Buscamos un Asistente Ejecutivo excepcionalmente organizado, proactivo y detallista que proporcione un apoyo administrativo y operativo integral y de alto nivel al liderazgo ejecutivo. En este puesto, actuarás como un socio clave in situ, gestionando el flujo de trabajo ejecutivo, las comunicaciones, la programación y la documentación crítica.

 

El candidato ideal posee un dominio avanzado de la suite Microsoft Office, destacando en la gestión compleja de calendarios en Outlook, diseño de presentaciones ejecutivas en PowerPoint, organización y seguimiento de datos en Excel, y correspondencia profesional en Word. Este puesto requiere buen juicio, discreción, gran inteligencia emocional y la capacidad de anticipar necesidades operativas en un entorno acelerado.

 

Gestión de calendarios y horarios: Coordinar y proteger los calendarios ejecutivos mediante Microsoft Outlook; resolver conflictos de programación de forma proactiva y asegurar que la dirección esté completamente informada y preparada con agendas y materiales relevantes antes de todas las reuniones.

 

Correspondencia y documentación ejecutiva: Redactar, formatear, corregir y finalizar correspondencia de alto riesgo, memorandos ejecutivos, agendas e informes formales utilizando Microsoft Word.

 

Organización de datos e informes: Crear y mantener registros operativos, listas y hojas de seguimiento administrativas en Microsoft Excel; utilizar fórmulas, filtrado de datos y formato para presentar resúmenes limpios y accionables.

 

Presentaciones y presentaciones: Diseña presentaciones y presentaciones pulidas y alineadas con la marca en Microsoft PowerPoint para reuniones de liderazgo, presentaciones de juntas y revisiones externas de partes interesadas.

 

Logística de reuniones y eventos: Organizar y facilitar reuniones presenciales y virtuales, incluyendo reservas de salas, configuraciones tecnológicas (Microsoft Teams), toma de actas y seguimiento de las acciones hasta su finalización.

 

Coordinación de viajes: Reserva los trámites de viaje de extremo a extremo (vuelos, alojamiento, transporte terrestre) y compila itinerarios detallados.

 

Apoyo operativo y administrativo: Gestionar la información de gastos, revisar la correspondencia entrante, mantener los sistemas de archivo digital (SharePoint/OneDrive) y ejecutar proyectos administrativos especiales según se asigne.

 

Confidencialidad y vigilancia: Ejercer estricta discreción respecto a asuntos de personal, iniciativas estratégicas, comunicaciones ejecutivas y datos operativos confidenciales.

 

Experiencia: 3–5+ años de experiencia demostrada apoyando a altos ejecutivos en un entorno corporativo, educativo, sin ánimo de lucro o profesional relacionado.

 

 
 

Perspectivas: Programación avanzada de calendarios, priorización de la bandeja de entrada, gestión de contactos y creación de reglas.

 

Word: Formato avanzado, plantillas, combinaciones de correspondencia, diseño de tablas y estilo de documentos.

 

Excel: Competencia intermedia a avanzada (ordenación, filtrado, formato condicional, fórmulas básicas/intermedias como VLOOKUP/XLOOKUP, SUMIFS y estructuración de layout limpio).

 

PowerPoint: Capacidad probada para crear presentaciones de diapositivas y recursos visuales limpios y visualmente atractivos a partir de conceptos o esquemas en bruto.

 

Herramientas de colaboración: Domina Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint y plataformas de conferencias remotas.

 

Habilidades de comunicación: Habilidades excepcionales de comunicación verbal y escrita con gramática, sintaxis y etiqueta empresarial impecables.

 

Perspicacia organizativa: Habilidades superiores de gestión del tiempo y capacidad para gestionar prioridades en competencia sin comprometer la precisión ni los plazos.

 

Formación: Se prefiere un título de Asociado o Grado en Administración de Empresas, Comunicación o campo relacionado; Se acepta experiencia equivalente en soporte ejecutivo profesional.

Crecimiento profesional: Oportunidades para el desarrollo profesional continuo y el desarrollo de habilidades.

Paquete de Compensación y Beneficios

Este es un puesto a tiempo completo, asalariado y exento, con una compensación que puede escalar hacia arriba según las cualificaciones, la profundidad técnica y la experiencia demostrada en soporte ejecutivo:

 

Salario base: A partir de 52.000 dólares/año, con flexibilidad ascendente acorde a la experiencia y las avanzadas capacidades técnicas.

 

Salud y Dental: Cobertura de seguro médico y dental.

 

Días libres remunerados (PTO): Vacaciones acumuladas, bajas por enfermedad y festivos remunerados de la organización.