Asistente Administrativo

• Sirve como primer punto de contacto para estudiantes, familias, personal y visitantes, ofreciendo una bienvenida cálida y profesional.
• Gestionar los procedimientos de entrada y salida de los visitantes de acuerdo con los protocolos de seguridad escolar.
• Apoya los procedimientos de llegada y salida de estudiantes en la recepción.
• Recibir y distribuir correo, entregas y paquetes.
• Mantén una recepción limpia, organizada y acogedora.
• Avisa al personal adecuado de inmediato sobre la llegada de visitantes, citas programadas y cualquier preocupación en la recepción.

• Registra y registra la asistencia diaria de los estudiantes, incluyendo ausencias, llegadas tardías y salidas anticipadas.
• Comunícate con las familias sobre ausencias y retrasos conforme a la política del colegio.
• Notificar al personal administrativo, académico y clínico relevante sobre preocupaciones o patrones de asistencia de manera oportuna.

• Contesta y dirige las llamadas entrantes de manera cortés y profesional.
• Toma mensajes precisos y envíalos al miembro del personal adecuado de inmediato.
• Responder a consultas generales de familias, fuentes de derivación y del público, dirigiendo las admisiones y otras preguntas especializadas al departamento correspondiente.
• Supervisa y gestiona la bandeja de entrada y el buzón de voz de recepción.
• Mantener la confidencialidad de la información de estudiantes, familiares y colegios en todo momento.

• Apoya al personal administrativo en las operaciones diarias de la ubicación de Brooklyn.
• Ayuda a programar reuniones, citas, visitas a colegios y eventos.
• Preparar, copiar y distribuir documentos, formularios y comunicaciones escolares.
• Ayuda con la introducción, archivo y mantenimiento de registros organizados.
• Apoyar la coordinación de eventos y actividades comunitarias a nivel escolar según sea necesario.
• Realizar otras tareas administrativas según se le asigne.

• Supervisa y mantén inventario de suministros de oficina y presenta los pedidos según se apruebe.
• Asegurarse de que el equipo de oficina (por ejemplo, impresoras, fotocopiadoras, teléfonos) funcione y reporte al personal correspondiente sobre el mantenimiento o los problemas de instalaciones.
• Mantén las oficinas comunes organizadas y ordenadas.
• Seguir y apoyar los procedimientos de seguridad escolar, emergencias y operativos.

• Se requiere diploma de secundaria o equivalente; se prefiere título de asociado o grado.
• Experiencia previa en un puesto administrativo, de recepción o recepción, preferiblemente en un entorno escolar.
• Excelentes habilidades de comunicación interpersonal y verbal, con un carácter cálido y profesional.
• Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle.
• Capacidad para hacer varias cosas a la vez y mantener la calma en un entorno acelerado.
• Dominio de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel).
• El interés en trabajar con niños y adolescentes con necesidades socioemocionales y/o de aprendizaje es un punto a favor.