ACTUALMENTE CONTRATANDO: ASISTENTE EJECUTIVO – RRHH Y SOPORTE ADMINISTRATIVO

• Proporcionar apoyo administrativo directo al personal de dirección y liderazgo.
  
  
• Mantén calendarios ejecutivos, programa citas, reuniones y envía recordatorios.
  
  
• Coordina los horarios, reuniones y los asuntos de seguimiento para el personal ejecutivo.
  
  
• Contesta y realiza llamadas, comunícate con empleados, proveedores, clientes y agencias externas.
  
  
• Escanear, copiar, imprimir, organizar y distribuir documentos.
  
  
• Prepara correspondencia, informes, formularios y otros documentos empresariales.
  
  
• Mantener los sistemas de archivo electrónicos y físicos.
  
  
• Haz un seguimiento de plazos, citas, papeleo pendiente y seguimientos administrativos.
  
  
• Ayuda a preparar documentos para firmas y a mantener los registros organizados de la empresa.
  
  
• Maneja la información confidencial con profesionalidad y discreción.
  
  

• Ayuda en el proceso de contratación e incorporación de nuevos empleados.
  
  
• Prepara y guarda los paquetes de papeleo para nuevos empleados.
  
  
• Coordina los horarios de orientación y de incorporación de nuevos empleados.
  
  
• Mantener los archivos de personal de los empleados y asegurarse de que la documentación requerida esté completa.
  
  
• Ayuda con la verificación de elegibilidad laboral I-9 y los procesos de E-Verify.
  
  
• Mantener el conocimiento de los requisitos laborales aplicables, incluyendo FLSA, ADA, EEOC y otras normativas laborales federales y estatales.
  
  
• Ayuda con cambios de estatus de empleado, documentación de personal y trámites de separación.
  
  
• Ayuda a mantener las certificaciones, licencias, registros de formación y fechas de renovación de empleados.
  
  
• Ayuda con la correspondencia relacionada con recursos humanos, la documentación de empleados y las políticas internas de la empresa.
  
  
• Mantener la confidencialidad de los registros del personal e información sensible de los empleados.
  
  

• Programa formación para empleados, reuniones de seguridad, certificaciones y cursos de actualización obligatorios.
  
  
• Haz un seguimiento de la finalización de la formación de los empleados y mantén la documentación de apoyo.
  
  
• Supervisa las fechas de caducidad de las certificaciones y coordina las renovaciones.
  
  
• Mantener los archivos de cumplimiento y asegurarse de que la documentación esté organizada y sea fácilmente accesible.
  
  
• Ayudar a la dirección en la preparación y presentación de los formularios regulatorios y relacionados con el empleo requeridos.
  
  
• Ayuda a controlar los plazos de cumplimiento y haz seguimiento con empleados y responsables sobre los requisitos pendientes.
  
  

• Ayudar a completar y presentar formularios de la Comisión de Empleo de Virginia (VEC) y otros documentos relacionados con el empleo.
  
  
• Se prefiere familiarizarse con formularios legales, documentos comerciales, declaraciones juradas y otros documentos oficiales.
  
  
• Ayudar en la preparación, revisión y organización de documentos para la dirección y agencias externas.
  
  
• Asegúrate de que los formularios se completen correctamente y se entreguen dentro de los plazos requeridos.
  
  
• La comisión de Notario Público de Virginia es un plus, pero no obligatoria.
  
  

• Experiencia previa como Asistente Ejecutivo, Asistente Administrativo, Asistente de Recursos Humanos, Administrador de Oficina o un puesto similar.
  
  
• Experiencia trabajando en un entorno empresarial dinámico.
  
  
• Sólidas habilidades organizativas y la capacidad de gestionar múltiples responsabilidades simultáneamente.
  
  
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
  
  
• Dominio de Microsoft Office, incluyendo Outlook, Word y Excel.
  
  
• Cómodo usando ordenadores, equipos de escaneo, impresoras, fotocopiadoras y sistemas de archivo electrónico.
  
  
• Capacidad para mantener calendarios, programar citas y gestionar recordatorios para varios ejecutivos.
  
  
• Gran atención al detalle y precisión al completar papeleo y mantener registros.
  
  
• Capacidad para manejar adecuadamente información confidencial de empleados y empresas.
  
  
• Automotivado, fiable, profesional y capaz de trabajar de forma independiente con supervisión mínima.
  
  

• Experiencia previa en RRHH o administración de personal.
  
  
• Familiaridad con los requisitos de I-9 y E-Verify.
  
  
• Conocimiento práctico de FLSA, ADA, EEOC y requisitos de cumplimiento laboral.
  
  
• Experiencia en la gestión de expedientes de personal de empleados y documentación de incorporación.
  
  
• Familiaridad con los formularios y la documentación de desempleo de la Comisión de Empleo de Virginia (VEC).
  
  
• Experiencia coordinando formación de empleados, certificaciones de seguridad y registros de cumplimiento.
  
  
• Experiencia en el relleno de formularios legales, declaraciones juradas y documentos oficiales de negocios.
  
  
• La comisión actual de Notario Público de Virginia es un punto a favor.
  
  

• De lunes a viernes, de 8:00 a 17:00.
  
  
• Sábados ocasionales según lo requieran las necesidades del negocio.
  
  
• Puesto a tiempo completo, en la oficina.
  
  

• Experiencia previa como asistente administrativo o ejecutivo.
  
  
• Experiencia en RRHH e incorporación de empleados.
  
  
• Familiarización con los requisitos de I-9, E-Verify, FLSA, ADA y EEOC.
  
  
• Experiencia con Microsoft Office y gestión de calendarios.
  
  
• Ya sea que actualmente tengas una comisión de Notario Público en Virginia.
  
  
• Expectativas salariales.