La experiencia de aprendizaje - Asistente administrativo
Fort Wayne, IN
La experiencia de aprendizaje - Asistente administrativo
Tiempo completo • Fort Wayne, IN
Asistente Administrativa de Guardería
La experiencia de aprendizaje – Fort Wayne / Huntertown, IN
Puesto: Asistente Administrativa del Centro
Tipo de empleo: A tiempo completo
Reportes a: Director del Centro
Tipo de empleo: A tiempo completo
Reportes a: Director del Centro
Resumen del puesto
The Learning Experience busca un Asistente Administrativo organizado, profesional y centrado en el cliente para apoyar las operaciones diarias de nuestro centro de guardería.
El candidato ideal será responsable de mantener operaciones eficientes en la oficina principal, ofrecer un servicio al cliente excepcional a las familias, apoyar el crecimiento de la matrícula, mantener registros precisos y asistir al Director del Centro con las responsabilidades administrativas.
Este puesto requiere sólidas habilidades organizativas, atención al detalle, responsabilidad y la capacidad de realizar varias tareas a la vez en un entorno de cuidado infantil acelerado.
Responsabilidades clave
1. Recepción y comunicación con los padres
- Sirve como primer punto de contacto para padres, visitantes y posibles familias.
- Recibe a las familias de forma profesional y mantén un ambiente acogedor.
- Contesta llamadas, responde correos electrónicos y gestiona las consultas diarias de los padres.
- Comunica los anuncios, recordatorios y actualizaciones de políticas del centro.
- Aborda las preocupaciones rutinarias de los padres y escala los asuntos sensibles al Director del Centro.
- Mantener la confidencialidad de la información familiar, infantil y de empleados.
2. Matrícula y Atención al Cliente
- Responde rápidamente a las consultas de inscripción y a posibles posibles contactos familiares.
- Programa visitas al centro y coordina las comunicaciones de seguimiento.
- Ayuda al Director del Centro a convertir a las familias potenciales en inscritos.
- Mantén registros de inscripción y listas de espera precisos.
- Coordina la incorporación de la nueva familia, la documentación requerida y la orientación.
- Apoya la retención familiar mediante una comunicación proactiva y la construcción de relaciones.
- Colaborar con eventos de marketing en el centro y actividades de alcance comunitario.
3. Facturación y Administración Financiera
- Supervisa las cuentas de matrícula familiar y los saldos pendientes.
- Ayuda con la facturación de matrícula, el seguimiento de pagos y el seguimiento de cobros.
- Apoyar la facturación de subvenciones del CCDF, la conciliación de asistencia y la documentación.
- Identifica discrepancias en la facturación y escala los problemas no resueltos.
- Mantener registros financieros precisos utilizando sistemas de centros aprobados.
- Apoya al Director del Centro con informes semanales de facturación y cuentas por cobrar.
4. Cumplimiento de Licencias y Administración
- Mantener archivos de inscripción de niños precisos y completos.
- Haz un seguimiento de los formularios médicos requeridos, registros de vacunación, contactos de emergencia y autorizaciones.
- Ayudar a mantener la documentación de los empleados y los registros de formación.
- Apoyar el cumplimiento de los requisitos de licencias de cuidado infantil y de las políticas de LTE en Indiana.
- Mantener registros organizados para las visitas de licencias y auditorías internas.
- Notifica a la dirección del centro sobre documentación faltante o preocupaciones de cumplimiento.
5. Personal y Apoyo Operativo
- Ayuda con la documentación de incorporación de empleados y la programación de la orientación.
- Gestión de horarios del personal de apoyo, seguimiento de asistencia y administración del tiempo.
- Monitoriza los puntos de entrada que falta y reporta discrepancias al Director del Centro.
- Ayuda a pedir material de oficina y a mantener los registros de inventario.
- Coordina actividades administrativas, reuniones y eventos del centro.
