Optimatum Solutions LLC
Gerente de oficina
Tiempo completo • New York
Responsive recruiter
Beneficios:
- Coincidencia 401(k)
- Salario competitivo
- Seguro dental
- Descuentos para empleados
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
Optimatum Solutions busca un Office Manager altamente detallista para encargarse de las operaciones diarias de nuestra oficina en Nueva York. Como somos una firma boutique, este es un verdadero rol "integral": serás la persona que mantenga el negocio funcionando entre bastidores para que nuestros consultores y analistas puedan mantenerse centrados en los clientes. El candidato ideal se siente cómodo gestionando muchas prioridades a la vez, se mueve con facilidad entre instalaciones, tecnología, tareas financieras y una amplia gama de responsabilidades en el mismo día, y se enorgullece de acertar en los detalles cada vez. Igualmente importante, serás la cara acogedora de la firma y una fuerza motriz detrás de una cultura de oficina positiva y conectada.
Este puesto trabaja estrechamente con todo el equipo, el CEO y la alta dirección, y ofrece una visibilidad significativa, autonomía y la oportunidad de influir en cómo opera la empresa a medida que crece.
Nuestra historia
Nuestra historia
Optimatum es una firma líder en gestión de proveedores, que ofrece ahorros para la cadena de suministro de RRHH desde 2007. Somos la primera empresa del mercado en llevar las mejores prácticas en gestión de proveedores a las operaciones de la cadena de suministro de RRHH: Atención sanitaria patrocinada por empleadores, jubilación, sistemas de RRHH y Servicios de Fusiones y Adquisiciones/Transición. Nuestras soluciones llave en mano mejoran el rendimiento financiero y operativo de los planes de salud para nuestros clientes ubicados en todo el país gracias a nuestro enfoque multidisciplinar único, que incluye análisis forense y el mantenimiento de las relaciones existentes con proveedores, al tiempo que aumentan la transparencia y la rendición de cuentas de los proveedores de RRHH.
Somos una organización emprendedora de alto rendimiento construida sobre una base de enfoque en el cliente e innovación. Nuestra cultura celebra la individualidad, la inclusión y el crecimiento colaborativo. En Optimatum encontrarás un entorno que fomenta el aprendizaje continuo y el desarrollo personal sin las limitaciones de la burocracia corporativa. Cada miembro del equipo desempeña un papel significativo en nuestro éxito y es reconocido por sus fortalezas y contribuciones únicas.
Responsabilidades clave
Operaciones de oficina
Operaciones de oficina
- Gestiona las operaciones diarias de la oficina, incluyendo suministros, equipos, correo y registros.
- Coordinar reuniones, viajes y logística de incorporación/bajada.
- Crear y mejorar los procedimientos administrativos.
Cultura de recepción y oficina
- Recibe y recibe a clientes y visitantes, y prepara espacios para reuniones.
- Planifica eventos del equipo, celebraciones y reuniones con clientes.
- Fomenta un ambiente de oficina acogedor y aumenta la moral de los empleados.
Instalaciones
- Actúa como el contacto principal para la gestión de edificios y los proveedores de instalaciones.
- Coordina reparaciones, mantenimiento y seguridad laboral.
Coordinación de TI
- Actuar como enlace con nuestro proveedor de TI externalizado, registrando y escalando problemas.
- Coordina el pedido, la configuración y el acceso de nuevos usuarios.
- Apoyar las prácticas de seguridad de datos para información sensible de los clientes.
Apoyo financiero
- Procesa facturas, registra los gastos y gestiona los reembolsos.
- Ayudar con la entrada de nóminas y apoyar a nuestro contable externo.
Gestión de proveedores
- Mantener los contratos con los proveedores y las fechas de renovación, así como negociar precios y condiciones.
Cualificaciones
Obligatorio
Obligatorio
- 5–7 años de experiencia en gestión de oficinas, operaciones de oficina o cargos administrativos de alto nivel.
- Experiencia práctica demostrada en gestión de instalaciones, administración de arrendamientos y coordinación con proveedores de TI externalizados.
- Experiencia en procesamiento de facturas, seguimiento de gastos y soporte de cuentas a pagar y cuentas a cobrar.
- Atención excepcional al detalle y precisión, con un historial de producción de trabajos sin errores.
- Capacidad probada para gestionar múltiples tareas y prioridades en competencia a la vez en un entorno acelerado, cumpliendo con plazos.
- Presencia cálida, pulida y profesional con clientes, visitantes, proveedores y liderazgo.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Dominio avanzado de Microsoft 365 (especialmente Excel y Outlook) y/o Google Workspace.
- Alto grado de discreción e integridad en el manejo de información confidencial de la empresa, empleados y clientes.
- Persona que puede trabajar de forma independiente, asumir la responsabilidad y resolver problemas sin supervisión cercana.
Preferido
- La experiencia previa en Servicios Financieros o Profesionales es muy apreciada
- Experiencia con sistemas contables
- Experiencia en la organización de eventos de la empresa y en el apoyo a iniciativas de compromiso de empleados.
- Experiencia en un entorno de servicios profesionales, consultoría, servicios financieros o recursos humanos/beneficios.
- Experiencia apoyando a una pequeña empresa donde el gestor de oficina es el único recurso operativo.
- Licenciatura en administración de empresas o en un campo relacionado.
- Familiaridad con consideraciones de privacidad de datos (por ejemplo, HIPAA) en un entorno regulado
Atributos Fundamentales para el Éxito
- Mentalidad estratégica con la capacidad de anticipar necesidades y recomendar soluciones.
- Alta inteligencia emocional, profesionalidad y orientación al cliente.
- Solucionador de problemas ingenioso que asume la responsabilidad y entrega resultados.
- Aprendiz continuo y ansioso por adoptar nuevas herramientas y enfoques.
- Jugador de equipo que genera confianza y se comunica con claridad y tacto.
- Actúa con un sentido de urgencia.
- Excelentes habilidades de gestión del tiempo.
- Capacidad para mantener la calma y la organización en momentos rápidos.
Lo que ofrecemos
Ofrecemos una remuneración competitiva y un generoso paquete de beneficios para empleados, que incluye:
- Salario y bonificación
- Programa de beneficios integrales: Médico, Dental, Visión, Seguro de Vida, ETS y LTD
- 401(k) con aportación del empleador
- Política de días libres flexibles, incluyendo vacaciones, días personales y festivos
Únete al equipo de Optimatum en nuestra oficina de Nueva York en Midtown Manhattan. Este puesto requiere que estés en la oficina 5 días a la semana.
Esperamos poder hablar con usted sobre esta oportunidad. Por favor, complete la solicitud para iniciar el proceso.
* El salario base anual esperado oscila entre 65.000 y 110.000 dólares, más incentivos y bonificaciones. Las ofertas salariales base se basan en una amplia gama de factores, incluyendo, pero no limitándose a, habilidades relevantes, formación, experiencia, educación, ubicación geográfica, rendimiento, requisitos de viaje, métricas basadas en ingresos, cualquier acuerdo contractual y, cuando corresponda, certificaciones y licencias obtenidas. También se tienen en cuenta factores de mercado y organizativos. Además del salario y un generoso paquete de beneficios para empleados, los candidatos seleccionados pueden recibir un bono discrecional.
Compensación: 65.000,00 $ - 110,000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)