Premium Cigar Association Corporate
Administrador de Eventos y Bases de Datos de la Asociación
Tiempo completo • Hybrid - US
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Beneficios:
- Muestras de puros
- Avance profesional
- Compensación competitiva
- Planificación flexible
- Descuentos para empleados
- 401(k)
- Bonificación basada en el rendimiento
- Seguro dental
- Horario flexible
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Seguro de visión
Descripción del puesto
El Administrador de la Asociación y Base de Datos es un rol multifacético dentro del equipo de operaciones de la PCA. Esta persona actúa como la columna vertebral organizativa de la asociación — manteniendo las funciones diarias de la oficina en buen estado, preservando la integridad de la base de datos de miembros e industria de la PCA, y ayudando en la ejecución de programas e iniciativas clave de la asociación.
El candidato ideal es excepcionalmente organizado, con conocimientos tecnológicos y profundamente comprometido con servir a la comunidad de puros premium. Este puesto requiere a alguien tan cómodo gestionando sistemas de datos y coordinando la logística como con la interacción con miembros, proveedores y socios del sector.
Administración de la Asociación
- Gestionar las operaciones administrativas diarias, incluyendo correspondencia, programación, coordinación de proveedores y gestión de suministros.
- Servir como primer punto de contacto para las consultas de los miembros, encaminando las comunicaciones al personal adecuado y asegurando respuestas rápidas y profesionales.
- Coordinar reuniones de la junta, convocatorias de comités, mujeres de la PCA y reuniones de personal — preparando agendas, registrando actas y haciendo seguimiento de los puntos de acción.
- Coordina con el administrador de la propiedad respecto al mantenimiento de la oficina.
- Apoyar al CEO y al personal con tareas administrativas, organización de viajes y proyectos administrativos según sea necesario.
- Colaborar con los procesos de cuentas a pagar y a cobrar, trabajando en coordinación con el contable o contable de la asociación en renovaciones de membresía y expositores en ferias.
- Ayuda con la creación de planos de la feria, asignación de stands, ventas y aprobaciones de stands.
- Coordinarse con el CEO para las necesidades de los miembros del Consejo, incluyendo la asistencia en asuntos de viajes y hotelería, así como la incorporación.
- Pide suministros de oficina y cocina, gestiona el inventario y mantén el equipo de oficina según sea necesario.
- Procesa el correo entrante, ayuda a enviar paquetes y correo según sea necesario.
- Ayuda en la programación de reuniones, preparación de notas y coordinación de entregables con el personal adecuado.
- Ayudar en la coordinación de la Feria Comercial PCA, incluyendo comunicaciones con los expositores, apoyo logístico y operaciones in situ.
Gestión de bases de datos
- Realizar la introducción de datos y actualizar la base de datos en la base de datos de miembros, revisando su exactitud.
- Realizar auditorías regulares de bases de datos y proyectos de higiene de datos — deduplicación, actualizaciones de registros y cumplimiento de normas de privacidad de datos.
- Incorpora a los nuevos miembros en la base de datos y gestiona todo el ciclo de vida del miembro, incluyendo renovaciones, interrupciones y cancelaciones.
- Generar informes y paneles desde la AMS para apoyar el análisis de tendencias de membresía, el seguimiento de inscripciones en eventos y las métricas de participación en programas.
- Procesar los informes de los miembros del estado para asuntos gubernamentales según sea necesario.
- Ayuda a los miembros a restablecer el inicio de sesión del portal de miembros.
- Revisión de registros y listas de vivienda y otras funciones administrativas de ferias comerciales según sea necesario, incluyendo la revisión de solicitudes OTP.
- Colabora con el equipo de marketing y comunicación para mantener listas segmentadas y realizar campañas y divulgaciones específicas.
- Representar profesionalmente a la PCA en todas las interacciones con miembros, socios y partes interesadas del sector.
Cualificaciones
- Licenciatura en Administración de Empresas, Comunicación, Gestión de Organizaciones Sin Ánimo de Lucro o un campo relacionado — o experiencia profesional equivalente.
- 3–5 años de experiencia en administración de oficinas, operaciones o gestión de asociaciones.
- Experiencia demostrada trabajando con una base de datos de miembros o de clientes (AMS, CRM o similar).
- Dominio de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams) y Slack.
- Habilidades organizativas excepcionales con la capacidad de gestionar múltiples prioridades y plazos simultáneamente.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal; profesional, claro y receptivo.
- Gran atención al detalle y compromiso con la precisión de los datos y la excelencia operativa.
- Capacidad para trabajar de forma independiente con supervisión mínima, así como colaborar en un entorno de equipo pequeño.
- Experiencia previa trabajando para una asociación comercial, organización sin ánimo de lucro o entidad basada en membresías.
- Familiaridad con la industria premium del puro, tabaco o venta al por menor, o un entusiasmo genuino por la cultura y comunidad del puro.
- Se requiere capacidad para viajar, periódicamente a lo largo del año.
Opciones flexibles de teletrabajo disponibles.
Compensación: 63.300,00 dólares al año
Comercio minorista, manufactura y otras oportunidades laborales en las industrias premium de puros y tabaco de pipa.
(si ya tienes un currículum en Indeed)
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Oportunidades de Ascenso
Trabajo a tiempo completo y a tiempo parcial