Gestor de Proyectos de Instalaciones Administrativas
Palm Beach
Gestor de Proyectos de Instalaciones Administrativas
Tiempo completo • Palm Beach
Beneficios:
- Seguro dental
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Seguro de visión
El Coordinador de Proyectos apoya al Director de Instalaciones mediante la administración, organización y documentación del proyecto. El puesto apoya la preservación, restauración, mejoras del edificio e iniciativas institucionales, manteniendo registros históricos que impulsen los objetivos curatoriales del Museo Flagler y la interpretación de Whitehall como museo histórico.
El coordinador supervisa los proyectos de renovación, mantenimiento y capital desde la definición del alcance hasta la cierre, gestionando calendarios, presupuestos, contratistas, proveedores, permisos, documentación y comunicaciones con las partes interesadas. El puesto ayuda a mantener el trabajo seguro, eficiente, dentro del calendario y conforme a los requisitos aplicables. El coordinador también apoya las operaciones diarias de las instalaciones y la planificación a largo plazo para mantener los edificios y terrenos seguros, funcionales y bien presentados.
El coordinador preserva registros de las condiciones históricas, materiales originales de construcción, tratamientos de conservación, modificaciones e intervenciones constructivas, y los mantiene accesibles. Colaborando con el Director de Instalaciones y el personal curatorial adecuado, el coordinador mantiene los registros de proyectos y paquetes de archivo para apoyar la planificación de preservación y construcción, la investigación, las exposiciones y la interpretación del museo de la casa histórica.
Responsabilidades esenciales
- Gestionar el correo electrónico, correspondencia, agenda, documentos, plazos y seguimiento del Director. Revisar la correspondencia, señalar los puntos para el Director, redactar respuestas rutinarias y hacer seguimiento de las comunicaciones pendientes
- Redactar, editar y formatear cartas, memorandos, informes, materiales de reuniones y correspondencia del proyecto
- Mantener los archivos digitales y físicos organizados del departamento.
- Mantener los archivos del proyecto desde el inicio hasta la finalización.
- Realizar visitas en obra y reuniones de proyectos, supervisar el progreso y la calidad de la obra, documentar las decisiones y resolver los problemas con rapidez.
- Coordina a contratistas, proveedores, servicios públicos y partes interesadas internas.
- Ayuda a garantizar el cumplimiento de los planes aprobados, contratos, permisos, códigos de construcción, requisitos de accesibilidad, prácticas de seguridad y políticas organizativas aprobadas.
- Coordinar las actividades del proyecto para minimizar las interrupciones a empleados, visitantes, programas, eventos y operaciones diarias.
- Haz seguimiento de la correspondencia del proyecto, propuestas, contratos, planos, especificaciones, informes, aprobaciones, notas de reuniones, fotografías, calendarios, facturas y otra documentación.
- Haz seguimiento de las acciones y seguimiento entre el personal, consultores, contratistas, proveedores y otros participantes del proyecto.
- Ayuda a preparar y programar reuniones, tomar decisiones y hacer seguimiento de los seguimientos.
- Apoyar la documentación y la comunicación con arquitectos, ingenieros, conservadores, especialistas en preservación, contratistas, fabricantes, consultores y proveedores.
- Organiza fotografías y visuales del proyecto con nombres de archivo, fechas, pies de foto, etiquetas de temas y descripciones consistentes.
- Consolida fotografías del proyecto, planos, correspondencia con proveedores, informes y materiales relacionados de correos electrónicos y archivos de departamentos en registros compartidos y consultables.
- Trabajar con el Director para identificar materiales significativos del proyecto para su retención a largo plazo.
- Elabora paquetes consistentes de cierre de proyectos y archivo.
- Coordinar los estándares de conservación de registros y transferencia de archivos con el personal correspondiente del Museo.
- Trabajar con el personal curatorial y de preservación para identificar y documentar materiales originales, tejido histórico, intervenciones previas y planes de archivo para interpretación, conservación y trabajos futuros.
- Desarrollar y mantener convenciones consistentes de nombres de archivos, estructuras de carpetas y procedimientos de documentación.
- Mantener accesibles los registros importantes del departamento e información sobre proyectos para su uso futuro del Museo.
- Mantener registros fiables de preservación y construcción para el diseño futuro, la planificación de capital, las reparaciones, la investigación y la interpretación de casas históricas.
- Cuando las prioridades y el tiempo lo permitan, ayuda a organizar los registros importantes de los proyectos heredados.
- Maneja la información institucional sensible de forma discreta y confidencial.
- Realizar otras tareas relacionadas según se les asigne.
Cualificaciones
- Experiencia proporcionando apoyo administrativo y organizativo en la construcción, incluyendo apoyo para múltiples proyectos o responsabilidades de alto nivel.
- Competencia con la suite Microsoft Office, incluyendo Excel; Acrobat; y aplicaciones de gestión de archivos compartidos.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita, corrección de textos y correspondencia profesional.
- Gran atención al detalle y capacidad para organizar información compleja.
- Capacidad para gestionar prioridades, plazos y acciones en competencia con supervisión limitada.
- Sólidas habilidades en gestión y organización de archivos digitales digitales.
- Se prefiere experiencia: experiencia en museos, preservación histórica, arquitectura, diseño, administración de construcción, archivos, administración de proyectos o un entorno profesional relacionado.
- Deseable: experiencia organizando fotografías de proyectos, dibujos, especificaciones, informes o archivos de archivo.
El Museo Henry Morrison Flagler es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades
El Museo Henry Morrison Flagler celebró recientemente su 60 aniversario como una corporación sin fines de lucro y ha sido acreditado por la Alianza Americana de Museos desde 1973. Las personas que buscan empleo encontrarán oportunidades profesionales que abarcan una variedad de disciplinas y habilidades.
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