.
- Gran atención al detalle, precisión y seguimiento.
- Capacidad para mantener la calma, la profesionalidad y la orientación a soluciones bajo presión.
- Sólidas habilidades informáticas, incluyendo Microsoft Office, Outlook, Excel y gestión de archivos digitales.
- Capacidad para trabajar de forma independiente colaborando eficazmente con varios departamentos.
- Fiable, proactivo y comprometido con ofrecer un trabajo de calidad.
Experiencia y habilidades preferidas
- Experiencia trabajando para una franquicia de SERVPRO u otra empresa de restauración.
- Familiaridad con software de gestión y documentación de restauración como:
- Encircle
- DryBook
- XactAnalysis
- Xactimate
- Intercambio MICA / MICA
- Experiencia desarrollando procesos administrativos, materiales de formación o procedimientos de flujo de trabajo.
- El inglés y español bilingües es un punto a favor.
- Encircle
Candidato ideal
Nuestro candidato ideal es alguien que:
- Demuestra liderazgo mediante iniciativa, responsabilidad y profesionalidad.
- Tiene un sólido entendimiento de la urgencia y las exigencias del sector de la restauración.
- Puede priorizar tareas con confianza y tomar decisiones acertadas en un entorno acelerado.
- Asume responsabilidades y cumple sin recordatorios constantes.
- Disfruta apoyando y desarrollando a otros miembros del equipo.
- Reconoce los problemas desde el principio y trabaja proactivamente hacia las soluciones.
- Entiende la importancia de una documentación precisa, una comunicación oportuna y un servicio al cliente excepcional.
- Es adaptable, fiable y está motivado para crecer con la empresa.
HORARIO
· 40 horas a la semana. Horas entre las 7:00 y las 7:00 pm.
· Debe ser flexible para trabajar horas extra cuando sea necesario.
SALARIO
Salario competitivo basado en la experiencia.
Por favor, visita nuestra página web, https://www.servprosanleandro.com, para más información.
SERVPRO de Belmont/San Carlos, San Leandro y Stockton es un empleador de EOE M/F/D/V
Compensación: 24,00 $ - 27,00 $ la hora
Imagínate aquí cumpliendo tu potencial.
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Todos los empleados de una franquicia SERVPRO son contratados, empleados por, y bajo la supervisión y control exclusivo de una franquicia SERVPRO®® de propiedad y operación independiente. Los empleados de la franquicia SERVPRO® no son empleados, empleados conjuntamente por, agentes de, o bajo la supervisión o control de Servpro Franchisor, LLC, de ninguna manera.
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