Bright Horizon Care LLC
Gerente de oficina
Tiempo completo • Huntington Beach
Responsive recruiter
Beneficios:
- 401(k)
- Bonificación basada en el rendimiento
- Partidos de la empresa
- Salario competitivo
- Seguro dental
- Descuentos para empleados
- Uniformes gratuitos
- Oportunidad de ascenso
- Formación y desarrollo
Sobre el puesto
Buscamos un Gestor de Oficina organizado y fiable que supervise las operaciones diarias y mantenga nuestro negocio funcionando de forma eficiente. Esta persona coordinará el trabajo administrativo, se comunicará con clientes y proveedores, mantendrá registros precisos y apoyará al propietario y al equipo.
El candidato ideal toma la iniciativa, cumple con sus compromisos y gestiona las prioridades en competencia con profesionalidad. Buscamos a alguien que pueda identificar lo que necesita atención, resolver los problemas rutinarios de forma independiente y mantener informado a la dirección.
Responsabilidades clave
Operaciones de oficina
- Supervisa las actividades diarias de la oficina y mantén un entorno de trabajo organizado y profesional.
- Desarrollar y mantener procedimientos de oficina, listas de verificación y sistemas administrativos.
- Gestiona el material de oficina, el equipamiento, los proveedores de servicios y las solicitudes de mantenimiento.
- Coordina calendarios, reuniones, citas y plazos internos.
- Identifica oportunidades para mejorar la eficiencia y reducir gastos innecesarios.
Comunicación con clientes y proveedores
- Responde y dirige las llamadas entrantes, correos electrónicos y otras consultas con rapidez.
- Sirve como un punto de contacto fiable para clientes, proveedores y socios comerciales.
- Haz seguimiento de solicitudes, información pendiente y problemas de servicio.
- Mantén registros precisos de clientes y proveedores.
- Comunica de forma profesional y escala las preocupaciones cuando sea apropiado.
Facturación y Administración Financiera
- Prepara y envía facturas basándose en la información aprobada.
- Haz seguimiento de las facturas pendientes y haz seguimiento de los pagos.
- Organiza facturas de proveedores, recibos, registros de gastos y documentos de apoyo.
- Introduce y mantén información precisa en QuickBooks o en el sistema contable de la empresa.
- Coordina con el propietario, el contable o el contable para resolver las discrepancias.
- Recopila y envía los registros de tiempo aprobados e información sobre nóminas.
Apoyo administrativo y de equipo
- Prepara correspondencia, informes, hojas de cálculo y otros documentos empresariales.
- Mantener sistemas organizados de archivo electrónico y en papel.
- Haz un seguimiento de las acciones y haz seguimiento para ayudar al equipo a cumplir con los plazos.
- Coordinar los aspectos administrativos de la incorporación y salida de empleados.
- Mantener la documentación de los empleados de forma segura y manejar la información confidencial con discreción.
- Coordinar las cargas administrativas y proporcionar orientación al personal de apoyo de oficina, cuando corresponda.
Informes y rendición de cuentas
- Proporciona actualizaciones periódicas sobre prioridades de oficina, facturas pendientes, problemas con proveedores y fechas límite próximas.
- Mantén informes de seguimiento sencillos para tareas administrativas recurrentes.
- Llevar los problemas a los líderes con información clara y soluciones propuestas.
- Asegurarse de que las actividades de compra y financieras sigan los procedimientos de aprobación de la empresa.
Cualificaciones requeridas
- Al menos tres años de experiencia relevante en administración de oficinas, gestión de oficina o un puesto similar.
- Experiencia coordinando las operaciones diarias de la oficina y gestionando múltiples prioridades.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Excelente organización, atención al detalle y cumplimiento.
- Dominio de Microsoft Office o Google Workspace, incluyendo hojas de cálculo.
- Experiencia en facturación, seguimiento de gastos y registro financiero básico.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y ejercer buen juicio.
- Profesionalidad al tratar las preocupaciones de los clientes e información confidencial.
Cualificaciones Preferidas
- Experiencia previa como Gerente de Oficina o Administrador Senior de Oficina.
- Conocimientos prácticos de QuickBooks.
- Experiencia apoyando a una pequeña empresa o trabajando directamente con un propietario.
- Experiencia mejorando los procedimientos de oficina e implementando sistemas administrativos.
- Experiencia coordinando proveedores y guiando al personal administrativo.
Cómo se ve el éxito
Durante los primeros 90 días, el Gerente de Oficina hará:
- Conoce los sistemas, flujos de trabajo, clientes y contactos clave de la empresa.
- Asume la responsabilidad de las tareas recurrentes de oficina y los plazos administrativos.
- Mantener registros precisos y accesibles y sistemas de seguimiento fiables.
- Mantén actualizadas las facturaciones y los seguimientos de pagos.
- Establece un horario coherente para actualizar al liderazgo.
- Recomienda mejoras prácticas en la organización y eficiencia de la oficina.
Compensación: 23,00 $ - 27,00 $ la hora
(si ya tienes un currículum en Indeed)