- Proporcionar asistencia en el aula, cuando sea necesaria, cualificada y autorizada, manteniendo las proporciones requeridas de personal por niño.
6. Operaciones y Responsabilidad del Centro
- Mantén un entorno de oficina organizado y profesional.
- Completar las listas de verificación administrativas asignadas diarias, semanales y mensuales.
- Sigue los procedimientos establecidos del centro y las instrucciones de gestión.
- Comunica rápidamente las preocupaciones operativas a la dirección.
- Mantener registros precisos y cumplir con los plazos establecidos.
- Apoyar al Director del Centro en la consecución de los objetivos de matrícula, atención al cliente y operativos.
Cualificaciones
Obligatorio:
- Diploma de secundaria o equivalente.
- Fuertes habilidades de comunicación oral y escrita.
- Dominio de Microsoft Office, correo electrónico y aplicaciones informáticas básicas.
- Excelentes habilidades organizativas y multitarea.
- Actitud profesional y centrada en el cliente.
- Capacidad para manejar información confidencial de forma adecuada.
- Capacidad para cumplir con los requisitos aplicables de verificación de antecedentes y empleo en cuidado infantil en Indiana.
Preferido:
- 1–3 años de experiencia administrativa o en atención al cliente.
- Experiencia previa en cuidado infantil, educación o un entorno similar.
- Experiencia con software de gestión infantil, sistemas de facturación o inscripción.
- Familiaridad con los procesos de licencias de cuidado infantil y CCDF en Indiana.
- Experiencia en la gestión de comunicaciones con padres y en la resolución de preocupaciones de clientes.
Expectativas de rendimiento
El Asistente Administrativo será evaluado en:
- Comunicación rápida y profesional con los padres.
- Exactitud y exhaustividad de la documentación de inscripción.
- Seguimiento constante de posibles posibles clientes potenciales de la familia.
- Precisión de la facturación y notificación oportuna de saldos pendientes.
- Completar tareas administrativas y listas de verificación asignadas.
- Cumplimiento de las políticas del centro y requisitos de confidencialidad.
- Colaboración positiva con el Director del Centro y el personal docente.
- Fiabilidad, asistencia, profesionalidad y responsabilidad.
Entorno de trabajo
Este puesto funciona principalmente en la oficina principal del centro de cuidado infantil, con apoyo ocasional en todo el centro.
El Asistente Administrativo debe sentirse cómodo interactuando con niños, familias, profesores y la dirección del centro, manteniendo al mismo tiempo profesionalidad y confidencialidad.
¿Por qué unirse a la experiencia de aprendizaje?
En The Learning Experience, creemos que aquí la felicidad ocurre. Nuestra misión es marcar una diferencia positiva en la vida de los niños, sus familias y las comunidades a las que servimos.
Ofrecemos un entorno laboral de apoyo, oportunidades de crecimiento profesional y la posibilidad de contribuir a un centro de educación infantil en crecimiento.
La Experiencia de Aprendizaje es un Empleador de Igualdad de Oportunidades.
Compensación: 14,00 $ - 16,00 $ la hora
La experiencia de aprendizaje
En The Learning Experience, hacemos que la educación temprana sea alegre, atractiva y divertida para que los niños estén felices de aprender, jugar y crecer.
Nuestro plan de estudios se enfoca en las seis edades y etapas del desarrollo de la primera infancia e involucra a los niños en actividades prácticas de aprendizaje que los alientan a explorar y resolver problemas a su propio ritmo de desarrollo. Esto forma una base para que los niños aprendan, jueguen y crezcan bajo el cuidado de nuestros maestros y personal.
En TLE,® hemos creado un elenco completo de personajes que se convierten en educadores, socios y amigos de nuestros pequeños alumnos a lo largo de su viaje de educación preescolar. Cada personaje tiene una personalidad única y un área de interés y da vida al aprendizaje al permitir que los niños exploren el mundo a través de la diversión y la imaginación.
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