Asistente Ejecutivo y Coordinador de Operaciones Empresariales

• Gestiona la agenda, citas, reuniones y prioridades del propietario del negocio.
• Coordinar los trámites nacionales e internacionales, incluyendo itinerarios, alojamiento, transporte y logística.
• Filtra y prioriza las comunicaciones, incluyendo correo electrónico, llamadas telefónicas y correspondencia.
• Prepara presentaciones, informes, materiales para reuniones y documentos de negocio.
• Haz un seguimiento de los puntos de seguimiento y asegúrate de que se completen puntualmente las acciones.
• Actúa como enlace entre el propietario del negocio, empleados, clientes, proveedores y socios comerciales.

• Asistir en las actividades operativas y administrativas diarias.
• Coordina reuniones, eventos y proyectos especiales de la empresa.
• Apoyar los esfuerzos de reclutamiento, incluyendo la programación de entrevistas y la comunicación con los candidatos.
• Colaborar con las actividades de incorporación y la coordinación de empleados.
• Apoyar los procesos administrativos relacionados con la nómina y la documentación empresarial.
• Coordina las comunicaciones con los proveedores y mantén los registros empresariales.
• Ayuda a identificar e implementar mejoras en los procesos para aumentar la eficiencia organizativa.

• Coordina los horarios de los empleados, reuniones y eventos de formación.
• Organiza los viajes de los empleados y mantén itinerarios detallados.
• Comunica eficazmente los cambios y actualizaciones de programación.
• Apoyar la coordinación de la mano de obra y del calendario según lo requieran las necesidades del negocio.

• Coordina citas personales y la programación para el propietario del negocio.
• Ayuda con los arreglos personales de viaje y la logística.
• Investigar productos, servicios, proveedores y proyectos especiales.
• Gestiona los asuntos administrativos personales ocasionales con discreción y profesionalidad.
• Mantener una estricta confidencialidad tanto en asuntos empresariales como personales.

• 5+ años de experiencia en un puesto de Asistente Ejecutivo, Gerente de Oficina, Gerente Administrativo, Coordinador de Operaciones o similar.
• Experiencia apoyando a altos ejecutivos, empresarios o emprendedores.
• Excelentes habilidades organizativas, de comunicación y gestión del tiempo.
• Gran atención al detalle y cumplimiento del tiempo.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades y cambios de plazos.
• Dominio avanzado de Microsoft 365, incluyendo Outlook, Excel, Word, PowerPoint y Teams.
• Alto grado de profesionalidad, discreción e integridad.
• Permiso de conducir válido y transporte fiable.
• Residencia en el condado de Morris, NJ.

• Experiencia en un entorno empresarial pequeño o emprendedor.
• Experiencia en reclutamiento e incorporación.
• Familiaridad con nóminas y administración de recursos humanos.
• Experiencia en coordinación de proyectos o gestión de operaciones.

• Sé muy organizado y detallista.
• Anticipa las necesidades antes de que surjan.
• Prosperar en un entorno acelerado y en constante evolución.
• Demuestra una gran capacidad de resolución de problemas y buen juicio.
• Ponte cómodo equilibrando tanto las prioridades empresariales como las personales.
• Posee una actitud positiva y de equipo primero.
• Asume la responsabilidad y sigue las tareas hasta la finalización.

• Hasta tres días a la semana en la oficina.
• Los días restantes pueden trabajarse de forma remota, según las necesidades del negocio.
• Puede ser necesaria flexibilidad ocasional fuera del horario laboral tradicional para apoyar la coordinación de viajes, ajustes de programación o prioridades ejecutivas.