Cooley, Cooley & Foxx, Inc., un bufete de abogados de Burlington, Vermont, busca un Asistente Legal y Coordinador de Facturación a tiempo parcial para incorporarse a su plantilla activa, en crecimiento y colaborativa. Buscamos un profesional dedicado, detallista, con experiencia administrativa y/o en facturación para unirse a nuestro dinámico equipo legal, que ofrece servicios legales de alta calidad en las áreas de litigios civiles, bienes raíces y práctica general. Nos enorgullece mantener un entorno laboral profesional pero colegiado donde cada miembro del equipo desempeña un papel importante en nuestro éxito.

 

Resumen del puesto:

Buscamos a una persona organizada y fiable, con experiencia administrativa y/o en facturación , que apoye al Director de Operaciones Comerciales y a los Socios Directores, abogados y asistentes jurídicos del despacho, al tiempo que colabore con las operaciones administrativas y de facturación diarias de la firma. Este puesto ofrece apoyo administrativo y de facturación, ayuda en actividades relacionadas con la contabilidad y ayuda a coordinar la logística diaria de la oficina. El candidato ideal es organizado, fiable, orientado al servicio y atento al detalle. Esta persona se enorgullece de completar tareas con precisión y puntualidad, y disfruta apoyando a un equipo profesional muy activo. Este puesto es fundamental para apoyar al Director de Operaciones Comerciales y ayudar a que nuestra oficina funcione de forma fluida y eficiente. Se proporcionará formación.

Responsabilidades clave:

· Apoyo Administrativo Legal: Proporcionar apoyo administrativo al Gerente de Operaciones Comerciales, abogados y personal; Ayudar con la programación, correspondencia, organización de documentos, presentación diaria, creación de archivos en papel, apoyo legal administrativo y otras necesidades generales de oficina.

· Soporte de facturación: Asistir con la comprobación de conflictos y la apertura de nuevos asuntos legales en el software de facturación del despacho (Soluno), incluyendo la creación y organización de archivos electrónicos y físicos. Ayudar a introducir las ediciones de abogados durante el proceso mensual de facturación del despacho. Apoyar al Gerente de Operaciones Comerciales con las actividades de facturación de seguros, incluyendo la compilación y presentación de apelaciones de facturación y la introducción de presupuestos en portales de facturación de compañías de seguros.

· Apoyo de cuentas a pagar: Ayuda a escanear y organizar facturas y guardar los gastos relacionados con el caso en las carpetas electrónicas correspondientes. Identifica los gastos que cumplan los criterios establecidos para el pago directo por parte de las compañías de seguros y envíalos para su procesamiento. Haz seguimiento con los proveedores sobre el estado de pago y, cuando sea apropiado, comunícate con los peritos de seguros sobre los gastos pendientes de pago directo.

· Soporte a proveedores: Asistir al Director de Operaciones Comerciales en la coordinación entre proveedores de oficinas, los proveedores externos de TI y teléfonos de la empresa, y la gestión del edificio. Proporcionar apoyo administrativo y logístico para la incorporación y salida de empleados.

· Planificación de eventos en la oficina: Apoya a los socios directores y al gerente de operaciones comerciales en la planificación y coordinación de eventos de la empresa, incluyendo la fiesta de verano, la fiesta navideña y otras reuniones de oficina.

· Recepción de clientes y coordinación de la sala de conferencias: Recibir a los clientes y demás visitantes de manera hospitalaria y profesional. Coordinar la programación de la sala de conferencias y asegurarse de que los espacios de reunión estén preparados antes de las reuniones y organizados después de su uso.

· Equipamiento de oficina y reposición: Ayuda a mantener el equipo y suministros de oficina, incluyendo la reposición de copiadoras y suministros para máquinas de franqueo, y realizar el mantenimiento rutinario del equipo compartido, como descalcificar la cafetera.

· Correo, ascensor y suministros: Obtener, clasificar y enrutar el correo entrante; abrir el ascensor cada mañana, ayudar con los pedidos, el seguimiento y la organización de los suministros de oficina; y ayudar a mantener el armario de suministros, la cocina y otras áreas comunes de oficina según las necesidades de la oficina.

Cualificaciones:

· Sólidas habilidades organizativas y la capacidad de gestionar múltiples tareas y prioridades

· Atención excepcional al detalle y compromiso con la finalización precisa y puntual del trabajo

· Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita

· Dominio de Microsoft Office Suite y software de Adobe

· Actitud profesional y compromiso con el mantenimiento de la confidencialidad respecto a asuntos de clientes, casos, personal y despacho

· Enfoque fiable, colaborativo y orientado al servicio

· Se prefiere experiencia previa en un puesto legal, de servicios profesionales, facturación, soporte contable o administrativo

· Capacidad y disposición para aprender nuevo software, sistemas y procedimientos de oficina

Compensación y beneficios: Este puesto será inicialmente de 18 horas presenciales semanales, con la opción de tres días (6 horas) a la semana O cuatro (4,5 horas) días a la semana, clasificados como horarios y no exentos.

· Salario inicial: 28,00 $ la hora

· Aparcamiento de pago en el centro de Burlington

Cómo solicitar:

Por favor, envíe una carta de presentación, currículum y lista de referencias profesionales por correo electrónico a sshahla@healaw.com.